Dans Flora, un thésaurus est un vocabulaire structuré et contrôlé, organisé de façon hiérarchique, utilisé pour indexer les notices de manière cohérente et normalisée.
Il facilite :
la saisie guidée par listes de sélection,
la cohérence terminologique dans la base,
la structuration des recherches à différents niveaux de précision.
Ce guide présente la structure, les principes d’usage et les opérations possibles sur les thésaurus dans Flora.
Qu'est ce qu'un thésaurus ?
Définition
Un thésaurus est un vocabulaire contrôlé utilisé pour indexer les notices.
Il est composé de termes hiérarchisés (relations générique/spécifique) ou associés, organisés en arborescence.
Il permet :
de normaliser les valeurs utilisées dans les champs indexés,
de garantir l'harmonisation terminologique,
de proposer une navigation thématique structurée.
Thésaurus vs Autorités : quelles différences ?
Autorités
Thésaurus
Notices documentées, réutilisables, enrichies et liées à d'autres notices
Listes hiérarchisées de termes normalisés, sans notice développée
Utilisées pour décrire des entités spécifiques (personnes, lieux, musées, périodes, etc.)
Utilisés pour encadrer le vocabulaire des champs contrôlés (techniques, matériaux, disciplines...)
Peuvent contenir des métadonnées, des relations, une contextualisation
Ne contiennent que le terme et sa place dans une arborescence
Quand thésaurus et autorités se croisent
Certaines autorités combinent les deux logiques :
Lieux
Emplacements
Parcours
Ils sont à la fois :
Hiérarchisés comme un thésaurus (relations parent/enfant),
Documentés comme une autorité (localisation, historique, usage...).
Ce double statut permet :
une navigation structurée dans l’arborescence du vocabulaire,
une documentation complète de chaque entité (localisation, période d’occupation, historique, fonction…).
À retenir : bien que leur arborescence ressemble à celle d’un thésaurus, ces entités doivent être traitées comme des autorités, avec saisie complète et possibilité de création à la volée.
Organisation d'un thésaurus
Un thésaurus est organisé en arborescence hiérarchique :
Du terme générique vers les termes spécifiques
Navigation par branches thématiques
Chaque terme affiche :
son générique,
ses enfants,
sa position dans l’arborescence,
ses relations associées ("voir aussi", synonymes)
un champ de commentaire.
Exemple : dans le thésaurus Représentations-Décors > branche agriculture – chasse – pêche : ensemble de termes liés à ces thématiques, répartis dans plusieurs sous-branches selon leur domaine précis.
Sous-branches du terme agriculture-chasse-pêche
Spécifiques de la sous-branche agriculture
Exemple des relations du terme culture
Référentiel des champs
Pour les descripteurs et candidats
Champ
Fonction
Générique
Affiche automatiquement le terme parent une fois l’enregistrement validé.
Terme
Libellé du terme à créer.
Type
Définit la nature du terme :
– Descripteur (valeur par défaut) : terme autorisé pour l’indexation.
– Candidat : uniquement à la racine, pour créer une « corbeille de candidats ».
Spécifiques
Permet de rattacher d’autres termes en tant qu’enfants, via les boutons « Ajouter » ou « Retirer ».
Voir aussi
Permet de lier des termes associés sans lien hiérarchique (relations de proximité, synonymie partielle, opposition, etc.).
Synonymes
Zone non modifiable, automatiquement remplie si des synonymes sont créés ailleurs.
Note d’application
Champ texte libre précisant le contexte ou l’usage du terme.
Pour un synonyme
Champ
Fonction
Générique
Affiche automatiquement le terme parent une fois l’enregistrement validé.
Terme
Libellé du synonyme à enregistrer.
Type
Prérempli avec la valeur Synonyme (non modifiable).
Employer
Affiche le descripteur principal correspondant.
Note d’application
Champ texte libre précisant le contexte ou l’usage du terme.
Ajouter un terme
Dans Flora, un terme de thésaurus est toujours inscrit dans un contexte sémantique structuré. Il appartient à une arborescence hiérarchique, dans laquelle il peut avoir un terme générique (parent) et des termes spécifiques (enfants).
Depuis le thésaurus
Se positionner dans l’arborescence :
À la racine du thésaurus pour créer un terme générique ;
Sur un terme existant pour créer un terme spécifique rattaché.
Cliquer sur le bouton "Ajouter" dans la barre d’outils. La grille de saisie s’ouvre dans le volet droit.
Renseigner les champs
Valider
Ajout d’un terme dans la branche "Technique bois-ivoire"
Depuis une notice principale
Dans certains champs de saisie d'une notice documentaire (bien, événement, document, etc.) et selon les droits accordés :
Ajouter le terme : cliquer sur le bouton Ajouter un terme dans l’assistant, puis remplissez la grille de saisie comme en consultation classique du thésaurus
Ouvrir l’assistant thésaurus : cliquer sur l’icône pour ouvrir l’assistant thésaurus.
Naviguer dans l’arborescence : rechercher la branche la plus pertinente (générique) pour y ajouter votre nouveau terme
Si vous n’avez pas les droits nécessaires pour modifier le thésaurus, positionnez-vous à la racine pour créer un candidat.
Valider : enregistrer le terme.
Une fois validé, il devient immédiatement sélectionnable dans le champ de la notice en cours de saisie.
Ouverture de l'assistant thésaurus
Ajout d'un terme
Gérer le thésaurus
Modifier un terme
Se positionner sur le terme à modifier dans l’arborescence ou via la recherche.
Effectuer un clic droit sur le terme et sélectionner "Modifier", ou utiliser le bouton correspondant dans la barre d’outils.
Corriger les informations souhaitées.
Cliquer sur "Valider" pour enregistrer les modifications ; les notices liées sont mises à jour automatiquement.
Modification avec le bouton de la barre d'outils
Modifier avec un clic droit
Ajouter une traduction
Les thésaurus de Flora permettent de gérer des termes multilingues.
Pour ajouter une traduction :
Se positionner sur un terme existant.
Cliquer sur modifier
Sélectionner l’onglet correspondant à la langue (ex. en pour anglais).
Saisir le terme traduit et compléter, si nécessaire, les champs associés.
Valider
Traduction du terme os par bones
Ajouter un synonyme
Se positionner sur un terme existant (descripteur ou candidat), pas à la racine
Cliquer sur le bouton "Ajouter un synonyme" dans la barre d’outils.
Valider
Le synonyme apparaît ensuite sous le terme principal, avec une icône spécifique indiquant son statut.
Ajout d'un synonyme de peau
Visualisation d'un terme synonyme
À noter : lorsque vous sélectionnez un synonyme lors de la saisie d’une notice, il est automatiquement remplacé par le descripteur correspondant dans le champ. Seul le descripteur est enregistré comme valeur de référence dans la base.
Déplacer un terme (couper-coller)
Sélectionnez le terme à déplacer
Couper le terme :clic droit dessus et choisissez Couper, ou cliquez sur l’icône dédiée dans la barre d’outils.
Positionnez-vous sur le nouveau parent
Clic droit et choisissez Coller, ou utilisez l’icône correspondante.
Valider le déplacement : Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur OK pour valider le déplacement.
Toutes les notices liées sont mises à jour automatiquement.
Il est aussi possible de déplacer une branche entière du thésaurus en suivant le même principe.
Exemple : déplacer "os de mammouth" sous "os"
Couper le terme "os de mammouth"
Coller sous "os"
Confirmer l'attachement du terme
"Os de mammouth" déplacé sous "os"
Fusionner deux termes (couper-fusionner)
Lorsque le thésaurus contient des doublons, il est possible de les regrouper en un seul terme via la fonction couper-fusionner.
Sélectionnez le terme considéré comme doublon,
Couper le terme à supprimer : cliquez sur Couper depuis le menu contextuel ou la barre d’outils.
Sélectionnez le terme valide (celui à conserver),
Cliquez sur Fusionner.
Valider la fusion : Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur OK.
Le doublon est supprimé. Tous les liens sont transférés. Le doublon disparaît.
Exemple : fusion d'un doublon de "tableau"
Couper le doublon
Fusionner avec le terme valide
Confirmer la fusion
Supprimer un terme
Sélectionnez le terme à supprimer
Clic droit → Supprimer ou icône dans la barre d’outils
Confirmez
Attention, la suppression est impossible si
le terme a des enfants (les supprimer avant)
le terme est utilisé dans des notices (modifier ou vider les champs des notices concernées préalablement)
Exemple de suppression du terme "os de mammouth"
Confirmation de la suppression
Gérer les termes candidats
Qu'est ce qu'un candidat ?
Dans le cycle de vie d’un thésaurus, les utilisateurs peuvent être amenés à proposer de nouveaux termes lors de la saisie. Lorsqu’ils ne disposent pas des droits pour modifier l’arborescence, ils créent alors des termes de type « candidat », en attente de validation par les gestionnaires du thésaurus.
Une fois examinés et validés, ces termes peuvent être transformés en descripteurs (ou en synonymes) et intégrés à la structure définitive.
Important Les candidats ne sont pas indexés dans Flora. Ils restent invisibles dans les recherches et ne peuvent être utilisés comme critères tant qu’ils n’ont pas été validé
Descripteur vs candidat ?
Terme
Descripteur
Candidat
Définition
Terme validé et immédiatement utilisable
Terme provisoire, proposé à validation
Utilisation
Saisi directement à sa place dans le thésaurus
Regroupé dans une « corbeille » à la racine de l’arborescence
Accès
Accessible à l’indexation et à la recherche
Invisible dans les recherches, non utilisable dans les notices
Gestion
Saisie directe par un utilisateur habilité
Saisi par un utilisateur sans droits d’édition de l’arborescence
Mode de gestion des candidats
Selon le paramétrage de la base, deux modes sont possibles :
Tous les candidats sont automatiquement regroupés dans une branche dédiée (_Corbeille ou Maître_Candidat).
Les candidats peuvent être créés librement à n’importe quel endroit de l’arborescence, sans regroupement automatique.
Créer une corbeille de candidats (paramétrage spécifique)
La corbeille est une branche spéciale destinée à accueillir les termes en attente de validation.
Se positionner à la racine du thésaurus.
Cliquer sur Ajouter un spécifique.
Sélectionner le type Candidat.
Valider.
Une seule corbeille peut exister par thésaurus. Si elle est déjà créée, Flora empêche d’en ajouter une nouvelle.
Exemple d'une corbeille de candidats
Ajouter et valider un candidat
La procédure est identique à celle d’un descripteur, seul le type diffère.
Déplacer le candidat sous le terme générique approprié.
Modifier son type dans la grille de saisie : passez de Candidat à Descripteur ou Synonyme.
Valider
La clé d’origine du candidat est conservée, assurant la continuité des liens dans les notices existantes.
Gérer les Imported Candidates
Lors d’un import (par lot ou initial), Flora peut créer une branche spéciale Imported_Candidates contenant les termes non encore intégrés à l’arborescence.
À faire :
Reclasser les termes manuellement (Déplacer, Supprimer, Couper/Coller),
Supprimer la branche une fois qu’elle est vide.
En cas de nouvel import, la branche est recréée automatiquement.
Exemple d'une branche Imported Candidates
Gérer les concepts orphelins
Lors du chargement d’un thésaurus, Flora détecte les concepts isolés (termes sans lien hiérarchique).
Ils sont regroupés automatiquement dans une branche spéciale CONCEPTS ISOLES et doivent être repositionnés manuellement.
Une fois tous les termes repositionnés, la branche peut être supprimée.
Attention, les actions suivantes sont strictement interdites
Modifier un terme,
Ajouter un terme ou un synonyme,
Déplacer la branche elle-même
Exemple d'une branche CONCEPTS ISOLES
Cas particulier : le Thésaurus poly hiérarchique (option)
Définition
Un terme peut avoir plusieurs génériques et apparaître plusieurs fois dans l’arborescence, selon différents contextes thématiques.
Exemple : le terme ciselé est lié à la fois à Technique bois-ivoire et à Technique métal dans le thésaurus Matières-Techniques. Il apparaît donc dans deux branches distinctes.
Les thésaurus et les autorités hiérarchiques suivants peuvent être configurables en poly hiérarchie dans Flora :
Matières-Techniques
Produits et Composants
Représentations-Décors
Source de la Représentation
Utilisation
Lieux-Sites
Attention
Ne pas confondre : polyhiérarchie ≠ homonymie
La présence de termes homonymes dans un thésaurus ne signifie pas que celui-ci est poly hiérarchique.
Exemple : dans l’autorité hiérarchique Emplacements, vous pouvez avoir plusieurs lieux portant le même nom (ex. : « Galerie » dans différents bâtiments). Cela relève de l’homonymie, tolérée dans Flora, mais à éviter dans les thésaurus pour limiter les ambiguïtés.
Exemple d'un terme rattaché à plusieurs génériques
Gérer un thésaurus poly hiérarchique
En plus des fonctions classiques (ajout, modification, suppression), les thésaurus poly hiérarchiques proposent deux outils spécifiques :
Copier-coller : pour dupliquer un même terme sous plusieurs parents,
Supprimer une relation : pour détacher un terme d’un seul générique sans le supprimer ni affecter ses autres rattachements.
Dupliquer un terme (copier-coller)
Sélectionnez le terme à dupliquer,
Copiez le terme : clic droit ou Copier dans la barre d’outils,
Sélectionnez le nouveau terme générique souhaité,
Cliquez sur Coller,
Si le terme existe déjà dans cette branche, un message d’erreur empêche la duplication.
Confirmer : Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur OK.
Le terme apparaît désormais sous plusieurs branches du thésaurus.
Exemple : dupliquer le terme "cerclé" sous le générique "technique métal"
Copier le terme "cerclé"
Coller sous le générique "technique métal"
Confirmation
Supprimer une relation (sans supprimer le terme)
La fonction Supprimer la relation permet de détacher un terme de l’un de ses parents sans supprimer la notice.
Sélectionner le terme spécifique
Depuis l’arborescence, cliquez droit sur le terme dont vous souhaitez supprimer un rattachement,
Choisissez Supprimer la relation.
Valider : La relation avec le générique est supprimée. Le terme reste dans le thésaurus, mais il n’a plus de rattachement hiérarchique. Il faudra le repositionner sous un autre terme générique ou le supprimer si nécessaire.
Exemple de suppression des relations du terme "art de la danse"
: Créer
: Modifier
: Ajouter un synonyme
: Couper
: Coller
: Fusionner
: Supprimer
: Dupliquer
:Supprimer les relations