Utiliser et administrer les thésaurus dans Flora

1

(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

4

(% class="box" %)

5

(((

6

Dans Flora, un **thésaurus **est un **vocabulaire structuré et contrôlé**, **organisé de façon hiérarchique**, utilisé pour indexer les notices de manière cohérente et normalisée.

Il facilite :

* la saisie guidée par listes de sélection,

11

* la cohérence terminologique dans la base,

12

* la structuration des recherches à différents niveaux de précision.

13

14

Ce guide présente la structure, les principes d’usage et les opérations possibles sur les thésaurus dans Flora.

15

)))

16

17

= Qu'est ce qu'un thésaurus ? =

== Définition ==

Un thésaurus est un vocabulaire contrôlé utilisé pour indexer les notices.

22

23

Il est composé de **termes hiérarchisés** (relations générique/spécifique) ou **associés**, organisés en arborescence.

Il permet :

* de **normaliser les valeurs utilisées** dans les champs indexés,

28

* de** garantir l'harmonisation terminologique**,

29

* de proposer une n**avigation thématique structurée**.

30

31

== Thésaurus vs Autorités : quelles différences ? ==

32

33

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Autorités**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Thésaurus**

34

|Notices **documentées**, réutilisables, enrichies et liées à d'autres notices|Listes hiérarchisées de termes normalisés, **sans notice développée**

35

|Utilisées pour décrire des **entités spécifiques** (personnes, lieux, musées, périodes, etc.)|Utilisés pour encadrer le **vocabulaire** des champs contrôlés (techniques, matériaux, disciplines...)

36

|Peuvent contenir des **métadonnées, des relations, une contextualisation**|Ne contiennent que **le terme** et **sa place dans une arborescence**

37

38

== Quand thésaurus et autorités se croisent ==

39

40

Certaines autorités combinent les deux logiques :

* **Lieux**

* **Emplacements**

* **Parcours**

Ils sont à la fois :

* **Hiérarchisés** comme un thésaurus (relations parent/enfant),

49

* **Documentés** comme une autorité (localisation, historique, usage...).

50

51

Ce double statut permet :

52

53

* une **navigation structurée** dans l’arborescence du vocabulaire,

54

* une **documentation complète** de chaque entité (localisation, période d’occupation, historique, fonction…).

55

56

**À retenir** : bien que leur arborescence ressemble à celle d’un thésaurus, ces entités doivent être **traitées comme des autorités**, avec saisie complète et possibilité de création à la volée.

57

58

== Organisation d'un thésaurus ==

59

60

Un thésaurus est organisé en **arborescence hiérarchique** :

61

62

* Du terme **générique** vers les termes **spécifiques**

63

* Navigation par **branches thématiques** (ex. Représentations → Agriculture → Moisson)

64

65

Chaque terme affiche :

* son générique,

* ses enfants,

* sa position dans l’arborescence,

70

* ses relations associées ("voir aussi", synonymes)

71

* un champ de commentaire.

72

73

>(% class="small" %)Exemple : dans le thésaurus Représentations-Décors > branche **agriculture – chasse – pêche : ** ensemble de termes liés à ces thématiques, répartis dans **plusieurs sous-branches** selon leur domaine précis.

74

75

(((

76

[[Sous-branches du terme agriculture-chasse-pêche>>image:1744288346519-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

>

[[Spécifiques de la sous-branche agriculture>>image:1744288390344-814.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

81

)))

82

83

[[Exemple des relations du terme culture>>image:1744288478121-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

84

85

86

= Référentiel des champs =

87

88

== Pour les descripteurs et candidats ==

89

90

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonction**

91

|**Générique**|Affiche automatiquement le terme parent une fois l’enregistrement validé.

92

|**Terme**|Libellé du terme à créer.

93

|**Type**|(((

94

Définit la nature du terme :

95

96

– **Descripteur** (valeur par défaut) : terme autorisé pour l’indexation.

97

98

– **Candidat** : uniquement à la racine, pour créer une « corbeille de candidats ».

99

)))

100

|**Spécifiques**|Permet de rattacher d’autres termes en tant qu’enfants, via les boutons « Ajouter » ou « Retirer ».

101

|**Voir aussi**|Permet de lier des termes associés sans lien hiérarchique (relations de proximité, synonymie partielle, opposition, etc.).

102

|**Synonymes**|Zone non modifiable, automatiquement remplie si des synonymes sont créés ailleurs.

103

|**Note d’application**|Champ texte libre précisant le contexte ou l’usage du terme.

104

105

== Pour un** synonyme** ==

106

107

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonction**

108

|**Générique**|Affiche automatiquement le terme parent une fois l’enregistrement validé.

109

|**Terme**|Libellé du synonyme à enregistrer.

110

|**Type**|Prérempli avec la valeur //Synonyme// (non modifiable).

111

|**Employer**|Affiche le descripteur principal correspondant.

112

|**Note d’application**|Champ texte libre précisant le contexte ou l’usage du terme.

= Ajouter un terme =

Dans Flora, un terme de thésaurus est toujours inscrit dans un **contexte sémantique structuré**. Il appartient à une arborescence hiérarchique, dans laquelle il peut avoir un terme générique (parent) et des termes spécifiques (enfants).

117

118

== Depuis le thésaurus ==

119

120

1. (((

121

**Se positionner dans l’arborescence** :

122

123

* (((

124

(% style="background-color:transparent" %)À la racine du thésaurus pour créer un **terme générique** ;

125

)))

126

* (((

127

(% style="background-color:transparent" %)Sur un terme existant pour créer un **terme spécifique** rattaché.

128

)))

129

)))

130

1. **Cliquer sur le bouton "Ajouter"** dans la barre d’outils. La grille de saisie s’ouvre dans le volet droit.

131

1. **Renseigner** les champs

132

1. **Valider**

133

134

[[//Ajout d’un terme dans la branche "Technique bois-ivoire"//>>image:1744289643219-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

135

136

137

== Depuis une notice principale ==

138

139

Dans certains champs de saisie d'une notice documentaire (bien, événement, document, etc.) et selon les droits accordés :

140

141

(((

142

1. **Ajouter le terme : **cliquer sur le bouton //Ajouter un terme// dans l’assistant, puis remplissez la grille de saisie comme en consultation classique du thésaurus

143

)))

144

145

1. **Ouvrir l’assistant thésaurus **: cliquer sur l’icône pour ouvrir l’**assistant thésaurus**.

146

1. **Naviguer dans l’arborescence : **rechercher la branche la plus pertinente (générique) pour y ajouter votre nouveau terme

147

1. Si vous n’avez pas les droits nécessaires pour modifier le thésaurus, positionnez-vous à la racine pour **créer un candidat**.

148

1. **Valider : **enregistrer le terme.

149

1. Une fois validé, il devient immédiatement sélectionnable dans le champ de la notice en cours de saisie.

150

151

[[Ouverture de l'assistant thésaurus>>image:1753099614962-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

152

153

[[Ajout d'un terme>>image:1753099676013-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

154

155

= Gérer le thésaurus =

156

157

== Modifier un terme ==

158

159

1. **Se positionner** sur le terme à modifier dans l’arborescence ou via la recherche.

160

1. Effectuer un **clic droit** sur le terme et sélectionner **"Modifier"**, ou utiliser le bouton correspondant dans la barre d’outils.

161

1. Corriger les informations souhaitées.

162

1. Cliquer sur **"Valider"** pour enregistrer les modifications ; les notices liées sont mises à jour automatiquement.

163

164

[[Modification avec le bouton de la barre d'outils>>image:1744291461100-748.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

165

166

[[Modifier avec un clic droit>>image:1744291348885-961.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

167

168

== Ajouter une traduction ==

169

170

Les thésaurus de Flora permettent de gérer des **termes multilingues**.

171

172

Pour ajouter une traduction :

173

174

1. **Se positionner** sur un terme existant.

175

1. Cliquer sur **modifier**

176

1. Sélectionner l’**onglet correspondant à la langue** (ex. en pour anglais).

177

1. **Saisir le terme traduit** et compléter, si nécessaire, les champs associés.

178

1. **Valider**

179

180

[[Traduction du terme os par bones>>image:1744290774477-336.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

181

182

== Ajouter un synonyme ==

183

184

(((

185

1. **Se positionner** sur un terme existant (descripteur ou candidat), pas à la racine

186

1. Cliquer sur le bouton //"**Ajouter un synonyme**"// dans la barre d’outils.

187

1. **Valider**

188

1. Le **synonyme apparaît ensuite sous le terme principal**, avec une icône spécifique indiquant son statut.

189

)))

190

191

[[Ajout d'un synonyme de peau>>image:1744290592909-286.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

[[Visualisation d'un terme synonyme>>image:1744290912757-492.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

196

197

198

(% class="box infomessage" %)

199

(((

200

**À noter** : lorsque vous sélectionnez un synonyme lors de la saisie d’une notice, **il est automatiquement remplacé par le descripteur correspondant** dans le champ. **Seul le descripteur est enregistré** comme valeur de référence dans la base.

201

)))

202

203

== Déplacer un terme (couper-coller) ==

204

205

1. **Sélectionnez** le terme à déplacer

206

1. **Couper le terme :** **clic droit** dessus et choisissez **Couper**, ou cliquez sur l’icône dédiée dans la barre d’outils.

207

1. **Positionnez-vous sur le nouveau parent**

208

1. Clic droit et choisissez **Coller**, ou utilisez l’icône correspondante.

209

1. **Valider le déplacement **: Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur OK pour valider le déplacement.

210

211

Toutes les notices liées sont mises à jour automatiquement.

212

213

Il est aussi possible de **déplacer une branche entière du thésaurus** en suivant le même principe.

214

215

>(% class="small" %)Exemple : déplacer "os de mammouth" sous "os"

216

217

[[Couper le terme "os de mammouth">>image:1744292901731-627.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

218

219

220

[[Coller sous "os">>image:1744292951218-796.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

221

222

223

[[Confirmer l'attachement du terme>>image:1744292998889-599.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

224

225

[["Os de mammouth" déplacé sous "os">>image:1744293081784-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

226

227

228

== Fusionner deux termes (couper-fusionner) ==

229

230

1. Lorsque le thésaurus contient des **doublons**, il est possible de les regrouper en un seul terme via la fonction **couper-fusionner**.

231

232

(((

233

1. Sélectionnez le terme considéré comme doublon,

234

1. **Couper le terme à supprimer : c**liquez sur **Couper** depuis le menu contextuel ou la barre d’outils.

235

1. Sélectionnez le **terme valide** (celui à conserver),

236

1. Cliquez sur **Fusionner**.

237

1. **Valider la fusion : **Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur OK.

238

1. Le doublon est supprimé. Tous les liens sont transférés. Le doublon disparaît.

239

)))

240

241

>(% class="small" %)Exemple : fusion d'un doublon de "tableau"

242

243

[[Couper le doublon>>image:1744293308265-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

244

245

246

[[Fusionner avec le terme valide>>image:1744293366561-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

247

248

249

[[Confirmer la fusion>>image:1744293396058-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

250

251

== Supprimer un terme ==

252

253

(((

254

1. **Sélectionnez le terme à supprimer**

255

1. Clic droit → Supprimer ou icône dans la barre d’outils

1. Confirmez

)))

(% class="box warningmessage" %)

260

(((

261

**Attention, **la suppression est impossible si

262

263

* le terme a **des enfants** (les supprimer avant)

264

* le terme est **utilisé dans des notices **(modifier ou vider les champs des notices concernées préalablement)

265

)))

266

267

[[Exemple de suppression du terme "os de mammouth">>image:1744293547398-421.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

268

269

270

[[Confirmation de la suppression>>image:1744293618894-867.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

271

272

273

= Gérer les termes candidats =

274

275

== Qu'est ce qu'un candidat ? ==

276

277

Dans le cycle de vie d’un thésaurus, les utilisateurs peuvent être amenés à proposer de nouveaux termes lors de la saisie. Lorsqu’ils ne disposent pas des droits pour modifier l’arborescence, ils créent alors des termes de type **« candidat »**, en attente de validation par les gestionnaires du thésaurus.

278

279

Une fois examinés et validés, ces termes peuvent être transformés en **descripteurs** (ou en **synonymes**) et intégrés à la structure définitive.

280

281

(% class="box warningmessage" %)

282

(((

283

**Important**

284

Les candidats **ne sont pas indexés** dans Flora. Ils restent invisibles dans les recherches et ne peuvent être utilisés comme critères tant qu’ils n’ont pas été validé

285

)))

286

287

== Descripteur vs candidat ? ==

288

289

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Terme**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Descripteur**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Candidat**

290

|**Définition**|Terme validé et immédiatement utilisable|Terme provisoire, proposé à validation

291

|**Utilisation**|Saisi directement à sa place dans le thésaurus|Regroupé dans une « corbeille » à la racine de l’arborescence

292

|**Accès**|Accessible à l’indexation et à la recherche|Invisible dans les recherches, non utilisable dans les notices

293

|**Gestion**|Saisie directe par un utilisateur habilité|Saisi par un utilisateur sans droits d’édition de l’arborescence

294

295

== Mode de gestion des candidats ==

296

297

Selon le paramétrage de la base, deux modes sont possibles :

298

299

* Tous les candidats sont **automatiquement regroupés** dans une **branche dédiée** (_Corbeille ou Maître_Candidat).

300

* Les candidats peuvent être créés **librement à n’importe quel endroit de l’arborescence**, **sans regroupement automatique**.

301

302

== Créer une corbeille de candidats (paramétrage spécifique) ==

303

304

La corbeille est une branche spéciale destinée à accueillir les termes en attente de validation.

305

306

1. Se positionner à la **racine **du thésaurus.

307

1. Cliquer sur //Ajouter un spécifique//.

308

1. Sélectionner le type** Candidat**.

309

1. Valider.

310

311

(% class="box warningmessage" %)

312

(((

313

Une seule corbeille peut exister par thésaurus. Si elle est déjà créée, Flora empêche d’en ajouter une nouvelle.

314

)))

315

316

[[Exemple d'une corbeille de candidats>>image:1753185444546-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

317

318

== Ajouter et valider un candidat ==

319

320

La procédure est identique à celle d’un descripteur, seul le **type** diffère.

321

322

1. **Déplacer** le candidat sous le terme générique approprié.

323

1. **Modifier son type** dans la grille de saisie : passez de **Candidat** à **Descripteur** ou **Synonyme**.

324

1. **Valider**

325

1. La **clé d’origine** du candidat est conservée, assurant la continuité des liens dans les notices existantes.

326

327

= Gérer les //Imported Candidates// =

328

329

Lors d’un import (par lot ou initial), Flora peut créer une branche spéciale **Imported_Candidates** contenant les termes non encore intégrés à l’arborescence.

**À faire :**

1. Reclasser les termes manuellement (Déplacer, Supprimer, Couper/Coller),

334

1. Supprimer la branche une fois qu’elle est vide.

335

336

En cas de nouvel import, **la branche est recréée automatiquement**.

337

338

[[Exemple d'une branche Imported Candidates>>image:1744377726779-385.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

339

340

= Gérer les concepts orphelins =

341

342

Lors du chargement d’un thésaurus, Flora détecte les **concepts isolés** (termes sans lien hiérarchique).

343

344

Ils sont regroupés automatiquement dans une branche spéciale **CONCEPTS ISOLES **et doivent être r**epositionnés manuellement**.

345

346

Une fois tous les termes repositionnés, **la branche peut être supprimée**.

347

348

(% class="box warningmessage" %)

349

(((

350

Attention, les actions suivantes sont **strictement interdites**

351

352

* Modifier un terme,

353

* Ajouter un terme ou un synonyme,

354

* Déplacer la branche elle-même

)))

[[Exemple d'une branche CONCEPTS ISOLES>>image:1744378306067-942.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

359

360

361

= Cas particulier : le Thésaurus poly hiérarchique (option) =

== Définition ==

Un terme peut avoir plusieurs génériques et apparaître **plusieurs fois dans l’arborescence**, selon différents contextes thématiques.

366

367

>(% class="small" %)Exemple : le terme **ciselé** est lié à la fois à **Technique bois-ivoire** et à **Technique métal** dans le thésaurus //Matières-Techniques//. Il apparaît donc dans deux branches distinctes.

368

369

Les thésaurus et les autorités hiérarchiques suivants peuvent être configurables en poly hiérarchie dans Flora :

370

371

* Matières-Techniques

372

* Produits et Composants

373

* Représentations-Décors

374

* Source de la Représentation

* Utilisation

* Lieux-Sites

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

**Ne pas confondre : polyhiérarchie ≠ homonymie**

383

384

La présence de **termes homonymes** dans un thésaurus ne signifie pas que celui-ci est poly hiérarchique.

385

386

>(% class="small" %)Exemple : dans l’autorité hiérarchique //Emplacements//, vous pouvez avoir plusieurs lieux portant le même nom (ex. : « Galerie » dans différents bâtiments). Cela relève de l’**homonymie**, tolérée dans Flora, mais à **éviter dans les thésaurus** pour limiter les ambiguïtés.

387

)))

388

389

[[Exemple d'un terme rattaché à plusieurs génériques>>image:1744295577128-244.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

390

391

392

== Gérer un thésaurus poly hiérarchique ==

393

394

En plus des fonctions classiques (ajout, modification, suppression), les thésaurus poly hiérarchiques proposent deux outils spécifiques :

395

396

* **Copier-coller** : pour **dupliquer un même terme** sous plusieurs parents,

397

* **Supprimer une relation** : pour **détacher un terme d’un seul générique** sans le supprimer ni affecter ses autres rattachements.

398

399

== Dupliquer un terme (copier-coller) ==

400

401

1. **Sélectionnez** le terme à dupliquer,

402

1. **Copiez le terme : **clic droit ou Copier dans la barre d’outils,

403

1. **Sélectionnez le nouveau terme générique souhaité**,

404

1. Cliquez sur **Coller,**

405

1. Si le terme existe déjà dans cette branche, un **message d’erreur** empêche la duplication.

406

1. **Confirmer : **Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur OK.

407

1. **Le terme apparaît désormais sous plusieurs branches du thésaurus.**

408

409

>(% class="small" %)Exemple : dupliquer le terme "cerclé" sous le générique "technique métal"

410

411

[[(% style="text-align: center;" %)

412

Copier le terme "cerclé">>image:1744376165952-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

413

414

[[(% style="text-align: center;" %)

415

Coller sous le générique "technique métal">>image:1744376218847-565.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

416

417

418

[[(% style="text-align: center;" %)

419

Confirmation>>image:1744376269479-653.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

420

421

422

== Supprimer une relation (sans supprimer le terme) ==

423

424

La fonction **Supprimer la relation** permet de détacher un terme de l’un de ses parents sans supprimer la notice.

425

426

(((

427

1. **Sélectionner le terme spécifique**

428

1. Depuis l’arborescence, cliquez droit sur le terme dont vous souhaitez supprimer un rattachement,

429

1. Choisissez **Supprimer la relation**.

430

1. **Valider : **La relation avec le générique est supprimée. Le terme reste dans le thésaurus, mais il **n’a plus de rattachement hiérarchique**. Il faudra le **repositionner** sous un autre terme générique ou **le supprimer** si nécessaire.

)))

[[(% style="text-align: center;" %)

435

Exemple de suppression des relations du terme "art de la danse">>image:1744376563774-802.png]]

436

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Consulter un thésaurus>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter un thésaurus.WebHome]]

449

* Exporter un thésaurus

* Import SKOS

* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

460

461

* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer