Utiliser et administrer les thésaurus dans Flora

1

(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

4

(% class="box" %)

5

(((

6

Dans Flora, un **thésaurus **est un **vocabulaire structuré et contrôlé**, **organisé de façon hiérarchique**, utilisé pour indexer les notices de manière cohérente et normalisée.

Il facilite :

* la saisie guidée par listes de sélection,

11

* la cohérence terminologique dans la base,

12

* la structuration des recherches à différents niveaux de précision.

13

14

Ce guide présente la structure, les principes d’usage et les opérations possibles sur les thésaurus dans Flora.

15

)))

16

17

= Qu'est ce qu'un thésaurus ? =

== Définition ==

Un thésaurus est un vocabulaire contrôlé utilisé pour indexer les notices.

22

23

Il est composé de **termes hiérarchisés** (relations générique/spécifique) ou **associés**, organisés en arborescence.

Il permet :

* de **normaliser les valeurs utilisées** dans les champs indexés,

28

* de** garantir l'harmonisation terminologique**,

29

* de proposer une n**avigation thématique structurée**.

30

31

== Thésaurus vs Autorités : quelles différences ? ==

32

33

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Autorités**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Thésaurus**

34

|Notices **documentées**, réutilisables, enrichies et liées à d'autres notices|Listes hiérarchisées de termes normalisés, **sans notice développée**

35

|Utilisées pour décrire des **entités spécifiques** (personnes, lieux, musées, périodes, etc.)|Utilisés pour encadrer le **vocabulaire** des champs contrôlés (techniques, matériaux, disciplines...)

36

|Peuvent contenir des **métadonnées, des relations, une contextualisation**|Ne contiennent que **le terme** et **sa place dans une arborescence**

37

38

== Quand thésaurus et autorités se croisent ==

39

40

Certaines autorités combinent les deux logiques :

* **Lieux**

* **Emplacements**

* **Parcours**

Ils sont à la fois :

* **Hiérarchisés** comme un thésaurus (relations parent/enfant),

49

* **Documentés** comme une autorité (localisation, historique, usage...).

50

51

Ce double statut permet :

52

53

* une **navigation structurée** dans l’arborescence du vocabulaire,

54

* une **documentation complète** de chaque entité (localisation, période d’occupation, historique, fonction…).

55

56

**À retenir** : bien que leur arborescence ressemble à celle d’un thésaurus, ces entités doivent être **traitées comme des autorités**, avec saisie complète et possibilité de création à la volée.

57

58

== Organisation d'un thésaurus ==

59

60

Un thésaurus est organisé en **arborescence hiérarchique** :

61

62

* Du terme **générique** vers les termes **spécifiques**

63

* Navigation par **branches thématiques** (ex. Représentations → Agriculture → Moisson)

64

65

Chaque terme affiche :

* son générique,

* ses enfants,

* sa position dans l’arborescence,

70

* ses relations associées ("voir aussi", synonymes)

71

* un champ de commentaire.

72

73

>(% class="small" %)Exemple : dans le thésaurus Représentations-Décors > branche **agriculture – chasse – pêche : ** ensemble de termes liés à ces thématiques, répartis dans **plusieurs sous-branches** selon leur domaine précis.

74

75

(((

76

[[Sous-branches du terme agriculture-chasse-pêche>>image:1744288346519-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

>

[[Spécifiques de la sous-branche agriculture>>image:1744288390344-814.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

81

)))

82

83

[[Exemple des relations du terme culture>>image:1744288478121-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

84

85

86

= Référentiel des champs =

87

88

== Pour les descripteurs et candidats ==

89

90

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonction**

91

|**Générique**|Affiche automatiquement le terme parent une fois l’enregistrement validé.

92

|**Terme**|Libellé du terme à créer.

93

|**Type**|(((

94

Définit la nature du terme :

95

96

– **Descripteur** (valeur par défaut) : terme autorisé pour l’indexation.

97

98

– **Candidat** : uniquement à la racine, pour créer une « corbeille de candidats ».

99

)))

100

|**Spécifiques**|Permet de rattacher d’autres termes en tant qu’enfants, via les boutons « Ajouter » ou « Retirer ».

101

|**Voir aussi**|Permet de lier des termes associés sans lien hiérarchique (relations de proximité, synonymie partielle, opposition, etc.).

102

|**Synonymes**|Zone non modifiable, automatiquement remplie si des synonymes sont créés ailleurs.

103

|**Note d’application**|Champ texte libre précisant le contexte ou l’usage du terme.

104

105

== Pour un** synonyme** ==

106

107

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonction**

108

|**Générique**|Affiche automatiquement le terme parent une fois l’enregistrement validé.

109

|**Terme**|Libellé du synonyme à enregistrer.

110

|**Type**|Prérempli avec la valeur //Synonyme// (non modifiable).

111

|**Employer**|Affiche le descripteur principal correspondant.

112

|**Note d’application**|Champ texte libre précisant le contexte ou l’usage du terme.

= Ajouter un terme =

Dans Flora, un terme de thésaurus est toujours inscrit dans un **contexte sémantique structuré**. Il appartient à une arborescence hiérarchique, dans laquelle il peut avoir un terme générique (parent) et des termes spécifiques (enfants).

117

118

== Depuis le thésaurus ==

119

120

1. (((

121

**Se positionner dans l’arborescence** :

122

123

* (((

124

(% style="background-color:transparent" %)À la racine du thésaurus pour créer un **terme générique** ;

125

)))

126

* (((

127

(% style="background-color:transparent" %)Sur un terme existant pour créer un **terme spécifique** rattaché.

128

)))

129

)))

130

1. **Cliquer sur le bouton "Ajouter"** dans la barre d’outils. La grille de saisie s’ouvre dans le volet droit.

131

1. **Renseigner** les champs

132

1. **Valider**

133

134

[[//Ajout d’un terme dans la branche "Technique bois-ivoire"//>>image:1744289643219-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

135

136

137

== Depuis une notice principale ==

138

139

Dans certains champs de saisie d'une notice documentaire (bien, événement, document, etc.) et selon les droits accordés :

140

141

(((

142

1. **Ajouter le terme : **cliquer sur le bouton //Ajouter un terme// dans l’assistant, puis remplissez la grille de saisie comme en consultation classique du thésaurus

143

)))

144

145

1. **Ouvrir l’assistant thésaurus **: cliquer sur l’icône pour ouvrir l’**assistant thésaurus**.

146

1. **Naviguer dans l’arborescence : **rechercher la branche la plus pertinente (générique) pour y ajouter votre nouveau terme

147

1. Si vous n’avez pas les droits nécessaires pour modifier le thésaurus, positionnez-vous à la racine pour **créer un candidat**.

148

1. **Valider : **enregistrer le terme.

149

1. Une fois validé, il devient immédiatement sélectionnable dans le champ de la notice en cours de saisie.

150

151

[[Ouverture de l'assistant thésaurus>>image:1753099614962-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

152

153

[[Ajout d'un terme>>image:1753099676013-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

154

155

= Gérer le thésaurus =

156

157

== Modifier un terme ==

158

159

1. **Se positionner** sur le terme à modifier dans l’arborescence ou via la recherche.

160

1. Effectuer un **clic droit** sur le terme et sélectionner **"Modifier"**, ou utiliser le bouton correspondant dans la barre d’outils.

161

1. Corriger les informations souhaitées.

162

1. Cliquer sur **"Valider"** pour enregistrer les modifications ; les notices liées sont mises à jour automatiquement.

163

164

[[Modification avec le bouton de la barre d'outils>>image:1744291461100-748.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

165

166

[[Modifier avec un clic droit>>image:1744291348885-961.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

167

168

== Ajouter une traduction ==

169

170

Les thésaurus de Flora permettent de gérer des **termes multilingues**.

171

172

Pour ajouter une traduction :

173

174

1. **Se positionner** sur un terme existant.

175

1. Cliquer sur **modifier**

176

1. Sélectionner l’**onglet correspondant à la langue** (ex. en pour anglais).

177

1. **Saisir le terme traduit** et compléter, si nécessaire, les champs associés.

178

1. **Valider**

179

180

[[Traduction du terme os par bones>>image:1744290774477-336.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

181

182

== Ajouter un synonyme ==

183

184

(((

185

1. **Se positionner** sur un terme existant (descripteur ou candidat), pas à la racine

186

1. Cliquer sur le bouton //"**Ajouter un synonyme**"// dans la barre d’outils.

187

1. **Valider**

188

1. Le **synonyme apparaît ensuite sous le terme principal**, avec une icône spécifique indiquant son statut.

189

)))

190

191

[[Ajout d'un synonyme de peau>>image:1744290592909-286.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

[[Visualisation d'un terme synonyme>>image:1744290912757-492.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

196

197

198

(% class="box infomessage" %)

199

(((

200

**À noter** : lorsque vous sélectionnez un synonyme lors de la saisie d’une notice, **il est automatiquement remplacé par le descripteur correspondant** dans le champ. **Seul le descripteur est enregistré** comme valeur de référence dans la base.

201

)))

202

203

== Déplacer un terme (couper-coller) ==

204

205

1. **Sélectionnez** le terme à déplacer

206

1. **Couper le terme :** **clic droit** dessus et choisissez **Couper**, ou cliquez sur l’icône dédiée dans la barre d’outils.

207

1. **Positionnez-vous sur le nouveau parent**

208

1. Clic droit et choisissez **Coller**, ou utilisez l’icône correspondante.

209

1. **Valider le déplacement **: Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur OK pour valider le déplacement.

210

211

Toutes les notices liées sont mises à jour automatiquement.

212

213

Il est aussi possible de **déplacer une branche entière du thésaurus** en suivant le même principe.

214

215

>(% class="small" %)Exemple : déplacer "os de mammouth" sous "os"

216

217

[[Couper le terme "os de mammouth">>image:1744292901731-627.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

218

219

220

[[Coller sous "os">>image:1744292951218-796.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

221

222

223

[[Confirmer l'attachement du terme>>image:1744292998889-599.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

224

225

[["Os de mammouth" déplacé sous "os">>image:1744293081784-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

226

227

228

== Fusionner deux termes (couper-fusionner) ==

229

230

1. Lorsque le thésaurus contient des **doublons**, il est possible de les regrouper en un seul terme via la fonction **couper-fusionner**.

231

232

(((

233

1. Sélectionnez le terme considéré comme doublon,

234

1. **Couper le terme à supprimer : c**liquez sur **Couper** depuis le menu contextuel ou la barre d’outils.

235

1. Sélectionnez le **terme valide** (celui à conserver),

236

1. Cliquez sur **Fusionner**.

237

1. **Valider la fusion : **Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur OK.

238

1. Le doublon est supprimé. Tous les liens sont transférés. Le doublon disparaît.

239

)))

240

241

>(% class="small" %)Exemple : fusion d'un doublon de "tableau"

242

243

[[Couper le doublon>>image:1744293308265-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

244

245

246

[[Fusionner avec le terme valide>>image:1744293366561-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

247

248

249

[[Confirmer la fusion>>image:1744293396058-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

250

251

== Supprimer un terme ==

252

253

(((

254

1. **Sélectionnez le terme à supprimer**

255

1. Clic droit → Supprimer ou icône dans la barre d’outils

1. Confirmez

)))

(% class="box warningmessage" %)

260

(((

261

**Attention, **la suppression est impossible si

262

263

* le terme a **des enfants** (les supprimer avant)

264

* le terme est **utilisé dans des notices **(modifier ou vider les champs des notices concernées préalablement)

265

)))

266

267

[[Exemple de suppression du terme "os de mammouth">>image:1744293547398-421.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

268

269

270

[[Confirmation de la suppression>>image:1744293618894-867.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

271

272

= Cas particulier : le Thésaurus poly hiérarchique (option) =

== Définition ==

Un **thésaurus poly hiérarchique** permet à un terme d’être **rattaché à plusieurs termes génériques.**

277

278

Il peut ainsi apparaître **plusieurs fois dans l’arborescence**, selon différents contextes thématiques.

279

280

>(% class="small" %)Exemple : le terme **ciselé** est lié à la fois à **Technique bois-ivoire** et à **Technique métal** dans le thésaurus //Matières-Techniques//. Il apparaît donc dans deux branches distinctes.

281

282

Depuis la notice du terme, des **liens de navigation** permettent de passer d’un rattachement à l’autre.

283

284

[[Exemple d'un terme rattaché à plusieurs génériques>>image:1744295577128-244.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

285

286

287

Les thésaurus et autorités hiérarchiques suivants sont configurés en polyhiérarchie dans Flora :

288

289

* Matières-Techniques

290

* Produits et Composants

291

* Représentations-Décors

292

* Source de la Représentation

* Utilisation

* Lieux-Sites

(% class="box warningmessage" %)

297

(((

298

**À ne pas confondre : polyhiérarchie ≠ homonymie**

299

300

La présence de **termes homonymes** dans un thésaurus ne signifie pas que celui-ci est polyhiérarchique.

301

302

>(% class="small" %)Exemple : dans l’autorité hiérarchique //Emplacements//, vous pouvez avoir plusieurs lieux portant le même nom (ex. : « Galerie » dans différents bâtiments). Cela relève de l’**homonymie**, tolérée dans Flora, mais à **éviter dans les thésaurus** pour limiter les ambiguïtés.

303

)))

304

305

En plus des fonctions classiques (ajout, modification, suppression), les thésaurus polyhiérarchiques disposent de deux outils supplémentaires : **copier-coller** (pour dupliquer un terme sous plusieurs parents) et **supprimer une relation** (pour détacher un terme d’un seul générique sans le supprimer).

306

307

== Dupliquer un terme (copier-coller) ==

308

309

Vous pouvez **dupliquer un terme** dans l’arborescence pour le rattacher à plusieurs génériques, tout en conservant ses autres relations.

1. (((

**Copier le terme**

* Sélectionnez le terme à dupliquer,

315

* Cliquez sur **Copier** dans la barre d’outils ou via clic droit.

316

)))

317

1. (((

318

**Coller sous un autre générique**

319

320

* Sélectionnez le nouveau terme générique souhaité,

321

* Cliquez sur **Coller**.

)))

1. (((

**Confirmer**

* Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur **OK**.

327

)))

328

329

**Le terme apparaît désormais sous plusieurs branches du thésaurus.**

330

Si le terme existe déjà dans cette branche, un **message d’erreur** empêche la duplication.

331

332

>(% class="small" %)Exemple : dupliquer le terme "cerclé" sous le générique "technique métal"

333

334

[[Copier le terme "cerclé">>image:1744376165952-994.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

335

336

[[Coller sous le générique "technique métal">>image:1744376218847-565.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

337

338

339

[[Confirmation de la duplication>>image:1744376269479-653.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

340

341

342

== Supprimer une relation (sans supprimer le terme) ==

343

344

La fonction **Supprimer la relation** permet de détacher un terme de l’un de ses parents sans supprimer la notice.

345

346

1. (((

347

**Sélectionner le terme spécifique**

348

349

* Depuis l’arborescence, cliquez droit sur le terme dont vous souhaitez supprimer un rattachement,

350

* Choisissez **Supprimer la relation**.

)))

1. (((

**Valider**

* La relation avec le générique est supprimée.

356

)))

357

358

Le terme reste dans le thésaurus, mais il **n’a plus de rattachement hiérarchique**. Il faudra le **repositionner** sous un autre terme générique ou **le supprimer** si nécessaire.

359

360

[[Exemple de suppression des relations du terme "art de la danse">>image:1744376563774-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

361

362

363

= Gérer les termes candidats =

364

365

== Qu'est ce qu'un candidat ? ==

366

367

368

Dans le cycle de vie d’un thésaurus, il est fréquent que des catalogueurs souhaitent proposer de nouveaux termes lors de la saisie. Ne pouvant modifier directement l’arborescence, ces utilisateurs créent des **termes de type "candidat"**, qui seront ensuite examinés par les gestionnaires du thésaurus.

369

370

Une fois validés, ces candidats peuvent être adoptés en tant que **descripteurs** (ou synonymes) et intégrés à l’arborescence définitive.

371

372

Les candidats **ne sont pas indexés** dans Flora : ils ne sont pas visibles dans les recherches ni utilisables comme critères tant qu’ils n’ont pas été validés.

373

374

(% class="box infomessage" %)

375

(((

376

**Descripteur ou candidat ?**

377

378

Un **descripteur** est un terme validé, immédiatement utilisable dans les notices. Il est saisi directement à sa place dans le thésaurus et sert de référence pour l’indexation.

379

380

Un **candidat**, en revanche, est un terme provisoire, souvent ajouté par un utilisateur **ne disposant pas des droits pour modifier la structure** du thésaurus. Ces termes sont regroupés dans une **corbeille de candidats**, à la racine de l’arborescence.

381

382

Un utilisateur habilité pourra ensuite :

383

384

* examiner les termes proposés,

385

* les déplacer dans la bonne branche,

386

* et les convertir en **descripteurs** pour qu’ils deviennent exploitables dans la base.

387

)))

388

389

Selon le paramétrage de votre base, deux modes de gestion des candidats sont possibles :

390

391

* Tous les candidats sont **automatiquement regroupés** sous une branche dédiée, appelée **_Corbeille** (ou Maître_Candidat).

392

* Les candidats peuvent être créés **librement dans l’arborescence**, sans regroupement automatique.

393

394

== Créer une corbeille de candidats ==

395

396

La corbeille est un **espace réservé** dans le thésaurus pour **rassembler les termes en attente de validation**. Elle peut être créée **si un paramétrage spécifique du thésaurus est activé**.

397

398

1. Se positionner à la racine du thésaurus.

399

1. Cliquer sur le bouton //Ajouter un spécifique//.

400

1. Sélectionner le type** candidat**.

401

1. Valider.

402

403

(% class="box infomessage" %)

404

(((

405

Une seule corbeille peut exister par thésaurus. Si elle est déjà créée, Flora empêche d’en ajouter une nouvelle.

406

)))

407

408

[[Exemple d'une corbeille de candidats>>image:1753185444546-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

409

410

== Ajouter et valider un candidat ==

411

412

La procédure de création est identique à celle d’un descripteur ; seul le **type** sélectionné dans la grille de saisie change (candidat au lieu de descripteur).

413

414

Une fois les propositions examinées, les gestionnaires peuvent **adopter un candidat** en le transformant en descripteur (ou synonyme). Cela permet de le rendre exploitable dans les notices et dans les recherches.

415

416

1. **Déplacer le candidat** sous le terme générique approprié.

417

1. (((

418

**Modifier son type** dans la grille de saisie :

419

420

* Passer de //Candidat// à //Descripteur// ou //Synonyme//,

421

* Valider la modification.

422

)))

423

424

La clé d’origine du candidat est conservée, garantissant que les notices qui le citaient continuent de le référencer correctement.

425

426

= Gérer les //Imported Candidates// =

427

428

Lors d’un import par lot ou d'un import initial en mode projet, Flora peut générer une branche spéciale **Imported_Candidates** contenant des termes non encore rattachés à l’arborescence. Ces termes sont à valider manuellement.

À faire :

* Reclasser les termes dans la hiérarchie (Déplacer, Supprimer, Couper/Coller),

433

* Une fois la branche vide, vous pouvez supprimer **Imported_Candidates**.

434

435

En cas de nouvel import contenant de nouveaux termes, la branche réapparaîtra automatiquement.

436

437

[[Exemple d'une branche Imported Candidates>>image:1744377726779-385.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

438

439

= Gérer les concepts orphelins =

440

441

Lors du chargement d’un thésaurus, Flora identifie automatiquement les **concepts isolés** (non liés à d’autres termes).

442

443

Si des termes orphelins sont détectés, une branche spéciale **CONCEPTS ISOLES** est créée pour les regrouper temporairement.

Points importants :

* Ces termes doivent être **repositionnés** dans l’arborescence.

448

* (((

449

Certaines actions sont **interdites** sur la branche CONCEPTS ISOLES :

450

451

* Modifier le terme,

452

* Ajouter un terme ou un synonyme,

453

* Déplacer la branche elle-même.

454

)))

455

456

Une fois tous les concepts repositionnés, la branche peut être supprimée.

457

458

[[Exemple d'une branche CONCEPTS ISOLES>>image:1744378306067-942.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

459

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Consulter un thésaurus>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter un thésaurus.WebHome]]

472

* Exporter un thésaurus

473

* Import SKOS

474

* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

480

481

* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer