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Qu'est ce qu'un thésaurus Définition Un thésaurus est un vocabulaire contrôlé utilisé pour indexer les notices de manière cohérente et normalisée dans Flora. Il se compose de termes hiérarchisés (relations génériques/spécifiques) ou associés, organisés dans une arborescence. Il permet : de normaliser les termes utilisés dans les champs indexés, de guider la saisie avec des listes de sélection, de structurer les recherches à différents niveaux de précision, de garantir l’harmonisation terminologique au sein de la base. Quelles différences avec une autorité ? les thésaurus sont conçus comme des listes hiérarchisées de termes normalisés. Ils servent à structurer le vocabulaire utilisé dans la base (techniques, matériaux, disciplines…) sans qu’il soit nécessaire de créer une notice développée pour chaque terme. A l'inverse, les autorités (personnes, lieux, périodes, ensembles…) s’appuient sur des entités que l’on souhaite documenter en profondeur. Bien distinguer ces deux logiques permet d’optimiser la saisie, la recherche et la cohérence documentaire dans Flora. Cas particuliers – Quand thésaurus et autorités se croisent Certains vocabulaires dans Flora, comme Lieux, Emplacements ou Parcours, combinent les deux logiques. Ils sont hiérarchisés comme des thésaurus (avec des relations parents/enfants), mais chaque terme peut faire aussi l’objet d’une notice complète, avec des informations spécifiques (localisation, historique, usage…). Ce double statut permet : une navigation structurée dans l’arborescence du vocabulaire, une documentation complète de chaque entité (localisation, période d’occupation, historique, fonction…). À retenir : ces vocabulaires doivent être saisis et interrogés comme des autorités, même s’ils s’appuient sur une hiérarchie typique des thésaurus. Organisation d'un thésaurus Un thésaurus s’organise sous forme d’arborescence hiérarchique, où les termes sont classés du plus générique au plus spécifique, en fonction de leur thématique. Exemple : le thésaurus Représentations-DécorsPrenons la branche agriculture – chasse – pêche. Celle-ci regroupe un ensemble de termes liés à ces thématiques, répartis dans plusieurs sous-branches selon leur domaine précis. Chaque sous-branche contient à son tour des termes spécifiques, eux-mêmes hiérarchisés selon leur degré de précision.   Lorsqu’on sélectionne un terme dans le thésaurus, sa notice s’ouvre et affiche : sa position dans l’arborescence (branche, parents, enfants), son terme générique (le niveau supérieur), ses termes spécifiques (les niveaux inférieurs). Saisir ou modifier un terme Dans Flora, un terme de thésaurus est toujours inscrit dans un contexte sémantique structuré. Il appartient à une arborescence hiérarchique, dans laquelle il peut avoir un terme générique (parent) et des termes spécifiques (enfants). Descripteur ou candidat ? Un descripteur est un terme validé, immédiatement utilisable dans les notices. Il est saisi directement à sa place dans le thésaurus et sert de référence pour l’indexation. Un candidat, en revanche, est un terme provisoire, souvent ajouté par un utilisateur ne disposant pas des droits pour modifier la structure du thésaurus. Ces termes sont regroupés dans une corbeille de candidats, à la racine de l’arborescence. Un utilisateur habilité pourra ensuite : examiner les termes proposés, les déplacer dans la bonne branche, et les convertir en descripteurs pour qu’ils deviennent exploitables dans la base. Ajouter un terme en français depuis le thésaurus Se positionner dans l’arborescence : À la racine du thésaurus pour créer un terme générique ; Sur un terme existant pour créer un terme spécifique rattaché. Cliquer sur le bouton "Ajouter" dans la barre d’outils. La grille de saisie s’ouvre dans le volet droit. Renseigner les champs Valider Ajouter un terme en français depuis une notice principale Lorsque vous saisissez une notice (bien, événement, document, etc.) et qu’un terme thésaurus n’existe pas encore dans la liste proposée, vous pouvez l’ajouter sans quitter la saisie : Ouvrir l’assistant thésaurus Cliquez sur l’icône pour ouvrir l’assistant thésaurus. Naviguer dans l’arborescence Recherchez la branche la plus pertinente (générique) pour y ajouter votre nouveau terme. Si vous n’avez pas les droits nécessaires pour modifier le thésaurus, positionnez-vous à la racine pour créer un candidat. Ajouter le terme Cliquez sur le bouton Ajouter un terme dans l’assistant, puis remplissez la grille de saisie comme en consultation classique du thésaurus  Valider Enregistrez le terme. Une fois validé, il devient immédiatement sélectionnable dans le champ de la notice en cours de saisie. Modifier un terme existant Se positionner sur le terme à modifier dans l’arborescence ou via la recherche. Effectuer un clic droit sur le terme et sélectionner "Modifier", ou utiliser le bouton correspondant dans la barre d’outils. La grille de saisie s’ouvre : corriger les informations souhaitées. Cliquer sur "Valider" pour enregistrer les modifications. Les éventuelles notices liées au terme sont mises à jour automatiquement. Ajouter une traduction Les thésaurus de Flora permettent de gérer des termes multilingues. Pour ajouter une traduction : Se positionner sur un terme existant. Cliquer sur modifier Sélectionner l’onglet correspondant à la langue (ex. en pour anglais). Saisir le terme traduit et compléter, si nécessaire, les champs associés. Valider Ajouter un synonyme Se positionner sur un terme existant (descripteur ou candidat). Il n’est pas possible d’ajouter un synonyme à la racine. Cliquer sur le bouton "Ajouter un synonyme" dans la barre d’outils. Valider Le synonyme apparaît ensuite sous le terme principal, avec une icône spécifique indiquant son statut. À noter : lors de la saisie dans une notice, si vous sélectionnez un synonyme, il sera automatiquement remplacé par le descripteur correspondant dans le champ. Seul le descripteur est enregistré comme valeur de référence. Description des champs de saisie Pour un terme descripteur ou candidat : Générique : affiche automatiquement le terme parent une fois l’enregistrement validé.. Terme : libellé du terme à créer. Type : Descripteur (valeur par défaut) : terme autorisé pour l’indexation. Candidat : uniquement à la racine, pour créer une "corbeille de candidats".). Spécifiques : permet de rattacher d’autres termes en tant que termes enfants (boutons "Ajouter" ou "Retirer"). Voir aussi : permet de lier des termes associés sans lien hiérarchique (relations de proximité, synonymie partielle, opposition, etc.). Synonymes : zone non modifiable ici, automatiquement remplie si des synonymes sont créés ailleurs. Note d’application : champ texte libre précisant le contexte ou l’usage du terme. Pour un synonyme : Générique : affiché automatiquement après validation. Terme : libellé du synonyme à enregistrer. Type : prérempli avec la valeur Synonyme (non modifiable). Employer : affiche le descripteur principal correspondant. Note d’application : précise l’usage du synonyme. Gérer le thésaurus Déplacer un terme (couper-coller) Lorsqu’un terme n’est pas positionné au bon endroit dans l’arborescence du thésaurus, il peut être déplacé en utilisant la fonction couper-coller. Couper le terme Sélectionnez le terme à déplacer dans l’arborescence (ou utilisez la recherche), Faites un clic droit dessus et choisissez Couper, ou cliquez sur l’icône dédiée dans la barre d’outils. Coller le terme au bon endroit Sélectionnez le nouveau terme générique (le parent souhaité), Faites un clic droit et choisissez Coller, ou utilisez l’icône correspondante. Valider le déplacement Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur OK pour valider le déplacement. Le terme est alors déplacé sous son nouveau parent. Les anciennes relations hiérarchiques sont automatiquement supprimées. Les notices liées au terme sont automatiquement mises à jour. Il est aussi possible de déplacer une branche entière du thésaurus en suivant le même principe. Exemple : déplacer "os de mammouth" sous "os" Fusionner deux termes (couper-fusionner) Lorsque le thésaurus contient des doublons, il est possible de les regrouper en un seul terme via la fonction couper-fusionner. Couper le terme à supprimer Sélectionnez le terme considéré comme doublon, Cliquez sur Couper depuis le menu contextuel ou la barre d’outils. Fusionner avec le terme à conserver Sélectionnez le terme valide (celui à conserver), Cliquez sur Fusionner. Valider la fusion Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur OK. Le doublon est supprimé. Tous ses liens (avec notices et autres termes) sont automatiquement transférés vers le terme conservé. À l’issue de la fusion, un seul terme reste dans le thésaurus. Exemple : fusion d'un doublon de "tableau" Supprimer un terme Sélectionner le terme à supprimer Recherchez ou cliquez sur le terme dans l’arborescence. Cliquez sur le bouton Supprimer ou utilisez le clic droit > Supprimer. Confirmer l’opération Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur OK pour valider la suppression. Terme générique avec des enfants : un message d’erreur s’affiche. Il faut d’abord supprimer ou déplacer les termes spécifiques. Terme lié à des notices : la suppression est bloquée. Il faut d’abord vider ou modifier les notices concernées. Cas particulier : le Thésaurus Polyhiérarchiques Un thésaurus polyhiérarchique permet à un même terme d’être rattaché à plusieurs termes génériques. Il peut ainsi apparaître plusieurs fois dans l’arborescence, selon différents contextes thématiques. Exemple : le terme ciselé est lié à la fois à Technique bois-ivoire et à Technique métal dans le thésaurus Matières-Techniques. Il apparaît donc dans deux branches distinctes. Depuis la notice du terme, des liens de navigation permettent de passer d’un rattachement à l’autre. Les thésaurus et autorités hiérarchiques suivants sont configurés en polyhiérarchie dans Flora : Matières-Techniques Produits et Composants Représentations-Décors Source de la Représentation Utilisation Lieux-Sites À ne pas confondre : polyhiérarchie ≠ homonymie La présence de termes homonymes dans un thésaurus ne signifie pas que celui-ci est polyhiérarchique. Exemple : dans l’autorité hiérarchique Emplacements, vous pouvez avoir plusieurs lieux portant le même nom (ex. : « Galerie » dans différents bâtiments). Cela relève de l’homonymie, tolérée dans Flora, mais à éviter dans les thésaurus pour limiter les ambiguïtés.

Thésaurus Polyhiérarchiques

Un thesaurus polyhiérarchique autorise un terme à avoir plusieurs génériques. Ce dernier peut être présent plusieurs fois dans l'arborescence, rattachés à des termes différents.

Les thésauri et autorités hiérarchiques polyhiérarchiques sont les suivant.e.s :

• Matières-techniques
• Produits et composants
• Représentations-décors
• Source de la représentation
• Utilisation
• Lieux-sites

Visualisation du terme ciselé, rattaché à deux termes génériques : technique bois-ivoire et technique métal

Utiliser les liens dans la notice pour naviguer entre ces termes.

Ne pas confondre avec l'homonymie

Avoir des termes homonymiques dans les thésaurus, ne veut pas dire que l'on se trouve face à un thésaurus polyhiérarchique.

Exemple avec le cas de l'autorité hiérarchique des emplacements : ce n'est pas un thésaurus polyhiérarchique. Cependant, il est possible d'utiliser l'homonymie dans ce thésaurus.

Exemple d'homonymie dans l'autorité hiérarchique des emplacements

Outils additionnels aux thésaurus polyhiérarchiques

Les fonctions standard associées aux thesauri sont disponibles pour les thesauri polyhiérarchiques (voir ci-dessus) mais enrichies d'outils additionnels relatifs aux fonctions copier/coller et supprimer une relation.

Copier-coller un terme thésaurus

La fonction déplacer (copier/coller) est ici étendue pour dupliquer un terme dans l'arborescence sous plusieurs génériques.

C'est le cas pour les thésaurus et autorités hiérarchiques suivant.e.s :

• Matières-techniques
• Produits et composants
• Représentations-décors
• Source de la représentation
• Utilisation
• Lieux-sites

Pour cela, il faut respecter ce protocole :

1. Se positionner sur le terme thésaurus à dupliquer et cliquer sur le bouton copier  .

Exemple avec le terme thésaurus cerclé, qui se trouve dans l'arborescence technique bois-ivoire et qui va être dupliqué dans l'arborescence technique métal (thésaurus des matières-techniques)

1. Se positionner sur le terme thésaurus où sera positionné ce terme duplicata et cliquer sur le bouton coller 

Exemple avec le terme thésaurus cerclé, qui se trouve dans l'arborescence technique bois-ivoire et qui va être dupliqué dans l'arborescence technique métal (thésaurus des matières-techniques)

Avant la duplication, un message de confirmation s'affiche : cliquer sur OK pour que la modification soit effective.

Message de confirmation pour la duplication

Résultat :

A l'issue de l'opération, le terme est copié sous le nouveau terme générique, les relations avec ses autres génériques sont conservées.

Message d'erreur en cas de risque de doublon

Supprimer la relation d'un terme spécifique avec son terme générique

La fonction supprimer une relation a été ajoutée pour supprimer - non le terme lui-même - mais seulement la relation qui existe entre deux termes.

C'est le cas pour les thésaurus et autorités hiérarchiques suivant.e.s :

• Matières-techniques
• Produits et composants
• Représentations-décors
• Source de la représentation
• Utilisation
• Lieux-sites

Sélectionner le spécifique du terme définissant la relation à supprimer dans l'arborescence (ou lancer la recherche adéquate), puis cliquer sur le bouton ou développer le menu contextuel sur le terme par clic droit et sélectionner le menu Supprimer la relation.

Exemple avec le terme art de la danse, dans le thésaurus des représentations-décors

La relation Générique / Spécifique entre ces deux termes est supprimée.

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Exemple avec le terme art de la danse, dans le thésaurus des représentations-décors

Exporter un thésaurus

Plusieurs types d'export sont proposés dans une liste déroulante accessible à partir de la barre d’outils de l’arborescence du thesaurus. Un export est lancé sur l'ensemble d'un thesaurus. Les exports en HTML sont destinés à l'impression.

Sélectionner le format d'export

Cliquer sur le bouton  puis sur un élément de la liste déroulante qui s'ouvre :

Liste déroulante des exports disponibles dans Flora

L'export démarre directement. Une fois terminé, Le navigateur propose d'ouvrir ou d'enregistrer le fichier généré.

Export simple

L'option Export génère un fichier .txt, au format d'une liste alphabétique de tous les descripteurs du thesaurus avec pour chacun les informations (relations et note) qui lui sont associées. Cette édition prend en compte les concepts de type Descripteur et Synonyme.

Choix de l'export simple

Exemple d'export simple

Exports au format HTML

Export alphabétique

Cette option génère un fichier .html. Il s'agit de la même organisation que l'export simple, avec une mise en page différente.

Choix de l'export alphabétique au format HTML

Exemple d'export alphabétique en HTML

Export hiérarchique

Cette option génère un fichier .html. Cet export porte uniquement sur les concepts de type Descripteur. Les synonymes associés à un descripteur sont présentés en italique.

Choix de l'export hiérarchique

Exemple d'export hiérarchique en HTML

Export KWIC (Keyword In Context)

Cette option génère un fichier .html. Il s'agit de la liste alphabétique de tous les unitermes des descripteurs du thesaurus présentés dans leur contexte.

 Choix de l'export KWIC

Exemple d'export KWIC

Export KWOC

Cette option génère un fichier .html. Il s’agit d’établir la liste alphabétique de tous les unitermes des descripteurs du thesaurus avec pour chacun, la liste des descripteurs qui les contiennent. Cette édition prend en compte les concepts de type Descripteur et Synonyme.

Choix de l'export KWOC

Exemple d'export KWOC

Gérer les termes candidats

Dans la vie d'un thesaurus, des propositions de nouveaux mots font l'objet de création de termes de type "candidat descripteur", par les catalogueurs, au cours de la saisie. Après examen de la liste des candidats, les gestionnaires du thesaurus décident terme par terme de leur introduction en tant qu’autorité référente.

Selon le paramétrage établi, la gestion des candidats dans Flora peut être effectuée de deux manières :

• les termes sont automatiquement regroupés sous le terme de type Corbeille candidats.
• les termes peuvent être créés n'importe où dans la hiérarchie.

Créer une corbeille candidats dans le thésaurus

Cette étape est possible si le paramètre thesaurus-service/nomThesaurus.candidat-field est activé. Ce paramètre définit le nom de la corbeille dans l'application, par défaut _Corbeille (ou Maître_Candidat).
Pour plus de détails, se reporter au guide d'administration des thesauri multilingues.

La corbeille est automatiquement créée sous la racine en trois étapes :

• sélectionner l’élément racine, puis cliquer sur le bouton  pour ajouter un spécifique,
• sélectionner le type Corbeille candidats,
• cliquer sur Valider.

Il n'existe qu'une seule corbeille par thesaurus : si la corbeille existe déjà, Flora n'en créera pas une nouvelle.

Visualisation de la corbeille candidat

Créer des candidats

Les candidats peuvent être créés par l'intermédiaire de l'assistant thesaurus sur la grille de saisie ou bien, directement dans l'interface de gestion du thesaurus.

Saisie par l'assistant thesaurus

La création des termes candidats est réalisée au cours de la saisie des notice, soit uniquement dans la corbeille, soit n'importe où dans la hiérarchie (selon le paramétrage).

Dans l'assistant thésaurus de la grille de saisie (voir l'utilisation de l'assistant thesaurus dans la grille de saisie), l'utilisateur se place sur la corbeille des candidats et clique sur l'icône  .

Affichage de la corbeille candidats dans l'assistant thesaurus de la grille de saisie

La grille de saisie d'un candidat est proposée.

Description de la grille de saisie d'un terme candidat

• Générique : cette zone - vide à la saisie mais remplie une fois l'enregistrement validé - contient la Corbeille candidats.
• Terme : nom du terme candidat en cours de description dans le thesaurus.
• Type : Candidat (zone non saisissable).
• Note d'application : Les notes sont des champs de type texte. Elles précisent les conditions d’utilisation du terme.

Cliquer sur Valider. Le candidat apparaît en dessous de la Corbeille candidats, il est formalisé avec une icône ombrée .

Le nouveau candidat est sélectionné pour être référencé dans la notice en cours de saisie

Sélection du terme candidat dans l'assistant thesaurus

Saisie dans l'interface de gestion des thesaurus

Dans l'interface de gestion des thésaurus, les gestionnaires peuvent aussi créer des candidats directement dans l'arborescence.

Dans l'arborescence, se positionner sur le terme _Corbeille. Puis dans la barre d'outils, cliquer sur le bouton  pour ajouter un candidat descripteur. Le formulaire de saisie adéquat s'affiche à droite.

Description de la grille de saisie d'un terme candidat

• Générique : cette zone - vide à la saisie mais remplie une fois l'enregistrement validé - contient la Corbeille candidats.
• Terme : nom du terme candidat en cours de description dans le thesaurus.
• Type : Candidat (zone non saisissable).
• Note d'application : Les notes sont des champs de type texte. Elles précisent les conditions d’utilisation du descripteur.

Cliquer sur Valider. Dans l'arbre le candidat apparaît en dessous de la corbeille candidats, il est formalisé avec une icône ombrée .

Visualisation du terme candidat Catalogne

Si l'utilisateur dispose d'un droit supplémentaire, il peut aussi choisir de saisir un descripteur directement. Dans ce cas, la zone Type se présente sous forme de liste déroulante, et il est possible de sélectionner le type Descripteur.

Adopter un candidat en tant que terme du thesaurus

Suite à la consultation et validation de l'équipe, l'administrateur du thesaurus transformera les candidats en descripteur ou synonyme.

Pour que les notice saisie référençant ces candidats pointent toujours sur la notice de leurs candidats, il faut que les candidats - même devenus descripteurs ou synonymes - gardent leur clé d'origine. A cet effet, la modification est réalisée en deux étapes :

• Dans l'arborescence, il faut déplacer le candidat sous le terme auquel il se rattache. Pour copier puis coller le candidat, se reporter au paragraphe Déplacer.

Déplacement du terme candidat Antarctique à la racine du thesaurus

• Ensuite, il faut modifier le type du candidat en descripteur ou synonyme :

Modification du type candidat en type descripteur pour le terme Antarctique

L'ancien candidat devient un descripteur (ou synonyme) à part entière : il s'affiche désormais avec l'icône adéquate.

Terme Catalogne candidat devenu descripteur

Gérer les Imported_Candidates

Les Imported_Candidates sont des termes importés lors du projet. Ces termes n'étaient initialement pas créés et hiérarchisés dans les thésaurus du Service des Musées de France.

De ce fait, à l'import, une branche Imported_Candidates est créée pour classer tous les termes qu'il faudra reclasser, a postériori, dans la hiérarchie. Les gestionnaires du thesaurus pourront mettre à jour le thesaurus avec les fonctions Couper/Coller, Supprimer ou Déplacer. Lorsqu'il n'y a plus d'Imported_Candidates, l'utilisateur peut - s'il le désire - supprimer la branche de regroupement des Imported_Candidates.

Si l'utilisateur effectue des imports après le projet et que de nouveaux termes sont importés alors la branche Importer_Candidates réapparaitra dans le thésaurus concerné.

Exemple avec le Thésaurus des Matières et techniques

Gérer les termes orphelins

Lors d'un chargement du thesaurus, Flora vérifie qu’il n’existe pas de concepts (descripteurs, synonymes ou candidats) isolés, c'est-à-dire tous les concepts du thesaurus qui ne sont pas référencés dans la table des liens entre concepts.

Si Flora trouve des concepts isolés, il utilise ou crée une branche _CONCEPTS ISOLES, vers laquelle il crée une relation pour chaque concept isolé trouvé. Si aucun terme n'est isolé, Flora charge classiquement le thesaurus.

A partir de cette liste de termes isolés, les gestionnaires du thesaurus vont remettre à jour le thesaurus avec les fonctions Couper/Coller, Supprimer, Déplacer.

A l'ouverture du menu Thesaurus/Thesaurus multilingue, si des termes orphelins ont été repérés, le terme _CONCEPTS ISOLES apparaît en bas de l'arborescence.

Thesaurus Matières et techniques avec la branche _CONCEPTS ISOLES

Il faut déplacer chaque terme isolé dans l'arborescence sous le terme auquel il doit être rattaché.

A noter que les opérations suivantes ne sont pas autorisées sur le terme _CONCEPTS ISOLES :

• modifier le terme,
• ajouter un terme,
• ajouter un synonyme,
• déplacer le terme.