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Code source wiki de Gérer les relocalisations

Version 46.1 par Cécile Vinoche le 2025/08/06 13:18
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Cécile Vinoche 9.1 1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
Cécile Vinoche 4.1 2
Cécile Vinoche 10.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6
7 )))
Cécile Vinoche 2.1 8
Cécile Vinoche 19.1 9 = A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
Cécile Vinoche 18.1 10
Cécile Vinoche 31.1 11 La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
Cécile Vinoche 18.1 12
Cécile Vinoche 31.1 13 Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
14
Cécile Vinoche 28.1 15 La relocalisation peut être effectuée :​
16
17 * Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
18 * Pour plusieurs biens en même temps, via :​
19 ** une recherche​
20 ** un panier​
21 ** un emplacement​
22 * Avec ou sans les colis et matériels associés​
23 * Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
24
Cécile Vinoche 33.1 25 == Caractéristiques principales ==
Cécile Vinoche 30.1 26
27 * Action simple et rapide​
28 * Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie​
29 * Ne nécessite ni événement, ni planification​
30 * Ne crée pas de document logistique​
31 * Historisation automatique de chaque modification​
32
Cécile Vinoche 33.1 33 == Avantages​ ==
Cécile Vinoche 30.1 34
35 * Traitement rapide, sans surcharge administrative​
36 * Historique consultable à tout moment​
37 * Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives​
38 * Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
39
Cécile Vinoche 33.1 40 >(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :**
Cécile Vinoche 23.1 41 >(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
42 >(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
43 >(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
44 >(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
45 >(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
46 >(% class="small" %)Ajout rétrospectif
Cécile Vinoche 18.1 47
Cécile Vinoche 33.1 48 >(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :**
Cécile Vinoche 22.1 49 >(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
50 >(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
51 >(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
Cécile Vinoche 18.1 52
Cécile Vinoche 26.1 53 (% class="box successmessage" %)
54 (((
55 Bonnes pratiques :
Cécile Vinoche 27.1 56
Cécile Vinoche 29.1 57 * L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
Cécile Vinoche 27.1 58 * **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
59 * **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
Cécile Vinoche 26.1 60 )))
Cécile Vinoche 21.1 61
Cécile Vinoche 13.1 62 = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
Cécile Vinoche 11.1 63
Cécile Vinoche 13.1 64 Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
Cécile Vinoche 11.1 65
Cécile Vinoche 13.1 66 * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
67 * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
Cécile Vinoche 12.1 68
Cécile Vinoche 16.1 69 Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
Cécile Vinoche 12.1 70
Cécile Vinoche 17.1 71 == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
Cécile Vinoche 13.1 72
Cécile Vinoche 16.1 73 Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
74
Cécile Vinoche 14.1 75 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
76 **Critère​**
77 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
78 **Relocalisation​**
79 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
80 **Évènement (mouvement en régie)​**
81 )))
Cécile Vinoche 13.1 82 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 14.1 83 Objectif principal​
Cécile Vinoche 13.1 84 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 14.1 85 Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
Cécile Vinoche 13.1 86 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 14.1 87 Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
Cécile Vinoche 13.1 88 )))
89 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 14.1 90 Niveau de gestion​
91 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
92 Simple, opérationnel (changement de place)​
93 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
94 Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
95 )))
96 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 Niveau de détail​
98 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
99 Basique (qui, quand, où, commentaire)​
100 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
101 Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
102 )))
103 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 Planification​
105 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
106 Non (action immédiate)​
107 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
108 Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
109 )))
110 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 Suivi de l’historique​
112 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
113 Historique des emplacements (table des récolements)​
114 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
115 Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
116 )))
117 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 Impact sur l’emplacement du bien​
119 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
121 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
122 Seule la localisation temporaire est mise à jour​
123 )))
124 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 Utilisé pour​
126 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
128 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129 Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
130 )))
131 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 Personnes concernées​
133 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
134 Gestionnaires de collection, régisseurs​
135 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
136 Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
137 )))
138 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 Partage d’information​
140 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
141 Limité, peu visible dans les interfaces projets​
142 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
143 Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
144 )))
145
Cécile Vinoche 34.1 146 == Exemples d'usages ==
Cécile Vinoche 14.1 147
148 Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
149
150 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
151 **Situation​**
152 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
153 **Relocalisation​**
154 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
155 **Évènement + Mouvement​**
156 )))
157 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 13.1 158 Déplacement ponctuel sans formalité​
159 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
160 ✅ Adaptée, simple, immédiate​
161 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
162 ❌ Trop lourd, non adapté​
163 )))
164 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 Correction d’emplacement​
166 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
167 ✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
168 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 ❌​
170 )))
171 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
173 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 ✅ (sans historisation complexe)​
175 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 ❌​
177 )))
178 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
180 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
181 ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
182 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
183 ✅ Suivi via évènement + bordereaux​
184 )))
185 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
187 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
188 ❌ Non conforme pour traçabilité​
189 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
190 ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
191 )))
192 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 Expositions permanentes​
194 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
196 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197 ✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
198 )))
199 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
201 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 ❌ Non adapté à la gestion collaborative​
203 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204 ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
205 )))
206 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 Traitement de conservation / restauration / analyse​
208 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
210 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211 ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
212 )))
213 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 Mise à disposition sur place (consultation interne)​
215 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
217 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
219 )))
220 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 Chantier des collections / Post-récolement​
222 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
223 ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
224 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
225 ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
226 )))
227 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 Transfert entre sites / entre réserves​
229 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
230 ❌ Risque de perte de traçabilité​
231 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
232 ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
233 )))
234
Cécile Vinoche 46.1 235 = Re-localiser des biens =
Cécile Vinoche 13.1 236
Cécile Vinoche 46.1 237 == Re-localiser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
Cécile Vinoche 38.1 238
Cécile Vinoche 40.1 239 (% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
240
Cécile Vinoche 46.1 241 == Re-localiser un bien en lot ==
Cécile Vinoche 38.1 242
Cécile Vinoche 39.1 243 === Depuis une recherche ===
Cécile Vinoche 38.1 244
Cécile Vinoche 39.1 245 === Depuis un panier ===
Cécile Vinoche 38.1 246
247 === Depuis un emplacement ===
248
Cécile Vinoche 40.1 249 == Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
Cécile Vinoche 39.1 250
Cécile Vinoche 41.1 251 (% class="mark small" %)**Version 4.5.57**
252
Cécile Vinoche 46.1 253 Toutes les relocalisation de biens effectuées dans Flora sont regroupées dans une table dédiée.
Cécile Vinoche 13.1 254
Cécile Vinoche 46.1 255 Pour y accéder :
256
257 1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
258 1. Dans le menu **Re-localiser**, cliquez sur **Constats d’état**.
259 1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
260
261 = Re-localiser des colis =
262
Cécile Vinoche 41.1 263 (% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
Cécile Vinoche 40.1 264
Cécile Vinoche 46.1 265 == Re-localiser un colis depuis sa notice ==
Cécile Vinoche 38.1 266
Cécile Vinoche 46.1 267 == Re-localiser des colis en lot ==
Cécile Vinoche 38.1 268
Cécile Vinoche 46.1 269 = Re-localiser des matériels =
Cécile Vinoche 12.1 270
Cécile Vinoche 41.1 271 (% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
Cécile Vinoche 40.1 272
Cécile Vinoche 46.1 273 == Re-localiser un matériel depuis sa notice ==
Cécile Vinoche 12.1 274
Cécile Vinoche 46.1 275 == Re-localiser des matériels en lot ==
Cécile Vinoche 38.1 276
277
Cécile Vinoche 10.1 278 (((
Cécile Vinoche 11.1 279
Cécile Vinoche 9.1 280
281
Cécile Vinoche 10.1 282
283 )))
284 )))|(% style="width:300px" %)(((
285 (% class="box" %)
286 (((
287 **Sommaire**
Cécile Vinoche 11.1 288
Cécile Vinoche 36.1 289
Cécile Vinoche 11.1 290
Cécile Vinoche 10.1 291 )))
Cécile Vinoche 9.1 292
Cécile Vinoche 10.1 293 (% class="box" %)
294 (((
295 **Aller plus loin **
Cécile Vinoche 11.1 296
Cécile Vinoche 45.1 297 * [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome]]
Cécile Vinoche 11.1 298 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
Cécile Vinoche 43.1 299 * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
Cécile Vinoche 42.1 300
301 * [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome]]
Cécile Vinoche 10.1 302 )))
Cécile Vinoche 9.1 303
Cécile Vinoche 10.1 304 (% class="box" %)
305 (((
306 **Icônes principales**
Cécile Vinoche 11.1 307
Cécile Vinoche 45.1 308 * [[image:1754478640662-549.png||height="33" width="34"]] Relocaliser
Cécile Vinoche 11.1 309
Cécile Vinoche 45.1 310 * [[image:1754478670451-230.png]] Emplacement de référence 
311
312 * [[image:1754478731580-746.png]] Localisation temporaire
Cécile Vinoche 10.1 313 )))
314 )))
Cécile Vinoche 9.1 315
Cécile Vinoche 10.1 316
317
318
319
320
321
Cécile Vinoche 5.1 322
Cécile Vinoche 2.1 323 == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
324
325 Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
326
327 Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
328
329 Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
330
331 [[image:1722429463460-776.png]]
332
333 La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
334
335 [[image:1722429610220-518.png]]
336
337 Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
338
339 Cliquer sur suivant.
340
341 [[image:1722429707035-848.png]]
342
343 Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
344
345 * Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
346 * Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
347
348 Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
349
350 [[image:1722430014066-512.png]]
351
352 Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
353
354 Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
355
356 [[image:1722430110755-684.png]]
357
358 L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
359
360
Cécile Vinoche 3.1 361 (% class="box infomessage" %)
Cécile Vinoche 2.1 362 (((
Cécile Vinoche 4.1 363 Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
Cécile Vinoche 2.1 364
Cécile Vinoche 3.1 365 * indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
366 * indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
367
368 Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
Cécile Vinoche 2.1 369 )))
370
371 [[image:1722430794731-330.png]]
372
373 Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
374
375
Cécile Vinoche 7.1 376 = Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
Cécile Vinoche 2.1 377
Cécile Vinoche 6.1 378
379 Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
380
381 * Relocalisation sur les biens
382 * Relocalisation via les paniers
383 * Relocalisation via les emplacements
384
385 Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
386
Cécile Vinoche 7.1 387 == Relocaliser des biens ==
Cécile Vinoche 6.1 388
389 Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
390
391 [[image:1748252901225-736.png]]
392
393 [[image:1748252928447-170.png]]
394
Cécile Vinoche 7.1 395 == Relocaliser via les paniers ==
Cécile Vinoche 6.1 396
397 Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
398
399 L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
400
401 [[image:1748252775480-656.png]]
402
Cécile Vinoche 7.1 403 == Relocaliser via la gestion des emplacements ==
Cécile Vinoche 6.1 404
405 Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
406
407 Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
408
409 [[image:1748253080318-157.png]]
410
Cécile Vinoche 7.1 411 == Historique des relocalisations ==
Cécile Vinoche 6.1 412
413 Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
414
415 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]