Code source wiki de Gérer les relocalisations

Version 18.1 par Cécile Vinoche le 2025/08/06 11:27

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Cécile Vinoche 9.1 1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
Cécile Vinoche 4.1 2
Cécile Vinoche 10.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6
7 )))
Cécile Vinoche 2.1 8
Cécile Vinoche 18.1 9 = A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10
11 La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien** dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
12
13 >(% class="small" %)Cas d'usages courants :
14 > (% class="small" %)Réorganisation interne des **réserves**, **salles**, ou espaces de conservation ;
15 > (% class="small" %)**Correction** d’un emplacement mal saisi ou manquant ;
16 > (% class="small" %)**Déménagement interne** sans logistique complexe ni planification ;
17 > (% class="small" %)**Ajout rétrospectif** d’une localisation initiale pour un bien arrivé au musée ;
18 > (% class="small" %)**Préparation à une campagne de récolement** (positionner des biens non localisés ou mal localisés) ;
19 > (% class="small" %)**Relocalisation après radiation**, pour assurer la traçabilité finale (ex. : //Détruit//, //Cédé//, //Restitué//…).
20
21
Cécile Vinoche 13.1 22 = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
Cécile Vinoche 11.1 23
Cécile Vinoche 13.1 24 Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
Cécile Vinoche 11.1 25
Cécile Vinoche 13.1 26 * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
27 * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
Cécile Vinoche 12.1 28
Cécile Vinoche 16.1 29 Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
Cécile Vinoche 12.1 30
Cécile Vinoche 13.1 31 == Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
Cécile Vinoche 12.1 32
Cécile Vinoche 13.1 33 === Quand l’utiliser ? ===
Cécile Vinoche 12.1 34
Cécile Vinoche 13.1 35 Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
36
37 Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
38
39 * Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
40 * **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
41 * **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
42 * **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
43
Cécile Vinoche 15.1 44 == Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
Cécile Vinoche 13.1 45
46 === Quand l’utiliser ? ===
47
48 Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
49
50 Il s’impose dans les cas suivants :
51
52 * **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
53 * Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
54 * Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
55 * Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
56
Cécile Vinoche 17.1 57 == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
Cécile Vinoche 13.1 58
Cécile Vinoche 16.1 59 Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
60
Cécile Vinoche 14.1 61 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
62 **Critère​**
63 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
64 **Relocalisation​**
65 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
66 **Évènement (mouvement en régie)​**
67 )))
Cécile Vinoche 13.1 68 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 14.1 69 Objectif principal​
Cécile Vinoche 13.1 70 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 14.1 71 Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
Cécile Vinoche 13.1 72 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 14.1 73 Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
Cécile Vinoche 13.1 74 )))
75 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 14.1 76 Niveau de gestion​
77 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 Simple, opérationnel (changement de place)​
79 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
80 Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
81 )))
82 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 Niveau de détail​
84 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
85 Basique (qui, quand, où, commentaire)​
86 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
87 Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
88 )))
89 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 Planification​
91 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
92 Non (action immédiate)​
93 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
94 Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
95 )))
96 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 Suivi de l’historique​
98 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
99 Historique des emplacements (table des récolements)​
100 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
101 Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
102 )))
103 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 Impact sur l’emplacement du bien​
105 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
106 Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
107 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
108 Seule la localisation temporaire est mise à jour​
109 )))
110 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 Utilisé pour​
112 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
113 Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
114 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
115 Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
116 )))
117 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 Personnes concernées​
119 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 Gestionnaires de collection, régisseurs​
121 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
122 Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
123 )))
124 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 Partage d’information​
126 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 Limité, peu visible dans les interfaces projets​
128 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129 Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
130 )))
131
Cécile Vinoche 16.1 132 == Exemples de cas d'usages ==
Cécile Vinoche 14.1 133
134 Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
135
136 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
137 **Situation​**
138 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
139 **Relocalisation​**
140 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
141 **Évènement + Mouvement​**
142 )))
143 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 13.1 144 Déplacement ponctuel sans formalité​
145 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
146 ✅ Adaptée, simple, immédiate​
147 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
148 ❌ Trop lourd, non adapté​
149 )))
150 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 Correction d’emplacement​
152 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
153 ✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
154 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
155 ❌​
156 )))
157 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
159 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
160 ✅ (sans historisation complexe)​
161 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
162 ❌​
163 )))
164 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
166 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
167 ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
168 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 ✅ Suivi via évènement + bordereaux​
170 )))
171 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
173 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 ❌ Non conforme pour traçabilité​
175 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
177 )))
178 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 Expositions permanentes​
180 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
181 ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
182 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
183 ✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
184 )))
185 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
187 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
188 ❌ Non adapté à la gestion collaborative​
189 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
190 ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
191 )))
192 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 Traitement de conservation / restauration / analyse​
194 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
196 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197 ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
198 )))
199 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 Mise à disposition sur place (consultation interne)​
201 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
203 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204 ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
205 )))
206 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 Chantier des collections / Post-récolement​
208 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
210 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211 ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
212 )))
213 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 Transfert entre sites / entre réserves​
215 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 ❌ Risque de perte de traçabilité​
217 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
219 )))
220
221 = Re localiser des biens =
222
223 = Relocaliser des colis =
224
Cécile Vinoche 12.1 225 = Relocaliser des matériels =
226
227
Cécile Vinoche 10.1 228 (((
Cécile Vinoche 11.1 229
Cécile Vinoche 9.1 230
231
Cécile Vinoche 10.1 232
233 )))
234 )))|(% style="width:300px" %)(((
235 (% class="box" %)
236 (((
237 **Sommaire**
Cécile Vinoche 11.1 238
239
Cécile Vinoche 10.1 240 )))
Cécile Vinoche 9.1 241
Cécile Vinoche 10.1 242 (% class="box" %)
243 (((
244 **Aller plus loin **
Cécile Vinoche 11.1 245
246 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
Cécile Vinoche 10.1 247 )))
Cécile Vinoche 9.1 248
Cécile Vinoche 10.1 249 (% class="box" %)
250 (((
251 **Icônes principales**
Cécile Vinoche 11.1 252
253
Cécile Vinoche 10.1 254 )))
255 )))
Cécile Vinoche 9.1 256
Cécile Vinoche 10.1 257
258
259
260
261
262
Cécile Vinoche 5.1 263 = Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
264
Cécile Vinoche 2.1 265 Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
266
267 Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
268
269 [[image:1722417575911-284.png]]
270
271 [[image:1722418241660-648.png]]
272
273 Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
274
275 L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
276
277 [[image:1722418460530-128.png]]
278
279 == Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
280
281 Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
282
283 Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
284
285 [[image:1722418365150-666.png]]
286
287 == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
288
289 Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
290
291 Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
292
293 Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
294
295 [[image:1722429463460-776.png]]
296
297 La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
298
299 [[image:1722429610220-518.png]]
300
301 Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
302
303 Cliquer sur suivant.
304
305 [[image:1722429707035-848.png]]
306
307 Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
308
309 * Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
310 * Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
311
312 Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
313
314 [[image:1722430014066-512.png]]
315
316 Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
317
318 Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
319
320 [[image:1722430110755-684.png]]
321
322 L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
323
324
Cécile Vinoche 3.1 325 (% class="box infomessage" %)
Cécile Vinoche 2.1 326 (((
Cécile Vinoche 4.1 327 Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
Cécile Vinoche 2.1 328
Cécile Vinoche 3.1 329 * indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
330 * indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
331
332 Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
Cécile Vinoche 2.1 333 )))
334
335 [[image:1722430794731-330.png]]
336
337 Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
338
339
Cécile Vinoche 7.1 340 = Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
Cécile Vinoche 2.1 341
Cécile Vinoche 6.1 342
343 Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
344
345 * Relocalisation sur les biens
346 * Relocalisation via les paniers
347 * Relocalisation via les emplacements
348
349 Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
350
Cécile Vinoche 7.1 351 == Relocaliser des biens ==
Cécile Vinoche 6.1 352
353 Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
354
355 [[image:1748252901225-736.png]]
356
357 [[image:1748252928447-170.png]]
358
Cécile Vinoche 7.1 359 == Relocaliser via les paniers ==
Cécile Vinoche 6.1 360
361 Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
362
363 L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
364
365 [[image:1748252775480-656.png]]
366
Cécile Vinoche 7.1 367 == Relocaliser via la gestion des emplacements ==
Cécile Vinoche 6.1 368
369 Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
370
371 Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
372
373 [[image:1748253080318-157.png]]
374
Cécile Vinoche 7.1 375 == Historique des relocalisations ==
Cécile Vinoche 6.1 376
377 Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
378
379 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]