Modifications pour le document Gérer les relocalisations

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Propriétés de la Page

Contenu

@@ -16,10 +16,8 @@
  )))
  (((
--= La relocalisation dans Flora =
++= À quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
--== À quoi servent les relocalisations dans Flora ? ==
--
  La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien** dans Flora et d’enregistrer automatiquement l’**historique complet** de ses localisations. Elle est conçue pour gérer des **déplacements internes, immédiats et ponctuels**, sans tiers impliqués ni formalisation logistique. Simple et rapide à exécuter, elle s’utilise aussi bien pour des **déplacements réels** que pour des **corrections d’emplacement**. Elle ne nécessite **ni événement**, **ni planification**, ne génère **aucun document logistique**, et garantit une historisation** systématique** de chaque changement.
  La relocalisation peut être effectuée :
@@ -65,80 +65,17 @@
  >(% class="small" %)Relocalisations groupées : déplacement simultané d’un grand nombre de biens
--== Relocalisation vs Mouvements lequel utiliser ? ==
++= Relocalisation vs Mouvements lequel utiliser ? =
--|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Critère**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Relocalisation**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Évènement + mouvement**
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Objectif principal
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Niveau de gestion
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Simple, opérationnel (changement de place)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Niveau de détail
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Basique (qui, quand, où, commentaire)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Planification
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Non (action immédiate)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Suivi de l’historique
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Historique des emplacements (table des récolements)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Impact sur l’emplacement du bien
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Seule la localisation temporaire est mise à jour
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Utilisé pour
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Personnes concernées
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Gestionnaires de collection, régisseurs
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Partage d’information
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Limité, peu visible dans les interfaces projets
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
--)))
++|=**Quand utiliser ?**|=**Relocalisation**|=**Mouvement**
++|**Type de déplacement**|Déplacements internes simples|Déplacements nécessitant une documentation via un événement
++|**Logistique**|Sans logistique, sans tiers|Avec tiers, transport, planning
++|**Objectif principal**|Mettre à jour rapidement l’emplacement réel|Assurer la traçabilité logistique et documentaire complète
++|**Documentation générée**|Aucune|Documents logistiques (étiquettes de transport, fiche de prêt, etc.)
++|**Historisation**|Historique automatique de l’emplacement|Historique complet du mouvement
++|**Usages principaux**|Réorganisation interne, corrections, mise à jour avant récolement|Prêts, mises en dépôts, restaurations, expositions, déménagements structurés
--== Re-localiser des biens seuls ou avec leurs éléments associés (colis et matériels) ==
++= Re-localiser des biens seuls ou avec leurs éléments associés (colis et matériels) =
  Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la **cohérence logistique et documentaire** entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés.
@@ -192,6 +192,7 @@
  [[//Retour à la notice de bien//>>image:1754480986685-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
  == Résultat attendu ==
  * Le bien et les éléments cochés sont relocalisés simultanément.
@@ -207,15 +207,6 @@
  Flora permet également de **relocaliser plusieurs biens en une seule opération, depuis l’espace de travail Gérer.** Cette méthode est idéale pour les réorganisations à grande échelle, les corrections massives ou les déplacements internes sans logistique complexe, tout en assurant l’historisation de chaque bien.
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Attention – Limite de relocalisation par lot**
--
--La fonctionnalité de **relocalisation en lot** est limitée à **2000 biens maximum par opération**.
--
--Si votre sélection dépasse ce seuil, vous devrez **fractionner votre traitement en plusieurs lots successifs** ou passer par un mouvement de type transfert.
--)))
--
  [[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Re-localiser**//>>image:1754481796588-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  == Depuis une recherche ==
@@ -238,17 +238,12 @@
  * Une fois la liste des résultats affichée, **cochez les biens** à relocaliser.
  * Vérifiez que la sélection est **complète et cohérente**.
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Attention : si les résultats s’affichent sur plusieurs pages, vous devez parcourir chaque page pour que l’ensemble des éléments soit correctement pris en compte.
  )))
--)))
 . **Renseignez les nouvelles valeurs **et cliquez sur** Re-localiser**
 . **Gérer les éléments associés (colis et matériels)**
 *. Si des **colis ou matériels** sont liés à un ou plusieurs biens sélectionnés, une étape vous proposera de les relocaliser également
 *. Sélectionnez les éléments à relocaliser avec les biens, puis cliquez sur **Suivant**.
--1. **Valider la relocalisation**
++1. **Valider la relocalisatio**n
 *. Un **écran récapitulatif** s’affiche.
 *. Vérifiez le nombre de biens et d’éléments concernés.
 *. Cliquez sur **Oui** pour confirmer.
@@ -293,13 +293,7 @@
  **Lancer la relocalisation**
  * Cliquez sur l’action **Re-localiser l'intégralité du panier.**
--* Sélectionner les biens à relocaliser.
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Attention : si les résultats s’affichent sur plusieurs pages, vous devez parcourir chaque page pour que l’ensemble des éléments soit correctement pris en compte.
--)))
--
++* Sélectionner les biens à relocaliser. **Si le panier contient plusieurs pages de résultats**, veillez à **sélectionner les biens sur toutes les pages** avant de lancer l’action.
  * Renseignez les nouvelles valeurs puis cliquez sur **Re-localiser**.
  )))
 . (((
@@ -332,6 +332,7 @@
  [[//Localisations et matériels mis à jour dans les notices de biens//>>image:1754484892012-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
  == Depuis un emplacement ==
 . (((
@@ -360,13 +360,8 @@
  * Une liste des biens concernés s’affiche.
  * Cochez les biens à relocaliser.
++* Vérifiez la cohérence de la sélection.
  )))
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Attention : si les résultats s’affichent sur plusieurs pages, vous devez parcourir chaque page pour que l’ensemble des éléments soit correctement pris en compte.
--)))
--
 . (((
  **Renseignez les nouvelles valeurs **et cliquez **sur Re-localiser**
  )))
@@ -410,7 +410,7 @@
  Le formulaire permet de définir les nouvelles valeurs qui seront appliquées à **tous les biens sélectionnés**.
  Les champs suivants sont disponibles :
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
  Tous les champs renseignés dans ce formulaire seront appliqués **à l’ensemble des biens sélectionnés**. Veillez à leur cohérence avant validation.
  )))
@@ -418,13 +418,13 @@
  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Description
  |**Nouvel emplacement de référence**|Permet de modifier **l'emplacement permanent du bien** (lieu de conservation pérenne lorsqu'il n'est pas manipulé, prêté ou en dépôt).
  |**Nouvelle localisation temporaire**|Permet de modifier l'endroit où se trouve physiquement le bien à un instant donné, de manière temporaire.
--|**Nouvel utilisateur**|Nouvelle personne (physique ou morale) auprès de qui le bien est déposé.
--|**Nouvelle fonction**|Nouvelle fonction de la personne (physique ou morale).
--|**Commentaire**|Zone libre pour justifier ou contextualiser la relocalisation.
++|**Nouvel utilisateur **//(facultatif)//|Nouvelle personne (physique ou morale) auprès de qui le bien est déposé.
++|**Nouvelle fonction **//(facultatif)//|Nouvelle fonction de la personne (physique ou morale).
++|**Commentaire** //(facultatif)//|Zone libre pour justifier ou contextualiser la relocalisation.
  |**Relocalisé le**|Date d’exécution de la relocalisation. Renseignée automatiquement, mais peut être modifiée si besoin.
  |**Relocalisé par**|Nom de l’utilisateur ayant effectué l’action. Renseigné automatiquement, modifiable si besoin.
-->(% class="small" %)Exemple : Un objet initialement présenté dans **le bureau de l’adjoint au maire** est déplacé dans **le bureau du maire**.
++>(% class="small" %)Un objet initialement présenté dans **le bureau de l’adjoint au maire** est déplacé dans **le bureau du maire**.
  [[//Relocaliser un objet déposé dans le bureau du maire//>>image:1754575814623-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -438,7 +438,7 @@
  * d’un **retard de saisie** (déplacement récent non enregistré à temps),
  * d’une **reconstruction d’historique** à partir d’archives ou de **dossiers d’œuvres**, dans le cadre d’un travail de reprise, d’informatisation ou d’inventaire rétrospectif.
--Etapes à suivre :
++== Étapes à suivre ==
 . Ouvrir le **formulaire de relocalisation** (depuis une notice, une recherche, un panier ou un emplacement).
 . Compléter les champs habituels (//emplacement de référence, localisation temporaire, etc.//).
@@ -455,7 +455,7 @@
  [[//Notice de bien : historique des localisations//>>image:1756109870382-390.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Où retrouver les notices de relocalisation ? =
++== Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.57**
@@ -511,13 +511,7 @@
  **Lancer la relocalisation**
  * Cliquez sur l’action **Re-localiser l'intégralité du panier.**
--* Sélectionner les colis à relocaliser.
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Attention : si les résultats s’affichent sur plusieurs pages, vous devez parcourir chaque page pour que l’ensemble des éléments soit correctement pris en compte.
--)))
--
++* Sélectionner les colis à relocaliser. **Si le panier contient plusieurs pages de résultats**, veillez à **sélectionner les colis sur toutes les pages** avant de lancer l’action.
  * Renseignez les nouvelles valeurs puis cliquez sur **Valider**.
  )))
@@ -529,8 +529,25 @@
  [[//Localisation mise à jour dans toutes les notices de colis//>>image:1754486225342-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Re-localiser du matériel scénographique =
++== Relocalisation des colis à l'issue d'un mouvement ==
++
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.54 et ultérieures**
++
++Les **colis liés à un mouvement** sont **automatiquement relocalisés** lors de l'exécution du mouvement.
++
++Ce mécanisme permet de **mettre à jour leur localisation temporaire** en cohérence avec celle du bien, assurant un **suivi logistique fiable et actualisé**.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Dès que le lien est effectué avec le mouvement**, celui-ci est également **archivé dans la notice du colis**, garantissant une traçabilité complète.
++)))
++
++[[//Mouvements liés au colis//>>image:1756126765247-599.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++= Re-localiser des matériels =
++
  (% class="wikigeneratedid" %)
  Flora permet de relocaliser un matériel scénographique indépendamment d’un bien. Cette opération peut s’effectuer depuis la notice du matériel ou en lot via les paniers.
@@ -571,13 +571,7 @@
  **Lancer la relocalisation**
  * Cliquez sur l’action **Re-localiser l'intégralité du panier.**
--* Sélectionner les matériels à relocaliser.
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Attention : si les résultats s’affichent sur plusieurs pages, vous devez parcourir chaque page pour que l’ensemble des éléments soit correctement pris en compte.
--)))
--
++* Sélectionner les matériels à relocaliser. **Si le panier contient plusieurs pages de résultats**, veillez à **sélectionner les matériels sur toutes les pages** avant de lancer l’action.
  * Renseignez les nouvelles valeurs puis cliquez sur **Valider**.
  )))
@@ -590,6 +590,18 @@
  (((
  [[//Localisation mise à jour dans toutes les notices de matériels//>>image:1754486201740-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Relocalisation des matériels à l'issue d'un mouvement ==
++
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.54 et ultérieures**
++
++Les **matériels liés à un mouvement** sont **automatiquement relocalisés** lors de l'exécution du mouvement.
++
++Ce mécanisme permet de **mettre à jour leur localisation temporaire** en cohérence avec celle du bien, assurant un **suivi logistique fiable et actualisé**.
++
++[[//Localisation temporaire mise à jour dans la notice du matériel//>>image:1756113147189-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  )))
  )))
@@ -606,6 +606,7 @@
  **Aller plus loin **
  * [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ?>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/La%20r%C3%A9gie%20des%20collections/G%C3%A9rer%20les%20%C3%A9v%C3%A8nements/#HRelocalisationvs.C9vE8nement:Quandutiliserl2019unoul2019autre3F||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
  * [[Rechercher dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
  * [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]