Gérer les prêts

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(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

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Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.

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On distingue deux types de prêts :

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* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.

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* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).

)))

(((

= Étapes de gestion des prêts =

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(% class="box successmessage" %)

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(((

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**Bonnes pratiques : **

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* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.

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* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.

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* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**

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* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.

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)))

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Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés.

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|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**

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|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((

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* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"

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* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)

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)))|(((

34

La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.

)))

|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((

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Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué

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)))|(((

41

* Option de préfixe d’évènement

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)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.

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|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((

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Deux options :

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* Création automatique

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* Création manuelle

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)))|(((

49

* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)

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* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements

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)))|(((

52

La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.

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La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements

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)))

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|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((

Deux méthodes :

* Unitaire

* Par lot

.

)))|(((

* Modification dans chaque notice bien du mouvement

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* Traitement groupé via la liste de résultats

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)))|(((

67

Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.

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)))

69

|**5. Gérer les états d’avancement**|(((

70

* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage

71

* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage

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)))|(((

73

* Mise à jour automatique dans la notice bien

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* Relocalisation historisée

75

* Traçabilité dans l’historique de régie

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)))|(((

77

Mouvement de sortie exécuté :

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* État évènement = **En cours**

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* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.

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Mouvement d'entrée exécuté :

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* État évènement = **Terminé**

85

* **Bien retrouve son emplacement de référence**.

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)))

87

|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((

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Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).

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Vérifier la complétude des notices avant publication.

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)))

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= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =

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Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.

Parmi elles :

* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.

100

* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.

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== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==

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Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :

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* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),

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* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).

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=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===

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Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.

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Pour gérer les retours partiels :

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1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.

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1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.

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1. (((

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Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.

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* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.

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)))

121

1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.

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1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.

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)))

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== Étape 1 - Créer l'évènement ==

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(% class="box successmessage" %)

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(((

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**Bonnes pratiques : **

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* Champs à renseigner à minima :

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** **Type** : Exposition

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** **Sous-Type** : Prêt

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** **Organisme de destination**

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** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)

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* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.

)))

== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==

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(% class="box successmessage" %)

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(((

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**Bonnes pratiques : **

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* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.

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* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.

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)))

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>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier

== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==

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(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.

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* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).

166

)))

167

168

>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les mouvements ont été créés manuellement

== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==

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(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.

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Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :

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* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.

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* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.

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)))

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>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.

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>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.

== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==

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=== Exécuter le mouvement de départ ===

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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**Après l'exécution du mouvement de sortie** :

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* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.

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* (((

201

Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :

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203

* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.

204

* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.

)))

)))

=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :

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* (((

216

Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :

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218

* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.

219

* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.

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)))

221

* L'évènement suit son cours avec le reste des biens encore exposés au musé jusqu'en septembre.

)))

=== Exécuter le mouvement de retour final ===

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(% class="box infomessage" %)

229

(((

230

Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :

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232

* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.

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* (((

234

Le **bien** est automatiquement actualisé :

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236

* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.

237

* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.

)))

)))

== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==

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(% class="box successmessage" %)

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**Bonnes pratiques : **

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* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.

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(% class="box infomessage" %)

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La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.

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