Code source wiki de Gérer les prêts
Version 7.1 par Doriane Bautista le 2025/09/01 08:51
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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3.1 | 1 | (% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures** |
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1.1 | 2 | |
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3.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
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6.1 | 6 | Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions. |
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5.1 | 7 | |
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6.1 | 8 | On distingue deux types de prêts : |
| 9 | |||
| 10 | * **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique. | ||
| 11 | * **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.). | ||
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3.1 | 12 | ))) |
| 13 | |||
| 14 | ((( | ||
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7.1 | 15 | = Étapes de gestion des prêts = |
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3.1 | 16 | |
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6.1 | 17 | (% class="box successmessage" %) |
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3.1 | 18 | ((( |
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6.1 | 19 | **Bonnes pratiques : ** |
| 20 | |||
| 21 | * Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain. | ||
| 22 | * Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique. | ||
| 23 | * **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.** | ||
| 24 | * N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps. | ||
| |
3.1 | 25 | ))) |
| 26 | |||
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6.1 | 27 | Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. |
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4.1 | 28 | |
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6.1 | 29 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques** |
| 30 | |**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|((( | ||
| 31 | * Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)" | ||
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7.1 | 32 | * Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles) |
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6.1 | 33 | )))|((( |
| 34 | La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt. | ||
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3.1 | 35 | |
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6.1 | 36 | |
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3.1 | 37 | ))) |
| |
6.1 | 38 | |**2. Associer les biens à l'évènement**|((( |
| 39 | Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué | ||
| 40 | )))|((( | ||
| 41 | * Option de préfixe d’évènement | ||
| 42 | )))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens. | ||
| 43 | |**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|((( | ||
| 44 | Deux options : | ||
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3.1 | 45 | |
| |
6.1 | 46 | * Création automatique |
| 47 | * Création manuelle | ||
| 48 | )))|((( | ||
| 49 | * La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée) | ||
| 50 | * Création manuelle possible pour plusieurs mouvements | ||
| 51 | )))|((( | ||
| 52 | La génération automatique n’est possible qu’une seule fois. | ||
| |
3.1 | 53 | |
| |
6.1 | 54 | La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements |
| 55 | ))) | ||
| |
7.1 | 56 | |**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|((( |
| |
6.1 | 57 | Deux méthodes : |
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3.1 | 58 | |
| |
6.1 | 59 | * Unitaire |
| 60 | * Par lot | ||
| |
3.1 | 61 | |
| |
6.1 | 62 | . |
| 63 | )))|((( | ||
| 64 | * Modification dans chaque notice bien du mouvement | ||
| 65 | * Traitement groupé via la liste de résultats | ||
| 66 | )))|((( | ||
| 67 | Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué. | ||
| |
1.1 | 68 | ))) |
| |
7.1 | 69 | |**5. Gérer les états d’avancement**|((( |
| |
6.1 | 70 | * Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage |
| 71 | * Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage | ||
| 72 | )))|((( | ||
| 73 | * Mise à jour automatique dans la notice bien | ||
| 74 | * Relocalisation historisée | ||
| 75 | * Traçabilité dans l’historique de régie | ||
| 76 | )))|((( | ||
| 77 | Mouvement de sortie exécuté : | ||
| |
1.1 | 78 | |
| |
6.1 | 79 | * État évènement = **En cours** |
| 80 | * **Bien = localisation temporaire mise à jour**. | ||
| |
1.1 | 81 | |
| |
6.1 | 82 | Mouvement d'entrée exécuté : |
| |
1.1 | 83 | |
| |
6.1 | 84 | * État évènement = **Terminé** |
| 85 | * **Bien retrouve son emplacement de référence**. | ||
| |
1.1 | 86 | ))) |
| |
7.1 | 87 | |**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|((( |
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6.1 | 88 | Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires). |
| |
1.1 | 89 | |
| |
6.1 | 90 | Vérifier la complétude des notices avant publication. |
| |
1.1 | 91 | ))) |
| 92 | |||
| |
6.1 | 93 | = Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels = |
| |
1.1 | 94 | |
| |
7.1 | 95 | Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**. |
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1.1 | 96 | |
| |
7.1 | 97 | Parmi elles : |
| 98 | |||
| 99 | * **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025. | ||
| 100 | * Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025. | ||
| 101 | |||
| 102 | == Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? == | ||
| 103 | |||
| |
6.1 | 104 | Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée : |
| |
1.1 | 105 | |
| |
6.1 | 106 | * certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière), |
| 107 | * d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.). | ||
| |
1.1 | 108 | |
| |
6.1 | 109 | === Comment gérer ce cas dans Flora ? === |
| |
1.1 | 110 | |
| |
6.1 | 111 | Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**. |
| 112 | Pour gérer les retours partiels : | ||
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1.1 | 113 | |
| |
6.1 | 114 | 1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés. |
| 115 | 1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition. | ||
| 116 | 1. ((( | ||
| 117 | Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**. | ||
| |
1.1 | 118 | |
| |
6.1 | 119 | * Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité. |
| 120 | ))) | ||
| 121 | 1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif. | ||
| 122 | 1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt. | ||
| |
1.1 | 123 | |
| 124 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 125 | ((( | ||
| |
6.1 | 126 | De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien. |
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1.1 | 127 | ))) |
| 128 | |||
| |
7.1 | 129 | == Étape 1 - Créer l'évènement == |
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1.1 | 130 | |
| |
7.1 | 131 | (% class="box successmessage" %) |
| 132 | ((( | ||
| 133 | **Bonnes pratiques : ** | ||
| |
1.1 | 134 | |
| |
7.1 | 135 | * Champs à renseigner à minima : |
| 136 | ** **Type** : Exposition | ||
| 137 | ** **Sous-Type** : Prêt | ||
| 138 | ** **Organisme de destination** | ||
| 139 | ** **Dates** (prévisionnelles ou réelles) | ||
| 140 | * La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt. | ||
| 141 | ))) | ||
| |
1.1 | 142 | |
| 143 | |||
| |
7.1 | 144 | == Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement == |
| |
1.1 | 145 | |
| |
7.1 | 146 | (% class="box successmessage" %) |
| 147 | ((( | ||
| 148 | **Bonnes pratiques : ** | ||
| |
1.1 | 149 | |
| |
7.1 | 150 | * Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement. |
| 151 | * En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté. | ||
| 152 | ))) | ||
| |
1.1 | 153 | |
| |
7.1 | 154 | >(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier |
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1.1 | 155 | |
| 156 | |||
| 157 | |||
| |
7.1 | 158 | == Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés == |
| |
1.1 | 159 | |
| |
7.1 | 160 | (% class="box successmessage" %) |
| 161 | ((( | ||
| 162 | Bonnes pratiques : | ||
| |
1.1 | 163 | |
| |
7.1 | 164 | * Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**. |
| 165 | * Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé). | ||
| 166 | ))) | ||
| |
1.1 | 167 | |
| |
7.1 | 168 | >(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les mouvements ont été créés manuellement |
| |
1.1 | 169 | |
| 170 | |||
| 171 | |||
| |
7.1 | 172 | == Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens == |
| |
1.1 | 173 | |
| |
7.1 | 174 | (% class="box successmessage" %) |
| 175 | ((( | ||
| 176 | Bonnes pratiques : | ||
| |
1.1 | 177 | |
| |
7.1 | 178 | * Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris. |
| |
1.1 | 179 | |
| |
7.1 | 180 | Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** : |
| |
1.1 | 181 | |
| |
7.1 | 182 | * Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations. |
| 183 | * Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun. | ||
| 184 | ))) | ||
| 185 | |||
| 186 | >(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination. | ||
| 187 | >(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**. | ||
| 188 | |||
| 189 | |||
| 190 | |||
| 191 | == Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements == | ||
| 192 | |||
| 193 | === Exécuter le mouvement de départ === | ||
| 194 | |||
| 195 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 196 | ((( | ||
| 197 | **Après l'exécution du mouvement de sortie** : | ||
| 198 | |||
| 199 | * L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**. | ||
| 200 | * ((( | ||
| 201 | Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés : | ||
| 202 | |||
| 203 | * La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement. | ||
| 204 | * L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence. | ||
| 205 | ))) | ||
| 206 | ))) | ||
| 207 | |||
| 208 | |||
| 209 | === Exécuter le mouvement de retour partiel === | ||
| 210 | |||
| 211 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 212 | ((( | ||
| 213 | Après l’**exécution du mouvement d’entrée** : | ||
| 214 | |||
| 215 | * ((( | ||
| 216 | Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés : | ||
| 217 | |||
| 218 | * La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence. | ||
| 219 | * L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence. | ||
| 220 | ))) | ||
| 221 | * L'évènement suit son cours avec le reste des biens encore exposés au musé jusqu'en septembre. | ||
| 222 | ))) | ||
| 223 | |||
| 224 | |||
| 225 | |||
| 226 | === Exécuter le mouvement de retour final === | ||
| 227 | |||
| 228 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 229 | ((( | ||
| 230 | Après l’**exécution du mouvement d’entrée** : | ||
| 231 | |||
| 232 | * L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**. | ||
| 233 | * ((( | ||
| 234 | Le **bien** est automatiquement actualisé : | ||
| 235 | |||
| 236 | * La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence. | ||
| 237 | * L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence. | ||
| 238 | ))) | ||
| 239 | ))) | ||
| 240 | |||
| 241 | |||
| 242 | |||
| 243 | |||
| 244 | == Étape 6 - Éditer la fiche de prêt == | ||
| 245 | |||
| 246 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 247 | ((( | ||
| 248 | **Bonnes pratiques : ** | ||
| 249 | |||
| 250 | * Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication. | ||
| 251 | ))) | ||
| 252 | |||
| 253 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 254 | ((( | ||
| 255 | La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**. | ||
| 256 | ))) | ||
| 257 | |||
| 258 | |||
| 259 | |||
| 260 | |||
| 261 | |||
| 262 | |||
| 263 | |||
| 264 | |||
| 265 | |||
| 266 | |||
| 267 | |||
| 268 | |||
| 269 | |||
| 270 | |||
| 271 | |||
| |
6.1 | 272 | |
| 273 | ))) | ||
| 274 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 275 | (% class="box" %) | ||
| 276 | ((( | ||
| 277 | **Sommaire** | ||
| 278 | ))) | ||
| |
1.1 | 279 | |
| |
6.1 | 280 | (% class="box" %) |
| 281 | ((( | ||
| 282 | **Aller plus loin** | ||
| |
1.1 | 283 | |
| |
6.1 | 284 | * Gérer les évènements |
| 285 | * Saisir un évènement | ||
| 286 | * Planifier les mouvements | ||
| 287 | * Gérer les expositions itinérantes | ||
| 288 | * Utiliser l'export GAM3 | ||
| 289 | ))) | ||
| |
1.1 | 290 | |
| |
6.1 | 291 | (% class="box" %) |
| 292 | ((( | ||
| 293 | **Icônes principales** | ||
| 294 | ))) | ||
| 295 | ))) | ||
| |
1.1 | 296 | |
| 297 | |||
| 298 | |||
| 299 | |||
| 300 | |||
| 301 | |||
| 302 | |||
| 303 | |||
| 304 | |||
| 305 | |||
| 306 | |||
| 307 | |||
| 308 | |||
| 309 | |||
| 310 | |||
| 311 | |||
| 312 | |||
| 313 | |||
| 314 | |||
| 315 | |||
| 316 | |||
| 317 | |||
| 318 | |||
| 319 | |||
| 320 | |||
| 321 | |||
| 322 | |||
| 323 | |||
| 324 | |||
| 325 | |||
| 326 | |||
| 327 | |||
| 328 | |||
| 329 | |||
| 330 | |||
| 331 | |||
| 332 | |||
| 333 | |||
| 334 | | ||
| 335 | |||
| 336 | |||
| 337 | |||
| 338 | |||
| |
3.1 | 339 |