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Version 62.1 par Doriane Bautista le 2025/09/12 16:44
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1 (% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Fiches de prêt, book, listes d'oeuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour** encadrer** et **suivre** les opérations.
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8 Avec Flora, inutile de ressaisir : les informations des notices d’événements et de mouvements **s'exportent** automatiquement en **documents prêts à l’usage**, **personnalisables **selon l’identité de l’institution.
9 )))
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11 (((
12 = Depuis un évènement =
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14 == Éditer la liste d'oeuvres ==
15
16 La **liste d'oeuvres** est **document pratique **regroupant tous les biens rattachés à l’évènement.
17
18 Il permet notamment de :
19
20 * **fournir une vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
21 * **constituer une pièce de travail ou de validation** avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
22 * **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
23 * **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).
24
25 Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la liste d'oeuvres à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
26
27 Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
28
29 1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
30 1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
31 1. Sélectionner le modèle de publication **Liste d'oeuvres**.
32
33 Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
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35 [[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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38 [[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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41 == Éditer le book ==
42
43 Le **book **est un **document pratique** regroupant l’ensemble des biens liés à l’évènement, présenté sous forme de catalogue illustré avec visuels, informations descriptives et données administratives.
44
45 Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
46
47 Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
48
49 1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
50 1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
51 1. Sélectionner le modèle de publication **Book**.
52
53 Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
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55 [[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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58 [[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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61 == Éditer la fiche de prêt ==
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63 La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
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65 Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
66
67 Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
68
69 1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
70 1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
71 1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
72
73 Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
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75 [[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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78 [[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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80 == Éditer l'arrêté de dépôt ==
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82 L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet.
83 Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif.
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85 Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
86
87 Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
88
89 1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
90 1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
91 1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.**
92
93 Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
94
95 [[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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98 [[//Choix du modèle Dépôt - arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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100
101 = Depuis un mouvement =
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103 == Exporter les listes de colisage ==
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105 (% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
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107 Les listes de colisage sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
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109 Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
110
111 * les **œuvres** ;
112 * les **colis liés aux œuvres** ;
113 * les **matériels liés aux œuvres** ;
114 * les **colis et matériels liés aux œuvres**.
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116 Pour cela :
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118 1. Ouvrir la notice de l’évènement.
119 1. Se positionner dans l’onglet **Mouvements**.
120 1. Repérer le mouvement souhaité dans la liste.
121 1. Cliquer sur le bouton **Exporter** présent sur la ligne de ce mouvement.
122 1. Choisir la liste à générer (œuvres, colis, matériel…).
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124 (% class="box successmessage" %)
125 (((
126 **Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
127 )))
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129 [[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130
131
132 [[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133
134
135 == Éditer un bordereau de transport ==
136
137 Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
138 Il sert à :
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140 * lister les biens transportés,
141 * préciser les lieux de départ et d’arrivée,
142 * identifier le transporteur,
143 * sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
144
145 Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
146
147 Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
148
149 Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
150
151 1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
152 1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
153 1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
154
155 Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
156
157 [[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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160 [[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161
162
163 == Éditer des étiquettes de transport ==
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165 Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
166 Elles permettent de :
167
168 * associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
169 * indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
170 * faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
171
172 Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
173
174 Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
175
176 Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
177
178 1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
179 1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
180 1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
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182 [[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183
184
185 [[//Choix du modèle Étiquette//>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 )))
187 )))|(% style="width:300px" %)(((
188 (% class="box" %)
189 (((
190 **Sommaire**
191
192 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
193 )))
194
195 (% class="box" %)
196 (((
197 **Aller plus loin**
198
199 * [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
200 * [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
201 * [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
202 * [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
203 * [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
204 * [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
205 )))
206
207 (% class="box" %)
208 (((
209 **Icônes principales**
210
211 * [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
212
213 * [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
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