Code source wiki de Produire les documents contractuels et logistiques
Version 60.1 par Doriane Bautista le 2025/09/12 16:40
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
 |
3.1 | 1 | (% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures** |
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1.1 | 2 | |
| |
3.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
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56.1 | 6 | Fiches de prêt, book, listes d'oeuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour** encadrer** et **suivre** les opérations. |
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53.1 | 7 | |
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55.1 | 8 | Avec Flora, inutile de ressaisir : les informations des notices d’événements et de mouvements **s'exportent** automatiquement en **documents prêts à l’usage**, **personnalisables **selon l’identité de l’institution. |
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3.1 | 9 | ))) |
| 10 | |||
| 11 | ((( | ||
| |
51.1 | 12 | = Depuis un évènement = |
| |
22.1 | 13 | |
| |
57.1 | 14 | == Éditer la liste d'oeuvres == |
| |
56.1 | 15 | |
| |
58.1 | 16 | La **liste d'oeuvres** est **document pratique **regroupant tous les biens rattachés à l’évènement. |
| |
56.1 | 17 | |
| 18 | Il permet notamment de : | ||
| 19 | |||
| |
59.1 | 20 | * **fournir une vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ; |
| 21 | * **constituer une pièce de travail ou de validation** avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ; | ||
| |
56.1 | 22 | * **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ; |
| 23 | * **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie). | ||
| 24 | |||
| 25 | Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la liste d'oeuvres à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe. | ||
| 26 | |||
| 27 | Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : | ||
| 28 | |||
| 29 | 1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**. | ||
| 30 | 1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils. | ||
| 31 | 1. Sélectionner le modèle de publication **Liste d'oeuvres**. | ||
| 32 | |||
| 33 | Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires). | ||
| 34 | |||
| |
57.1 | 35 | [[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
56.1 | 36 | |
| 37 | |||
| |
57.1 | 38 | [[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
56.1 | 39 | |
| 40 | |||
| |
57.1 | 41 | == Éditer le book == |
| |
56.1 | 42 | |
| |
57.1 | 43 | Le **book **est un **document pratique** regroupant l’ensemble des biens liés à l’évènement, présenté sous forme de catalogue illustré avec visuels, informations descriptives et données administratives. |
| 44 | |||
| |
56.1 | 45 | Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe. |
| 46 | |||
| 47 | Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : | ||
| 48 | |||
| 49 | 1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**. | ||
| 50 | 1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils. | ||
| |
57.1 | 51 | 1. Sélectionner le modèle de publication **Book**. |
| |
56.1 | 52 | |
| 53 | Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires). | ||
| 54 | |||
| |
57.1 | 55 | [[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
56.1 | 56 | |
| |
57.1 | 57 | |
| 58 | [[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 59 | |||
| 60 | |||
| |
31.1 | 61 | == Éditer la fiche de prêt == |
| |
30.1 | 62 | |
| |
31.1 | 63 | La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif. |
| |
1.1 | 64 | |
| |
31.1 | 65 | Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe. |
| |
1.1 | 66 | |
| |
31.1 | 67 | Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : |
| |
1.1 | 68 | |
| |
31.1 | 69 | 1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**. |
| 70 | 1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils. | ||
| 71 | 1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**. | ||
| |
1.1 | 72 | |
| |
31.1 | 73 | Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires). |
| |
7.1 | 74 | |
| |
31.1 | 75 | [[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
7.1 | 76 | |
| 77 | |||
| |
31.1 | 78 | [[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
7.1 | 79 | |
| |
45.1 | 80 | == Éditer l'arrêté de dépôt == |
| |
44.1 | 81 | |
| 82 | L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet. | ||
| 83 | Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif. | ||
| 84 | |||
| 85 | Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe. | ||
| 86 | |||
| 87 | Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : | ||
| 88 | |||
| 89 | 1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt. | ||
| 90 | 1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils. | ||
| 91 | 1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.** | ||
| 92 | |||
| |
45.1 | 93 | Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires. |
| |
44.1 | 94 | |
| |
45.1 | 95 | [[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
44.1 | 96 | |
| 97 | |||
| |
45.1 | 98 | [[//Choix du modèle Dépôt- arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
44.1 | 99 | |
| 100 | |||
| |
51.1 | 101 | = Depuis un mouvement = |
| |
7.1 | 102 | |
| |
47.1 | 103 | == Exporter les listes de colisage == |
| 104 | |||
| 105 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures** | ||
| 106 | |||
| |
60.1 | 107 | Les listes de colisage sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**. |
| 108 | |||
| |
47.1 | 109 | Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments : |
| 110 | |||
| 111 | * les **œuvres** ; | ||
| 112 | * les **colis liés aux œuvres** ; | ||
| 113 | * les **matériels liés aux œuvres** ; | ||
| 114 | * les **colis et matériels liés aux œuvres**. | ||
| 115 | |||
| |
60.1 | 116 | Pour cela : |
| |
47.1 | 117 | |
| |
60.1 | 118 | 1. Ouvrir la notice de l’évènement. |
| 119 | 1. Se positionner dans l’onglet **Mouvements**. | ||
| 120 | 1. Repérer le mouvement souhaité dans la liste. | ||
| 121 | 1. Cliquer sur le bouton **Exporter** présent sur la ligne de ce mouvement. | ||
| 122 | 1. Choisir la liste à générer (œuvres, colis, matériel…). | ||
| 123 | |||
| |
47.1 | 124 | (% class="box successmessage" %) |
| 125 | ((( | ||
| 126 | **Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet. | ||
| |
48.1 | 127 | ))) |
| |
47.1 | 128 | |
| |
48.1 | 129 | [[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
47.1 | 130 | |
| 131 | |||
| |
48.1 | 132 | [[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
47.1 | 133 | |
| |
48.1 | 134 | |
| |
42.1 | 135 | == Éditer un bordereau de transport == |
| 136 | |||
| |
31.1 | 137 | Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement. |
| 138 | Il sert à : | ||
| |
7.1 | 139 | |
| |
31.1 | 140 | * lister les biens transportés, |
| 141 | * préciser les lieux de départ et d’arrivée, | ||
| 142 | * identifier le transporteur, | ||
| 143 | * sécuriser la traçabilité logistique du mouvement. | ||
| |
7.1 | 144 | |
| |
31.1 | 145 | Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée. |
| |
7.1 | 146 | |
| |
31.1 | 147 | Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire. |
| |
7.1 | 148 | |
| |
31.1 | 149 | Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : |
| |
7.1 | 150 | |
| |
31.1 | 151 | 1. Ouvrir la **notice du mouvement**. |
| 152 | 1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils. | ||
| 153 | 1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**. | ||
| |
13.1 | 154 | |
| |
31.1 | 155 | Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires). |
| |
13.1 | 156 | |
| |
31.1 | 157 | [[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
13.1 | 158 | |
| |
31.1 | 159 | [[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
13.1 | 160 | |
| 161 | |||
| |
48.1 | 162 | == Éditer des étiquettes de transport == |
| 163 | |||
| |
31.1 | 164 | Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement. |
| 165 | Elles permettent de : | ||
| |
13.1 | 166 | |
| |
31.1 | 167 | * associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant, |
| 168 | * indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes), | ||
| 169 | * faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement. | ||
| |
13.1 | 170 | |
| |
31.1 | 171 | Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques. |
| |
13.1 | 172 | |
| |
31.1 | 173 | Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle. |
| |
13.1 | 174 | |
| |
31.1 | 175 | Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : |
| |
7.1 | 176 | |
| |
31.1 | 177 | 1. Ouvrir la **notice du mouvement**. |
| 178 | 1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils. | ||
| 179 | 1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**. | ||
| |
7.1 | 180 | |
| |
31.1 | 181 | [[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
8.1 | 182 | |
| 183 | |||
| |
31.1 | 184 | [[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
7.1 | 185 | ))) |
| |
6.1 | 186 | )))|(% style="width:300px" %)((( |
| 187 | (% class="box" %) | ||
| 188 | ((( | ||
| 189 | **Sommaire** | ||
| |
9.1 | 190 | |
| 191 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} | ||
| |
6.1 | 192 | ))) |
| |
1.1 | 193 | |
| |
6.1 | 194 | (% class="box" %) |
| 195 | ((( | ||
| 196 | **Aller plus loin** | ||
| |
1.1 | 197 | |
| |
46.1 | 198 | * [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]] |
| 199 | * [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]] | ||
| |
49.1 | 200 | * [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]] |
| 201 | * [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]] | ||
| |
50.1 | 202 | * [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]] |
| |
53.2 | 203 | * [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]] |
| |
6.1 | 204 | ))) |
| |
1.1 | 205 | |
| |
6.1 | 206 | (% class="box" %) |
| 207 | ((( | ||
| 208 | **Icônes principales** | ||
| |
8.1 | 209 | |
| 210 | * [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication | ||
| |
49.1 | 211 | |
| 212 | * [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage | ||
| |
6.1 | 213 | ))) |
| 214 | ))) | ||
| |
1.1 | 215 | |
| |
3.1 | 216 |