Gérer les prêts

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(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.

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On distingue deux types de prêts :

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* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.

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* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).

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= Étapes de gestion des prêts =

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(% class="box successmessage" %)

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**Bonnes pratiques : **

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* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.

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* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.

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* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**

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* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.

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)))

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Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés.

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|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**

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|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((

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* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"

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* Renseigner au minimum : type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)

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La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.

)))

|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((

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Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué

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)))|(((

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* Option de préfixe d’évènement

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)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.

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|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((

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Deux options :

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* Création automatique

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* Création manuelle

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)))|(((

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* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)

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* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements

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)))|(((

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La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.

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La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements

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)))

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|**5. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((

Deux méthodes :

* Unitaire

* Par lot

.

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* Modification dans chaque notice bien du mouvement

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* Traitement groupé via la liste de résultats

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)))|(((

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Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.

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)))

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|**6. Gérer les états d’avancement**|(((

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* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage

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* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage

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)))|(((

73

* Mise à jour automatique dans la notice bien

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* Relocalisation historisée

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* Traçabilité dans l’historique de régie

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)))|(((

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Mouvement de sortie exécuté :

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* État évènement = **En cours**

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* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.

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Mouvement d'entrée exécuté :

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* État évènement = **Terminé**

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* **Bien retrouve son emplacement de référence**.

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)))

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|**7. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((

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Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).

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Vérifier la complétude des notices avant publication.

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)))

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= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =

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== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==

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Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :

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* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),

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* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).

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=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===

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Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.

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Pour gérer les retours partiels :

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