Code source wiki de Gérer les prêts
Version 6.1 par Cécile Vinoche le 2025/09/01 08:37
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| author | version | line-number | content |
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3.1 | 1 | (% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures** |
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1.1 | 2 | |
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3.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
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6.1 | 6 | Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions. |
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5.1 | 7 | |
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6.1 | 8 | On distingue deux types de prêts : |
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| 10 | * **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique. | ||
| 11 | * **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.). | ||
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3.1 | 12 | ))) |
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| 14 | ((( | ||
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6.1 | 15 | = Étapes de gestion des prêts = |
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6.1 | 17 | (% class="box successmessage" %) |
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3.1 | 18 | ((( |
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6.1 | 19 | **Bonnes pratiques : ** |
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| 21 | * Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain. | ||
| 22 | * Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique. | ||
| 23 | * **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.** | ||
| 24 | * N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps. | ||
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3.1 | 25 | ))) |
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6.1 | 27 | Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. |
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4.1 | 28 | |
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6.1 | 29 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques** |
| 30 | |**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|((( | ||
| 31 | * Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)" | ||
| 32 | * Renseigner au minimum : type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles) | ||
| 33 | )))|((( | ||
| 34 | La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt. | ||
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3.1 | 35 | |
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6.1 | 36 | |
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3.1 | 37 | ))) |
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6.1 | 38 | |**2. Associer les biens à l'évènement**|((( |
| 39 | Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué | ||
| 40 | )))|((( | ||
| 41 | * Option de préfixe d’évènement | ||
| 42 | )))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens. | ||
| 43 | |**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|((( | ||
| 44 | Deux options : | ||
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3.1 | 45 | |
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6.1 | 46 | * Création automatique |
| 47 | * Création manuelle | ||
| 48 | )))|((( | ||
| 49 | * La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée) | ||
| 50 | * Création manuelle possible pour plusieurs mouvements | ||
| 51 | )))|((( | ||
| 52 | La génération automatique n’est possible qu’une seule fois. | ||
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3.1 | 53 | |
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6.1 | 54 | La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements |
| 55 | ))) | ||
| 56 | |**5. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|((( | ||
| 57 | Deux méthodes : | ||
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3.1 | 58 | |
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6.1 | 59 | * Unitaire |
| 60 | * Par lot | ||
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3.1 | 61 | |
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6.1 | 62 | . |
| 63 | )))|((( | ||
| 64 | * Modification dans chaque notice bien du mouvement | ||
| 65 | * Traitement groupé via la liste de résultats | ||
| 66 | )))|((( | ||
| 67 | Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué. | ||
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1.1 | 68 | ))) |
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6.1 | 69 | |**6. Gérer les états d’avancement**|((( |
| 70 | * Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage | ||
| 71 | * Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage | ||
| 72 | )))|((( | ||
| 73 | * Mise à jour automatique dans la notice bien | ||
| 74 | * Relocalisation historisée | ||
| 75 | * Traçabilité dans l’historique de régie | ||
| 76 | )))|((( | ||
| 77 | Mouvement de sortie exécuté : | ||
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1.1 | 78 | |
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6.1 | 79 | * État évènement = **En cours** |
| 80 | * **Bien = localisation temporaire mise à jour**. | ||
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1.1 | 81 | |
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6.1 | 82 | Mouvement d'entrée exécuté : |
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1.1 | 83 | |
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6.1 | 84 | * État évènement = **Terminé** |
| 85 | * **Bien retrouve son emplacement de référence**. | ||
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1.1 | 86 | ))) |
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6.1 | 87 | |**7. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|((( |
| 88 | Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires). | ||
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1.1 | 89 | |
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6.1 | 90 | Vérifier la complétude des notices avant publication. |
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1.1 | 91 | ))) |
| 92 | |||
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6.1 | 93 | = Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels = |
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1.1 | 94 | |
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6.1 | 95 | == Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? == |
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1.1 | 96 | |
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6.1 | 97 | Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée : |
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1.1 | 98 | |
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6.1 | 99 | * certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière), |
| 100 | * d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.). | ||
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1.1 | 101 | |
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6.1 | 102 | === Comment gérer ce cas dans Flora ? === |
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1.1 | 103 | |
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6.1 | 104 | Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**. |
| 105 | Pour gérer les retours partiels : | ||
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1.1 | 106 | |
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6.1 | 107 | 1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés. |
| 108 | 1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition. | ||
| 109 | 1. ((( | ||
| 110 | Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**. | ||
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1.1 | 111 | |
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6.1 | 112 | * Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité. |
| 113 | ))) | ||
| 114 | 1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif. | ||
| 115 | 1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt. | ||
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1.1 | 116 | |
| 117 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 118 | ((( | ||
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6.1 | 119 | De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien. |
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1.1 | 120 | ))) |
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6.1 | 142 | |
| 143 | ))) | ||
| 144 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 145 | (% class="box" %) | ||
| 146 | ((( | ||
| 147 | **Sommaire** | ||
| 148 | ))) | ||
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1.1 | 149 | |
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6.1 | 150 | (% class="box" %) |
| 151 | ((( | ||
| 152 | **Aller plus loin** | ||
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1.1 | 153 | |
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6.1 | 154 | * Gérer les évènements |
| 155 | * Saisir un évènement | ||
| 156 | * Planifier les mouvements | ||
| 157 | * Gérer les expositions itinérantes | ||
| 158 | * Utiliser l'export GAM3 | ||
| 159 | ))) | ||
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1.1 | 160 | |
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6.1 | 161 | (% class="box" %) |
| 162 | ((( | ||
| 163 | **Icônes principales** | ||
| 164 | ))) | ||
| 165 | ))) | ||
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1.1 | 166 | |
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| 168 | |||
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6.1 | 169 | |
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1.1 | 170 | |
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6.1 | 171 | |
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1.1 | 172 | |
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6.1 | 173 | |
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1.1 | 174 | |
| 175 | |||
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6.1 | 176 | |
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1.1 | 177 | |
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6.1 | 178 | |
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1.1 | 179 | |
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6.1 | 180 | |
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1.1 | 181 | |
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6.1 | 182 | |
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1.1 | 183 | |
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6.1 | 184 | |
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1.1 | 185 | |
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6.1 | 186 | |
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1.1 | 187 | |
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6.1 | 188 | |
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1.1 | 189 | |
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6.1 | 190 | |
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1.1 | 191 | |
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6.1 | 192 | |
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1.1 | 193 | |
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6.1 | 194 | |
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1.1 | 195 | |
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6.1 | 197 | |
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1.1 | 198 | |
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6.1 | 199 | |
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1.1 | 200 | |
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6.1 | 201 | |
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1.1 | 202 | |
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6.1 | 203 | |
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1.1 | 204 | |
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6.1 | 205 | |
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1.1 | 206 | |
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6.1 | 211 | |
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1.1 | 212 | |
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1.1 | 214 | |
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6.1 | 223 | |
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1.1 | 224 | |
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6.1 | 225 | |
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1.1 | 226 | |
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6.1 | 227 | |
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1.1 | 228 | |
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6.1 | 229 | |
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1.1 | 230 | |
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1.1 | 234 | |
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1.1 | 236 | |
| 237 | |||
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3.1 | 238 |