Code source wiki de Produire les documents contractuels et logistiques

Version 56.1 par Cécile Vinoche le 2025/09/12 16:31

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version	line-number	content
3.1	1	(% class="mark small" %) Version 4.5.19 et ultérieures
1.1	2
3.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
56.1	6	Fiches de prêt, book, listes d'oeuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour encadrer et suivre les opérations.
53.1	7
55.1	8	Avec Flora, inutile de ressaisir : les informations des notices d’événements et de mouvements s'exportent automatiquement en documents prêts à l’usage, personnalisables selon l’identité de l’institution.
3.1	9	)))
	10
	11	(((
51.1	12	= Depuis un évènement =
22.1	13
56.1	14	== Éditer la liste d'oeuvres ==
	15
	16	La liste d'oeuvres est document récapitulatif de tous les biens rattachés à l’évènement.
	17
	18	Il permet notamment de :
	19
	20	* fournir une vue d’ensemble des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
	21	* constituer une pièce de travail ou de validation avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
	22	* partager une liste claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
	23	* préparer en amont les opérations logistiques (mouvements, assurances, scénographie).
	24
	25	Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement la liste d'oeuvres à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
	26
	27	Pour cela, on utilise les modèles de publication :
	28
	29	1. Ouvrir la notice de l’évènement de prêt.
	30	1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
	31	1. Sélectionner le modèle de publication Liste d'oeuvres.
	32
	33	Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
	34
	35	[[image:1756713093052-880.png]]
	36
	37
	38
	39	== Éditer le book ==
	40
	41	Le book est un document pratique complet regroupant l’ensemble des biens liés à l’évènement, présenté sous forme de catalogue illustré avec visuels, informations descriptives et données administratives.
	42
	43	Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
	44
	45	Pour cela, on utilise les modèles de publication :
	46
	47	1. Ouvrir la notice de l’évènement de prêt.
	48	1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
	49	1. Sélectionner le modèle de publication Fiche de prêt.
	50
	51	Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
	52
	53	[[image:1756713093052-880.png]]
	54
31.1	55	== Éditer la fiche de prêt ==
30.1	56
31.1	57	La fiche de prêt est un document officiel qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
1.1	58
31.1	59	Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
1.1	60
31.1	61	Pour cela, on utilise les modèles de publication :
1.1	62
31.1	63	1. Ouvrir la notice de l’évènement de prêt.
	64	1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
	65	1. Sélectionner le modèle de publication Fiche de prêt.
1.1	66
31.1	67	Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
7.1	68
31.1	69	[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
7.1	70
	71
31.1	72	[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
7.1	73
45.1	74	== Éditer l'arrêté de dépôt ==
44.1	75
	76	L’arrêté de dépôt est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet.
	77	Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif.
	78
	79	Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
	80
	81	Pour cela, on utilise les modèles de publication :
	82
	83	1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
	84	1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
	85	1. Sélectionner le modèle de publication Arrêté de dépôt.
	86
45.1	87	Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
44.1	88
45.1	89	[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44.1	90
	91
45.1	92	[[//Choix du modèle Dépôt- arrêté //>>image:1747924150734-330.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44.1	93
	94
51.1	95	= Depuis un mouvement =
7.1	96
47.1	97	== Exporter les listes de colisage ==
	98
	99	(% class="mark small" %)Version 4.5.29 et ultérieures
	100
	101	Depuis l’événement, dans l’onglet Mouvements, il est possible d’exporter les listes de colisage pour différents éléments :
	102
	103	* les œuvres ;
	104	* les colis liés aux œuvres ;
	105	* les matériels liés aux œuvres ;
	106	* les colis et matériels liés aux œuvres.
	107
	108	Ces listes sont essentielles pour le suivi des collections : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux transporteurs pour préparer la logistique, aux assurances pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux partenaires de l’événement.
	109
	110	(% class="box successmessage" %)
	111	(((
	112	Rappel : Lorsqu’un bien est refusé dans l’événement, il n’apparaît pas dans les listes de colisage, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
48.1	113	)))
47.1	114
48.1	115	[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47.1	116
	117
48.1	118	[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47.1	119
48.1	120
42.1	121	== Éditer un bordereau de transport ==
	122
31.1	123	Le bordereau de transport est un document officiel qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
	124	Il sert à :
7.1	125
31.1	126	* lister les biens transportés,
	127	* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
	128	* identifier le transporteur,
	129	* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
7.1	130
31.1	131	Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
7.1	132
31.1	133	Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
7.1	134
31.1	135	Pour cela, on utilise les modèles de publication :
7.1	136
31.1	137	1. Ouvrir la notice du mouvement.
	138	1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
	139	1. Sélectionner le modèle de publication Bordereau de transport.
13.1	140
31.1	141	Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
13.1	142
31.1	143	[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
13.1	144
31.1	145	[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
13.1	146
	147
48.1	148	== Éditer des étiquettes de transport ==
	149
31.1	150	Les étiquettes de transport sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
	151	Elles permettent de :
13.1	152
31.1	153	* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
	154	* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
	155	* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
13.1	156
31.1	157	Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
13.1	158
31.1	159	Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
13.1	160
31.1	161	Pour cela, on utilise les modèles de publication :
7.1	162
31.1	163	1. Ouvrir la notice du mouvement.
	164	1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
	165	1. Sélectionner le modèle de publication Étiquettes.
7.1	166
31.1	167	[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
8.1	168
	169
31.1	170	[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
7.1	171	)))
6.1	172	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	173	(% class="box" %)
	174	(((
	175	Sommaire
9.1	176
	177	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
6.1	178	)))
1.1	179
6.1	180	(% class="box" %)
	181	(((
	182	Aller plus loin
1.1	183
46.1	184	* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome\|\|target="_blank"]]
	185	* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome\|\|target="_blank"]]
49.1	186	* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome\|\|target="_blank"]]
	187	* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome\|\|target="_blank"]]
50.1	188	* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome\|\|target="_blank"]]
53.2	189	* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome\|\|target="_blank"]]
6.1	190	)))
1.1	191
6.1	192	(% class="box" %)
	193	(((
	194	Icônes principales
8.1	195
	196	* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
49.1	197
	198	* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
6.1	199	)))
	200	)))
1.1	201
3.1	202

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