Code source wiki de Produire les documents contractuels et logistiques
Version 53.1 par Cécile Vinoche le 2025/09/12 16:18
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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3.1 | 1 | (% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures** |
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1.1 | 2 | |
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3.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
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53.1 | 6 | Fiches de prêt, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour encadrer et suivre les opérations. |
| 7 | |||
| 8 | Avec Flora, inutile de ressaisir : les informations des notices d’événements et de mouvements s'exportent automatiquement en documents prêts à l’usage, personnalisables selon l’identité de l’institution. | ||
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3.1 | 9 | ))) |
| 10 | |||
| 11 | ((( | ||
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51.1 | 12 | = Depuis un évènement = |
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22.1 | 13 | |
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31.1 | 14 | == Éditer la fiche de prêt == |
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30.1 | 15 | |
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31.1 | 16 | La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif. |
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1.1 | 17 | |
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31.1 | 18 | Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe. |
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1.1 | 19 | |
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31.1 | 20 | Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : |
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1.1 | 21 | |
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31.1 | 22 | 1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**. |
| 23 | 1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils. | ||
| 24 | 1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**. | ||
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1.1 | 25 | |
| |
31.1 | 26 | Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires). |
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7.1 | 27 | |
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31.1 | 28 | [[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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7.1 | 29 | |
| 30 | |||
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31.1 | 31 | [[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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7.1 | 32 | |
| |
45.1 | 33 | == Éditer l'arrêté de dépôt == |
| |
44.1 | 34 | |
| 35 | L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet. | ||
| 36 | Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif. | ||
| 37 | |||
| 38 | Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe. | ||
| 39 | |||
| 40 | Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : | ||
| 41 | |||
| 42 | 1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt. | ||
| 43 | 1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils. | ||
| 44 | 1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.** | ||
| 45 | |||
| |
45.1 | 46 | Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires. |
| |
44.1 | 47 | |
| |
45.1 | 48 | [[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
44.1 | 49 | |
| 50 | |||
| |
45.1 | 51 | [[//Choix du modèle Dépôt- arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
44.1 | 52 | |
| 53 | |||
| |
51.1 | 54 | = Depuis un mouvement = |
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7.1 | 55 | |
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47.1 | 56 | == Exporter les listes de colisage == |
| 57 | |||
| 58 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures** | ||
| 59 | |||
| 60 | Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments : | ||
| 61 | |||
| 62 | * les **œuvres** ; | ||
| 63 | * les **colis liés aux œuvres** ; | ||
| 64 | * les **matériels liés aux œuvres** ; | ||
| 65 | * les **colis et matériels liés aux œuvres**. | ||
| 66 | |||
| 67 | Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**. | ||
| 68 | |||
| 69 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 70 | ((( | ||
| 71 | **Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet. | ||
| |
48.1 | 72 | ))) |
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47.1 | 73 | |
| |
48.1 | 74 | [[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
47.1 | 75 | |
| 76 | |||
| |
48.1 | 77 | [[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
47.1 | 78 | |
| |
48.1 | 79 | |
| |
42.1 | 80 | == Éditer un bordereau de transport == |
| 81 | |||
| |
31.1 | 82 | Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement. |
| 83 | Il sert à : | ||
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7.1 | 84 | |
| |
31.1 | 85 | * lister les biens transportés, |
| 86 | * préciser les lieux de départ et d’arrivée, | ||
| 87 | * identifier le transporteur, | ||
| 88 | * sécuriser la traçabilité logistique du mouvement. | ||
| |
7.1 | 89 | |
| |
31.1 | 90 | Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée. |
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7.1 | 91 | |
| |
31.1 | 92 | Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire. |
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7.1 | 93 | |
| |
31.1 | 94 | Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : |
| |
7.1 | 95 | |
| |
31.1 | 96 | 1. Ouvrir la **notice du mouvement**. |
| 97 | 1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils. | ||
| 98 | 1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**. | ||
| |
13.1 | 99 | |
| |
31.1 | 100 | Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires). |
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13.1 | 101 | |
| |
31.1 | 102 | [[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
13.1 | 103 | |
| |
31.1 | 104 | [[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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13.1 | 105 | |
| 106 | |||
| |
48.1 | 107 | == Éditer des étiquettes de transport == |
| 108 | |||
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31.1 | 109 | Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement. |
| 110 | Elles permettent de : | ||
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13.1 | 111 | |
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31.1 | 112 | * associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant, |
| 113 | * indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes), | ||
| 114 | * faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement. | ||
| |
13.1 | 115 | |
| |
31.1 | 116 | Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques. |
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13.1 | 117 | |
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31.1 | 118 | Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle. |
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13.1 | 119 | |
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31.1 | 120 | Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : |
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7.1 | 121 | |
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31.1 | 122 | 1. Ouvrir la **notice du mouvement**. |
| 123 | 1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils. | ||
| 124 | 1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**. | ||
| |
7.1 | 125 | |
| |
31.1 | 126 | [[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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8.1 | 127 | |
| 128 | |||
| |
31.1 | 129 | [[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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7.1 | 130 | ))) |
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6.1 | 131 | )))|(% style="width:300px" %)((( |
| 132 | (% class="box" %) | ||
| 133 | ((( | ||
| 134 | **Sommaire** | ||
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9.1 | 135 | |
| 136 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} | ||
| |
6.1 | 137 | ))) |
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1.1 | 138 | |
| |
6.1 | 139 | (% class="box" %) |
| 140 | ((( | ||
| 141 | **Aller plus loin** | ||
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1.1 | 142 | |
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46.1 | 143 | * [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]] |
| 144 | * [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]] | ||
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49.1 | 145 | * [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]] |
| 146 | * [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]] | ||
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50.1 | 147 | * [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]] |
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6.1 | 148 | ))) |
| |
1.1 | 149 | |
| |
6.1 | 150 | (% class="box" %) |
| 151 | ((( | ||
| 152 | **Icônes principales** | ||
| |
8.1 | 153 | |
| 154 | * [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication | ||
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49.1 | 155 | |
| 156 | * [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage | ||
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6.1 | 157 | ))) |
| 158 | ))) | ||
| |
1.1 | 159 | |
| |
3.1 | 160 |