Code source wiki de Gérer les prêts

Version 33.1 par Joséphine Ducruet le 2025/09/08 13:51

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version	line-number	content
3.1	1	(% class="mark small" %) Version 4.5.19 et ultérieures
1.1	2
3.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
6.1	6	Dans Flora, un prêt est géré comme un évènement structuré, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
5.1	7
6.1	8	On distingue deux types de prêts :
	9
	10	* Les prêts pour exposition, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
	11	* Les prêts ponctuels hors exposition (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
3.1	12	)))
	13
	14	(((
23.1	15	= Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
22.1	16
23.1	17	== Comprendre le rôle de Flora ==
22.1	18
23.1	19	Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur (musée, galerie, centre culturel, etc.).
22.1	20	Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.
	21
	22	Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
	23
	24	* Planification et enregistrement des mouvements : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
	25	* Cadre administratif documenté : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
	26	* Lien avec les notices des biens : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
	27
	28	Cela permet au musée de disposer d’un dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
	29
23.1	30	== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
22.1	31
	32	Pour les prêts destinés à une exposition externe, Flora met à disposition une grille de saisie spécifique intitulée //Prêts (pour exposition dans une autre institution)//.
	33	Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
	34
	35	Cette grille comprend une série de champs spécifiques qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
	36
23.1	37	\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Nom du champ\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
22.1	38	\|Commission\|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
	39	\|Précisions sur la commission\|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
	40	\|Organisme responsable\|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
	41	il est important de ne pas confondre Organisme responsable (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec l’Organisme du lieu de destination (qui accueille matériellement les œuvres).
	42	\|Date d’alerte\|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
	43	\|Date de demande de restauration\|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
	44	\|Présentation\|Type de présentation prévue.
	45	\|Date de présentation prévue\|Date initialement planifiée pour la présentation.
	46	\|Date de présentation réelle\|Date effective de la présentation.
	47	\|DASTN – date d’envoi\|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
	48	\|DASTN – du / au\|Période couverte par l’autorisation de sortie.
	49	\|DASTN – date accord\|Date de l’accord officiel.
	50	\|DASTN – n° autorisation\|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
	51	\|DASTN – remarque\|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
	52	\|Date de procuration en douane\|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
	53	\|Transporteur\|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
	54	\|Type de transporteur\|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
	55	\|Certificat\|Référence du certificat associé au transport.
	56	\|Organisme (transport)\|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
	57	\|Date demande du CA\|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
	58	\|Date réception du CA\|Date de réception du certificat d’assurance.
	59	\|Remarque transport\|Informations complémentaires relatives au transport.
	60	\|Facility report – date de la demande\|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
	61	\|Facility report – date de réception\|Date de réception du facility report.
	62
24.1	63	En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour enrichir le suivi du prêt. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
22.1	64
	65	* Contact et fonction : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
	66	* Bibliographie : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
	67	* Documents ou unités d’archives : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
	68
	69	En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les données administratives, scientifiques et documentaires du prêt. Cela garantit une traçabilité optimale et un historique exploitable à long terme.
	70
23.1	71	== Suivre le cycle de gestion d’un prêt exposition ==
22.1	72
23.1	73	La gestion d’un prêt pour une exposition externe dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
22.1	74
23.1	75	* Création de l’évènement avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
	76	* Association des biens concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
	77	* Planification des mouvements (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
	78	* Exécution des mouvements, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
	79	* Suivi de l’évènement, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
	80
	81	Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des spécificités propres aux prêts pour exposition : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
	82
	83	= Gérer un prêt autre que pour une exposition =
	84
	85	== Comprendre le rôle de Flora ==
	86
	87	Les prêts autres que pour une exposition concernent la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle, par exemple :
	88
22.1	89	* colloques ou séminaires,
	90	* soirées événementielles,
	91	* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
	92
	93	Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
	94
	95	Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
	96
	97	* Un suivi logistique identique à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
	98	* Une documentation adaptée : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
	99	* Une traçabilité historique : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
	100
	101	Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
	102
23.1	103	== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
3.1	104
23.1	105	Pour les prêts autres que pour une exposition, Flora met à disposition une grille de saisie spécifique intitulée //Prêts (autres que pour une exposition)//.
4.1	106
23.1	107	Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires (DASTN, transport, commission, etc.).
	108	Elle se distingue par sa simplicité et son caractère réduit, permettant d’aller à l’essentiel :
3.1	109
23.1	110	* Identification de l’organisme du lieu de destination,
	111	* Saisie des contacts et de leur fonction,
	112	* Ajout de remarques ou précisions,
	113	* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
	114	* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
	115	* Définition des dates de début et de fin.
3.1	116
23.1	117	Cette grille répond donc à un besoin plus léger : assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
3.1	118
23.1	119	== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
3.1	120
23.1	121	La gestion d’un prêt hors exposition dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
3.1	122
23.1	123	* Création de l’évènement avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
	124	* Association des biens concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
	125	* Planification des mouvements (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
	126	* Exécution des mouvements, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
	127	* Suivi de l’évènement, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
1.1	128
23.1	129	Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux événements ponctuels (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
1.1	130
32.1	131	= Organiser le transport =
31.1	132
23.1	133	= Gérer les retours partiels =
1.1	134
23.1	135	Un retour partiel correspond à la situation où seulement une partie des biens prêtés revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
	136	Ce cas se rencontre fréquemment :
1.1	137
23.1	138	* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
	139	* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
1.1	140
23.1	141	La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une traçabilité précise : elle permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt.
21.1	142
24.1	143	== Préparer la liste des biens prêtés ==
21.1	144
24.1	145	Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler tous les biens concernés, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
	146	La notice d’évènement constitue le cadre global qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
1.1	147
24.1	148	Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
1.1	149
24.1	150	== Préparer les mouvements en amont ==
7.1	151
24.1	152	Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de préparer l’ensemble des mouvements correspondant aux différents retours prévus.
7.1	153
24.1	154	Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
7.1	155
24.1	156	* Sortie initiale : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
	157	* Entrée partielle : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
	158	* Entrée finale : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
1.1	159
24.1	160	Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel, afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
1.1	161
24.1	162	(% class="box warningmessage" %)
	163	(((
	164	Attention :
	165	La préparation des mouvements doit toujours être faite manuellement. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
	166	)))
1.1	167
25.1	168	>(% class="small" %)Exemple :
24.1	169
25.1	170	>(% class="small" %)L’évènement « Archéologie en folie » correspond à une exposition organisée du 10 janvier au 15 septembre 2025 au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
24.1	171
26.1	172	>(% class="small" %)Dans ce cadre, 10 œuvres ont été envoyées en prêt :
24.1	173
26.1	174	>(% class="small" %)02/01/2025 – Sortie initiale : Un mouvement de sortie enregistre le départ des 10 œuvres envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
24.1	175
28.1	176	>(% class="small" %)05/03/2025 – Entrée partielle : Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de 2 œuvres particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
25.1	177
29.1	178	>(% class="small" %)30/09/2025 – Entrée finale : Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des 8 œuvres restantes à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
26.1	179
30.1	180	>(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
13.1	181
30.1	182	[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
13.1	183
30.1	184	== Suivre les retours au fil du prêt ==
29.1	185
30.1	186	Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en exécutant chaque mouvement à la date prévue :
	187
	188	* À chaque entrée effective, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
	189	* L’état de l’évènement reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
	190	* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
	191
	192	Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un historique détaillé de ses allers-retours.
	193
31.1	194	= Produire les documents contractuels et logistiques =
30.1	195
31.1	196	== Éditer la fiche de prêt ==
30.1	197
31.1	198	La fiche de prêt est un document officiel qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
1.1	199
31.1	200	Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
1.1	201
31.1	202	Pour cela, on utilise les modèles de publication :
1.1	203
31.1	204	1. Ouvrir la notice de l’évènement de prêt.
	205	1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
	206	1. Sélectionner le modèle de publication Fiche de prêt.
1.1	207
31.1	208	Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
7.1	209
31.1	210	[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
7.1	211
	212
31.1	213	[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
7.1	214
32.1	215	== Editer un bordereau de transport ==
7.1	216
31.1	217	Le bordereau de transport est un document officiel qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
	218	Il sert à :
7.1	219
31.1	220	* lister les biens transportés,
	221	* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
	222	* identifier le transporteur,
	223	* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
7.1	224
31.1	225	Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
7.1	226
31.1	227	Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
7.1	228
31.1	229	Pour cela, on utilise les modèles de publication :
7.1	230
31.1	231	1. Ouvrir la notice du mouvement.
	232	1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
	233	1. Sélectionner le modèle de publication Bordereau de transport.
13.1	234
31.1	235	Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
13.1	236
31.1	237	[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
13.1	238
31.1	239	[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
13.1	240
31.1	241	== Editer des étiquettes de transport ==
13.1	242
31.1	243	Les étiquettes de transport sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
	244	Elles permettent de :
13.1	245
31.1	246	* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
	247	* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
	248	* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
13.1	249
31.1	250	Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
13.1	251
31.1	252	Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
13.1	253
31.1	254	Pour cela, on utilise les modèles de publication :
7.1	255
31.1	256	1. Ouvrir la notice du mouvement.
	257	1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
	258	1. Sélectionner le modèle de publication Étiquettes.
7.1	259
31.1	260	[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
8.1	261
	262
31.1	263	[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
7.1	264	)))
6.1	265	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	266	(% class="box" %)
	267	(((
	268	Sommaire
9.1	269
	270	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
6.1	271	)))
1.1	272
6.1	273	(% class="box" %)
	274	(((
	275	Aller plus loin
1.1	276
15.1	277	* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome\|\|target="_blank"]]
21.2	278	* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome\|\|target="_blank"]]
21.3	279	* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome\|\|target="_blank"]]
21.5	280	* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome\|\|target="_blank"]]
21.6	281	* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome\|\|target="_blank"]]
6.1	282	)))
1.1	283
6.1	284	(% class="box" %)
	285	(((
	286	Icônes principales
8.1	287
9.1	288	* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
8.1	289
	290	* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier
	291
	292	* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement
	293
	294	* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
	295
	296	* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
	297
	298	* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
6.1	299	)))
	300	)))
1.1	301
3.1	302

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