Gérer les prêts

SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie

47

48

(% class="box infomessage" %)

49

(((

50

il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)

51

)))

52

53

[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

54

55

56

== Saisir la notice de l'évènement ==

57

58

Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie

59

60

Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.

61

62

[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]]

63

64

La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).

65

66

A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**

67

68

l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement

69

70

[[image:1650957677840-703.png]]

71

72

[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

Et voila.

[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

77

78

Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.

79

80

[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

81

82

Résultat de la recherche.

83

84

[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

85

86

== Rattacher des biens à l'évènement ==

87

88

Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).

89

90

[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

91

92

Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.

93

94

[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

95

96

97

[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

98

99

Et voila, les biens sont liés à l'évènement.

100

101

(% class="box infomessage" %)

102

(((

103

A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)

104

)))

105

106

[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

107

108

== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==

109

110

Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.

111

112

[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

113

114

Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.

115

116

[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

117

118

(% class="box warningmessage" %)

119

(((

120

Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.

121

Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.

122

)))

123

124

[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

125

126

== Sélection de bien d'un autre panier ==

127

128

[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)

129

130

[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

131

132

= Gérer le bien dans l'évènement =

133

134

== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==

135

136

Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.

137

138

[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

139

140

La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.

141

142

(% class="box infomessage" %)

143

(((

144

Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement

145

)))

146

147

[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

148

149

Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.

150

151

[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

152

153

Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.

154

155

[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

156

157

== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==

158

159

Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.

160

161

Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.

162

163

Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.

164

165

[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

166

167

Vous pourrez saisir un motif de refus.

168

169

[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

170

171

Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.

172

173

[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

174

175

== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==

176

177

Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:

178

179

- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]

180

181

- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]

182

183

En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).

184

185

[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

186

187

== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==

188

189

Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.

190

191

[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

192

193

Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.

194

195

[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

196

197

198

== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==

199

200

Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.

201

202

[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

203

204

Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.

205

206

[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

207

208

= Planifier les mouvements =

209

210

Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.

211

212

== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==

213

214

Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].

215

216

217

[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

218

219

Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).

220

221

[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

222

223

Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).

224

225

Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.

226

227

[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

228

229

Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :

230

231

[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

232

233

234

A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).

235

236

Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.

237

238

[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

239

240

Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.

241

242

[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

243

244

== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==

245

246

par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements

247

248

[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

249

250

(% class="wikigeneratedid" %)

251

il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements

252

253

[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

254

255

Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée

256

257

[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

258

259

260

== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==

261

262

Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.

263

264

Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".

265

266

[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

267

268

[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

269

270

Indiquez la date de retour prévue.

271

272

[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

273

274

Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).

275

276

[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

277

278

Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).

279

280

[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

281

282

Résultat des deux mouvements sur l'évènement.

283

284

[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

285

286

= Edition de la fiche de prêt =

287

288

A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.

289

290

[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

291

292

Choisir le format d'impression Fiche de prêt.

293

294

[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

295

296

Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.

297

298

[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

299

300

Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.

301

302

[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

303

304

= Suivre l'exécution des mouvements =

305

306

Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :

- ce qui est prévu.

- ce qui s'est passé.

311

312

Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.

313

314

Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.

315

316

317

[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

318

319

Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.

320

321

Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.

322

323

Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.

324

325

[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

326

327

Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]].

328

329

Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".

330

331

332

Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**

333

334

== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==

335

336

Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).

337

338

[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

339

340

(% style="text-align: center;" %)

341

Rentrer dans le mouvement à valider.

342

343

[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

344

345

(% style="text-align: center;" %)

346

Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.

[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

351

352

(% style="text-align: center;" %)

353

Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.

354

355

[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

356

357

(% style="text-align: center;" %)

358

Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.

359

360

[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

361

362

(% style="text-align: center;" %)

363

Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.

364

365

[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

366

367

=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===

368

369

Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.

370

371

[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

372

373

== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==

374

375

On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.

376

377

A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.

378

379

[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

380

381

=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===

382

383

Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]

384

385

Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]

386

387

[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

388

389

= Terminer l'évènement =

390

391

Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements

392

393

//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"

394

395

[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

396

397

//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée //l'état passe de "en cours" à " terminé"

398

399

400

[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

401

402

403

Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)

404

405

Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....

406

407

[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

408

409

410

ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation

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