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Code source wiki de Gérer les prêts

Version 24.1 par Joséphine Ducruet le 2025/09/08 11:59
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1 (% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
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6 Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
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8 On distingue deux types de prêts :
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10 * **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 * **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
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15 = Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
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17 == Comprendre le rôle de Flora ==
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19 Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
20 Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
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22 Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
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24 * **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
25 * **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
26 * **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
27
28 Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
29
30 == Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
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32 Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
33 Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
34
35 Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
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37 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
38 |**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
39 |**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
40 |**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
41 il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
42 |**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
43 |**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
44 |**Présentation**|Type de présentation prévue.
45 |**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
46 |**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
47 |**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
48 |**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
49 |**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
50 |**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
51 |**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
52 |**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
53 |**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
54 |**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
55 |**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
56 |**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
57 |**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
58 |**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
59 |**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
60 |**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61 |**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
62
63 En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
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65 * **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66 * **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67 * **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
68
69 En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
70
71 == Suivre le cycle de gestion d’un prêt exposition ==
72
73 La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
74
75 * **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
76 * **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
77 * **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
78 * **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
79 * **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
80
81 Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
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83 = Gérer un prêt autre que pour une exposition =
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85 == Comprendre le rôle de Flora ==
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87 Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
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89 * colloques ou séminaires,
90 * soirées événementielles,
91 * présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
92
93 Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
94
95 Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
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97 * **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
98 * **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
99 * **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
100
101 Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
102
103 == Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
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105 Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**.
106
107 Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.).
108 Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel :
109
110 * Identification de l’organisme du lieu de destination,
111 * Saisie des contacts et de leur fonction,
112 * Ajout de remarques ou précisions,
113 * Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
114 * Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
115 * Définition des dates de début et de fin.
116
117 Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
118
119 == Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
120
121 La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
122
123 * **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
124 * **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
125 * **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
126 * **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
127 * **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
128
129 Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
130
131 = Gérer les retours partiels =
132
133 Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
134 Ce cas se rencontre fréquemment :
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136 * lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
137 * lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
138
139 La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
140
141 == Préparer la liste des biens prêtés ==
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143 Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
144 La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
145
146 Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
147
148 == Préparer les mouvements en amont ==
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150 Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
151
152 Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
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154 * **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
155 * **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
156 * **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
157
158 **Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
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160 (% class="box warningmessage" %)
161 (((
162 **Attention :**
163 La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
164 )))
165
166 == Suivre les retours au fil du prêt ==
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168 Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
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170 * À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
171 * L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
172 * Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
173
174 Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
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176
177
178
179
180 [[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181
182
183 == Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
184
185 (% class="box successmessage" %)
186 (((
187 Bonnes pratiques :
188
189 * Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
190
191 Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
192
193 * Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
194 * Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
195 )))
196
197 >(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
198 >(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
199
200 [[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201
202
203 == Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
204
205 === Exécuter le mouvement de départ ===
206
207 (% class="box infomessage" %)
208 (((
209 **Après l'exécution du mouvement de sortie** :
210
211 * L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
212 * (((
213 Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
214
215 * La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
216 * L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
217 )))
218 )))
219
220 [[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221
222
223 [[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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225
226 [[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227
228
229 [[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230
231
232 [[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233
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235 === Exécuter le mouvement de retour partiel ===
236
237 (% class="box infomessage" %)
238 (((
239 Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
240
241 * (((
242 **Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
243
244 * la **localisation temporaire** disparaît,
245 * l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
246 * l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
247
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249
250 **L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
251 )))
252 )))
253
254 [[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255
256
257 [[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258
259
260 [[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261
262
263 [[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264
265
266 [[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267
268
269 === Exécuter le mouvement de retour final ===
270
271 (% class="box infomessage" %)
272 (((
273 Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
274
275 * L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
276 * (((
277 Le **bien** est automatiquement actualisé :
278
279 * La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
280 * L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
281 )))
282 )))
283
284 [[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285
286
287 [[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288
289
290 [[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
291
292
293 [[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294
295
296 [[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297
298
299 == Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
300
301 (% class="box successmessage" %)
302 (((
303 **Bonnes pratiques : **
304
305 * Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
306 )))
307
308 (% class="box infomessage" %)
309 (((
310 La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
311 )))
312
313 [[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314
315
316 [[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317
318
319 [[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320
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323
324 )))
325 )))|(% style="width:300px" %)(((
326 (% class="box" %)
327 (((
328 **Sommaire**
329
330 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
331 )))
332
333 (% class="box" %)
334 (((
335 **Aller plus loin**
336
337 * [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
338 * [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
339 * [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
340 * [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
341 * [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
342 )))
343
344 (% class="box" %)
345 (((
346 **Icônes principales**
347
348 * [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
349
350 * [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
351
352 * [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
353
354 * [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
355
356 * [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
357
358 * [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
359 )))
360 )))
361
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