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Code source wiki de Gérer les prêts

Version 20.1 par Doriane Bautista le 2025/09/02 15:12
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1 (% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
7
8 On distingue deux types de prêts :
9
10 * **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 * **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
12 )))
13
14 (((
15 = Étapes de gestion des prêts =
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17 (% class="box successmessage" %)
18 (((
19 **Bonnes pratiques : **
20
21 * Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 * Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 * **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 * N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
25 )))
26
27 Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
28
29 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 |**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 * Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 * Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 )))|(((
34 La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
35
36
37 )))
38 |**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 )))|(((
41 * Option de préfixe d’évènement
42 )))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 |**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 Deux options :
45
46 * Création automatique
47 * Création manuelle
48 )))|(((
49 * La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 * Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 )))|(((
52 La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
53
54 La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 )))
56 |**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 Deux méthodes :
58
59 * Unitaire
60 * Par lot
61
62 .
63 )))|(((
64 * Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 * Traitement groupé via la liste de résultats
66 )))|(((
67 Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 )))
69 |**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 * Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 * Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 )))|(((
73 * Mise à jour automatique dans la notice bien
74 * Traçabilité dans l’historique de régie
75 )))|(((
76 Mouvement de sortie exécuté :
77
78 * État évènement = **En cours**
79 * **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
80
81 Mouvement d'entrée exécuté :
82
83 * État évènement = **Terminé**
84 * **Bien retrouve son emplacement de référence**.
85 )))
86 |**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
87 Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
88
89 Vérifier la complétude des notices avant publication.
90 )))
91
92 = Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
93
94 Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
95
96 Parmi elles :
97
98 * **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
99 * Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
100
101 == Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
102
103 Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
104
105 * certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
106 * d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
107
108 === Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
109
110 Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
111 Pour gérer les retours partiels :
112
113 1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
114 1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
115 1. (((
116 Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
117
118 * Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
119 )))
120 1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
121 1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
122
123 (% class="box infomessage" %)
124 (((
125 De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
126 )))
127
128 == Étape 1 - Créer l'évènement ==
129
130 (% class="box successmessage" %)
131 (((
132 **Bonnes pratiques : **
133
134 * Champs à renseigner à minima : 
135 ** **Type** : Exposition
136 ** **Sous-Type** : Prêt
137 ** **Organisme de destination**
138 ** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
139 * La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
140 * (((
141 **Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
142 Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
143
144 * **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
145 * **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
146 )))
147 )))
148
149 [[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150
151
152 [[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153
154
155 [[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156
157
158 [[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159
160 == Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
161
162 (% class="box successmessage" %)
163 (((
164 **Bonnes pratiques : **
165
166 * Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
167 * En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
168 )))
169
170 >(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
171
172 [[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173
174
175 [[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176
177
178 [[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179
180
181 [[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182
183
184 [[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185
186
187 == Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
188
189 (% class="box successmessage" %)
190 (((
191 Bonnes pratiques :
192
193 * Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
194 * Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
195 )))
196
197 >(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
198
199 [[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200
201
202 [[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203
204
205 [[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206
207
208 [[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209
210
211 [[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212
213
214 [[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215
216
217 [[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218
219
220 == Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
221
222 (% class="box successmessage" %)
223 (((
224 Bonnes pratiques :
225
226 * Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
227
228 Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
229
230 * Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
231 * Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
232 )))
233
234 >(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
235 >(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
236
237 [[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238
239
240 == Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
241
242 === Exécuter le mouvement de départ ===
243
244 (% class="box infomessage" %)
245 (((
246 **Après l'exécution du mouvement de sortie** :
247
248 * L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
249 * (((
250 Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
251
252 * La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
253 * L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
254 )))
255 )))
256
257 [[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258
259
260 [[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261
262
263 [[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264
265
266 [[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267
268
269 [[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270
271
272 === Exécuter le mouvement de retour partiel ===
273
274 (% class="box infomessage" %)
275 (((
276 Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
277
278 * (((
279 **Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
280
281 * la **localisation temporaire** disparaît,
282 * l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
283 * l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
284
285
286
287 **L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
288 )))
289 )))
290
291 [[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292
293
294 [[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
295
296
297 [[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298
299
300 [[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301
302
303 [[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304
305
306 === Exécuter le mouvement de retour final ===
307
308 (% class="box infomessage" %)
309 (((
310 Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
311
312 * L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
313 * (((
314 Le **bien** est automatiquement actualisé :
315
316 * La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
317 * L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
318 )))
319 )))
320
321 [[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
322
323
324 [[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325
326
327 [[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
328
329
330 [[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
331
332
333 [[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334
335
336 == Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
337
338 (% class="box successmessage" %)
339 (((
340 **Bonnes pratiques : **
341
342 * Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
343 )))
344
345 (% class="box infomessage" %)
346 (((
347 La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
348 )))
349
350 [[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351
352
353 [[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
354
355
356 [[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
357
358
359
360
361 )))
362 )))|(% style="width:300px" %)(((
363 (% class="box" %)
364 (((
365 **Sommaire**
366
367 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
368 )))
369
370 (% class="box" %)
371 (((
372 **Aller plus loin**
373
374 * [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
375 * [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
376 * [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
377 * [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
378 * [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
379 )))
380
381 (% class="box" %)
382 (((
383 **Icônes principales**
384
385 * [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
386
387 * [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
388
389 * [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
390
391 * [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
392
393 * [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
394
395 * [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
396 )))
397 )))
398
399