Gérer les prêts

1

(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

4

(% class="box" %)

5

(((

6

Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.

7

8

On distingue deux types de prêts :

9

10

* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.

11

* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).

)))

(((

= Étapes de gestion des prêts =

16

17

(% class="box successmessage" %)

18

(((

19

**Bonnes pratiques : **

20

21

* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.

22

* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.

23

* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**

24

* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.

25

)))

26

27

Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés.

28

29

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**

30

|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((

31

* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"

32

* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)

33

)))|(((

34

La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.

)))

|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((

39

Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué

40

)))|(((

41

* Option de préfixe d’évènement

42

)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.

43

|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((

44

Deux options :

45

46

* Création automatique

47

* Création manuelle

48

)))|(((

49

* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)

50

* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements

51

)))|(((

52

La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.

53

54

La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements

55

)))

56

|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((

Deux méthodes :

* Unitaire

* Par lot

.

)))|(((

* Modification dans chaque notice bien du mouvement

65

* Traitement groupé via la liste de résultats

66

)))|(((

67

Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.

68

)))

69

|**5. Gérer les états d’avancement**|(((

70

* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage

71

* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage

72

)))|(((

73

* Mise à jour automatique dans la notice bien

74

* Relocalisation historisée

75

* Traçabilité dans l’historique de régie

76

)))|(((

77

Mouvement de sortie exécuté :

78

79

* État évènement = **En cours**

80

* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.

81

82

Mouvement d'entrée exécuté :

83

84

* État évènement = **Terminé**

85

* **Bien retrouve son emplacement de référence**.

86

)))

87

|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((

88

Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).

89

90

Vérifier la complétude des notices avant publication.

91

)))

92

93

= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =

94

95

Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.

Parmi elles :

* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.

100

* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.

101

102

== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==

103

104

Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :

105

106

* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),

107

* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).

108

109

=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===

110

111

Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.

112

Pour gérer les retours partiels :

113

114

1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.

115

1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.

116

1. (((

117

Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.

118

119

* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.

120

)))

121

1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.

122

1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.

123

124

(% class="box infomessage" %)

125

(((

126

De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.

127

)))

128

129

== Étape 1 - Créer l'évènement ==

130

131

(% class="box successmessage" %)

132

(((

133

**Bonnes pratiques : **

134

135

* Champs à renseigner à minima :

136

** **Type** : Exposition

137

** **Sous-Type** : Prêt

138

** **Organisme de destination**

139

** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)

140

* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.

141

* (((

142

**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).

143

Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :

144

145

* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).

146

* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).

)))

)))

[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

151

152

153

[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

154

155

156

[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

157

158

159

[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

160

161

== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==

162

163

(% class="box successmessage" %)

164

(((

165

**Bonnes pratiques : **

166

167

* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.

168

* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.

169

)))

170

171

>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier

172

173

[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

174

175

176

[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

177

178

179

[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

180

181

182

[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

183

184

185

[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

186

187

188

== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==

189

190

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.

195

* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).

196

)))

197

198

>(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).

199

200

[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

201

202

203

[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

204

205

206

[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

207

208

209

[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

210

211

212

[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

213

214

215

[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

216

217

218

[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

219

220

221

== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==

222

223

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.

228

229

Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :

230

231

* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.

232

* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.

233

)))

234

235

>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.

236

>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.

237

238

[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

239

240

241

== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==

242

243

=== Exécuter le mouvement de départ ===

244

245

(% class="box infomessage" %)

246

(((

247

**Après l'exécution du mouvement de sortie** :

248

249

* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.

250

* (((

251

Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :

252

253

* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.

254

* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.

)))

)))

[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

259

260

261

[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

262

263

264

[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

265

266

267

[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

268

269

270

[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

271

272

273

=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===

274

275

(% class="box infomessage" %)

276

(((

277

Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :

278

279

* (((

280

**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :

281

282

* la **localisation temporaire** disparaît,

283

* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,

284

* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.

**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.

)))

)))

[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

293

294

295

[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

296

297

298

[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

299

300

301

[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

302

303

304

[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

305

306

307

=== Exécuter le mouvement de retour final ===

308

309

(% class="box infomessage" %)

310

(((

311

Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :

312

313

* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.

314

* (((

315

Le **bien** est automatiquement actualisé :

316

317

* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.

318

* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.

)))

)))

[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

323

324

325

[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

326

327

328

[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

329

330

331

[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

332

333

334

[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

335

336

337

== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==

338

339

(% class="box successmessage" %)

340

(((

341

**Bonnes pratiques : **

342

343

* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.

344

)))

345

346

(% class="box infomessage" %)

347

(((

348

La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.

349

)))

350

351

[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

352

353

354

[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

355

356

357

[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]