Gérer les prêts

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(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

6

Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.

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On distingue deux types de prêts :

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* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.

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* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).

)))

(((

= Étapes de gestion des prêts =

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(% class="box successmessage" %)

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(((

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**Bonnes pratiques : **

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* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.

22

* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.

23

* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**

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* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.

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)))

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Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés.

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|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**

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|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((

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* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"

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* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)

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)))|(((

34

La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.

)))

|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((

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Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué

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)))|(((

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* Option de préfixe d’évènement

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)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.

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|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((

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Deux options :

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* Création automatique

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* Création manuelle

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)))|(((

49

* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)

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* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements

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)))|(((

52

La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.

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La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements

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)))

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|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((

Deux méthodes :

* Unitaire

* Par lot

.

)))|(((

* Modification dans chaque notice bien du mouvement

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* Traitement groupé via la liste de résultats

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)))|(((

67

Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.

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)))

69

|**5. Gérer les états d’avancement**|(((

70

* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage

71

* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage

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)))|(((

73

* Mise à jour automatique dans la notice bien

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* Relocalisation historisée

75

* Traçabilité dans l’historique de régie

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)))|(((

77

Mouvement de sortie exécuté :

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* État évènement = **En cours**

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* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.

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Mouvement d'entrée exécuté :

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* État évènement = **Terminé**

85

* **Bien retrouve son emplacement de référence**.

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)))

87

|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((

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Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).

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90

Vérifier la complétude des notices avant publication.

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)))

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= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =

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Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.

Parmi elles :

* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.

100

* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.

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== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==

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Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :

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* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),

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* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).

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=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===

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Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.

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Pour gérer les retours partiels :

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1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.

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1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.

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1. (((

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Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.

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* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.

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)))

121

1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.

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1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.

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)))

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== Étape 1 - Créer l'évènement ==

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(% class="box successmessage" %)

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(((

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**Bonnes pratiques : **

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* Champs à renseigner à minima :

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** **Type** : Exposition

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** **Sous-Type** : Prêt

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** **Organisme de destination**

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** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)

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* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.

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* (((

142

**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).

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Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :

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* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).

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* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).

)))

)))

[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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156

[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756710090647-104.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==

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(% class="box successmessage" %)

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(((

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**Bonnes pratiques : **

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* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.

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* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.

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)))

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>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier

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[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==

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(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.

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* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).

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)))

197

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>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. Dans le cas de retour partiels, vous aurez toujours une sortie initiale, avec plusieurs mouvements de retours (si échelonnés sur plusieurs dates).

== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==

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204

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.

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210

Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :

211

212

* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.

213

* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.

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)))

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>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.

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>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.

== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==

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=== Exécuter le mouvement de départ ===

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(% class="box infomessage" %)

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(((

227

**Après l'exécution du mouvement de sortie** :

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* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.

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* (((

231

Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :

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* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.

234

* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.

)))

)))

=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :

* (((

**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :

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250

* la **localisation temporaire** disparaît,

251

* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,

252

* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.

)))

)))

=== Exécuter le mouvement de retour final ===

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(% class="box infomessage" %)

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(((

264

Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :

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* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.

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* (((

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Le **bien** est automatiquement actualisé :

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270

* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.

271

* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.

)))

)))

== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==

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(% class="box successmessage" %)

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**Bonnes pratiques : **

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284

* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.

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(% class="box infomessage" %)

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La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.

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