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modifié par Doriane Bautista
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les prêts
1 +Produire les documents contractuels et logistiques
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,289 +3,128 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
7 -
8 -On distingue deux types de prêts :
9 -
10 -* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 -* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
6 +
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Étapes de gestion des prêts =
10 += Depuis l'évènement =
16 16  
17 -(% class="box successmessage" %)
18 -(((
19 -**Bonnes pratiques : **
12 +== Éditer la fiche de prêt ==
20 20  
21 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
25 -)))
14 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
26 26  
27 -Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
16 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
28 28  
29 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 -|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 -* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 -* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 -)))|(((
34 -La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
18 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
35 35  
36 -
37 -)))
38 -|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 -Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 -)))|(((
41 -* Option de préfixe d’évènement
42 -)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 -|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 -Deux options :
20 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
21 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
22 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
45 45  
46 -* Création automatique
47 -* Création manuelle
48 -)))|(((
49 -* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 -* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 -)))|(((
52 -La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
24 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
53 53  
54 -La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 -)))
56 -|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 -Deux méthodes :
26 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 58  
59 -* Unitaire
60 -* Par lot
61 61  
62 -.
63 -)))|(((
64 -* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 -* Traitement groupé via la liste de résultats
66 -)))|(((
67 -Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 -)))
69 -|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 -* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 -* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 -)))|(((
73 -* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 -* Relocalisation historisée
75 -* Traçabilité dans l’historique de régie
76 -)))|(((
77 -Mouvement de sortie exécuté :
29 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 -* État évènement = **En cours**
80 -* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
31 +== Éditer l'arrêté de dépôt ==
81 81  
82 -Mouvement d'entrée exécuté :
33 +L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet.
34 +Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif.
83 83  
84 -* État évènement = **Terminé**
85 -* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 -)))
87 -|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 -Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
36 +Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
89 89  
90 -Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 -)))
38 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
92 92  
93 -= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
40 +1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
41 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
42 +1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.**
94 94  
95 -Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
44 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
96 96  
97 -Parmi elles :
46 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 -* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 -* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
101 101  
102 -== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
49 +[[//Choix du modèle Dépôt- arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 -Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
105 105  
106 -* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107 -* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
52 += Depuis le mouvement =
108 108  
109 -=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
54 +== Exporter les listes de colisage ==
110 110  
111 -Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112 -Pour gérer les retours partiels :
56 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
113 113  
114 -1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115 -1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116 -1. (((
117 -Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
58 +Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
118 118  
119 -* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120 -)))
121 -1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122 -1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
60 +* les **œuvres** ;
61 +* les **colis liés aux œuvres** ;
62 +* les **matériels liés aux œuvres** ;
63 +* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
123 123  
124 -(% class="box infomessage" %)
125 -(((
126 -De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
127 -)))
65 +Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
128 128  
129 -== Étape 1 - Créer l'évènement ==
130 -
131 131  (% class="box successmessage" %)
132 132  (((
133 -**Bonnes pratiques : **
69 +**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
70 +)))[[image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
135 -* Champs à renseigner à minima : 
136 -** **Type** : Exposition
137 -** **Sous-Type** : Prêt
138 -** **Organisme de destination**
139 -** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 -* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141 -* Demandez au musée emprunteur de vous communiquer l'affiche numérique de son exposition ainsi que la référence du catalogue pour dérivation BNF et archivage dans la notice évènement.
142 -)))
72 +Légende
143 143  
144 -[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 +//Exporter les listes de colisage//[[image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 145  
76 +//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//
146 146  
147 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 +== Éditer un bordereau de transport ==
148 148  
80 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
81 +Il sert à :
149 149  
150 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756710090647-104.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +* lister les biens transportés,
84 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
85 +* identifier le transporteur,
86 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
151 151  
88 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
152 152  
153 -[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
154 154  
155 -== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
92 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
156 156  
157 -(% class="box successmessage" %)
158 -(((
159 -**Bonnes pratiques : **
94 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
95 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
96 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
160 160  
161 -* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
162 -* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
163 -)))
98 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
164 164  
165 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
100 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 166  
102 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 167  
104 +== Editer des étiquettes de transport ==
168 168  
169 -== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
106 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
107 +Elles permettent de :
170 170  
171 -(% class="box successmessage" %)
172 -(((
173 -Bonnes pratiques :
109 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
110 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
111 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
174 174  
175 -* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
176 -* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
177 -)))
113 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
178 178  
179 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les mouvements ont été créés manuellement
115 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
180 180  
117 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
181 181  
119 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
120 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
121 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
182 182  
183 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
123 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 184  
185 -(% class="box successmessage" %)
186 -(((
187 -Bonnes pratiques :
188 188  
189 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
190 -
191 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
192 -
193 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
194 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
126 +[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 195  )))
196 -
197 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
198 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
199 -
200 -
201 -
202 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
203 -
204 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
205 -
206 -(% class="box infomessage" %)
207 -(((
208 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
209 -
210 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
211 -* (((
212 -Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
213 -
214 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
215 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
216 -)))
217 -)))
218 -
219 -
220 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
221 -
222 -(% class="box infomessage" %)
223 -(((
224 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
225 -
226 -* (((
227 -
228 -
229 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
230 -
231 -* la **localisation temporaire** disparaît,
232 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
233 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
234 -
235 -
236 -)))
237 -)))
238 -
239 -
240 -
241 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
242 -
243 -(% class="box infomessage" %)
244 -(((
245 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
246 -
247 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
248 -* (((
249 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
250 -
251 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
252 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
253 -)))
254 -)))
255 -
256 -
257 -
258 -
259 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
260 -
261 -(% class="box successmessage" %)
262 -(((
263 -**Bonnes pratiques : **
264 -
265 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
266 -)))
267 -
268 -(% class="box infomessage" %)
269 -(((
270 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
271 -)))
272 -
273 -
274 -
275 -
276 -
277 -
278 -
279 -
280 -
281 -
282 -
283 -
284 -
285 -
286 -
287 -
288 -)))
289 289  )))|(% style="width:300px" %)(((
290 290  (% class="box" %)
291 291  (((
... ... @@ -298,11 +298,8 @@
298 298  (((
299 299  **Aller plus loin**
300 300  
301 -* Gérer les évènements
302 -* Saisir un évènement
303 -* Planifier les mouvements
304 -* Gérer les expositions itinérantes
305 -* Utiliser l'export GAM3
140 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
141 +* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
306 306  )))
307 307  
308 308  (% class="box" %)
... ... @@ -309,60 +309,8 @@
309 309  (((
310 310  **Icônes principales**
311 311  
312 -* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
313 -
314 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
315 -
316 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
317 -
318 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
319 -
320 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
321 -
322 322  * [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
323 323  )))
324 324  )))
325 325  
326 -
327 -
328 -
329 -
330 -
331 -
332 -
333 -
334 -
335 -
336 -
337 -
338 -
339 -
340 -
341 -
342 -
343 -
344 -
345 -
346 -
347 -
348 -
349 -
350 -
351 -
352 -
353 -
354 -
355 -
356 -
357 -
358 -
359 -
360 -
361 -
362 -
363 -​​​​​​
364 -
365 -
366 -
367 -
368 368  
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