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modifié par Doriane Bautista
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modifié par Doriane Bautista
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,355 +3,422 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier, suivre et historiser l’ensemble des flux liés à la valorisation des collections du musée dans d'autres institutions.
7 7  
8 -On distingue deux types de prêts :
9 -
10 -* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 -* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
8 +On distingue deux types de prêts : les prêts pour exposition et les prêts autres que pour exposition plus ponctuels (colloques, séminaires, soirées, etc.).
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Étapes de gestion des prêts =
12 +
16 16  
17 -(% class="box successmessage" %)
14 +
15 +)))
16 +)))|(% style="width:300px" %)(((
17 +(% class="box" %)
18 18  (((
19 -**Bonnes pratiques : **
20 -
21 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
19 +**Sommaire**
25 25  )))
26 26  
27 -Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
22 +(% class="box" %)
23 +(((
24 +**Aller plus loin**
28 28  
29 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 -|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 -* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 -* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 -)))|(((
34 -La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
26 +* Gérer les évènements
27 +* Saisir un évènement
28 +* Planifier les mouvements
29 +* Gérer les expositions itinérantes
30 +* Utiliser l'export GAM3
31 +)))
35 35  
36 -
33 +(% class="box" %)
34 +(((
35 +**Icônes principales**
37 37  )))
38 -|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 -Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 -)))|(((
41 -* Option de préfixe d’évènement
42 -)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 -|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 -Deux options :
37 +)))
45 45  
46 -* Création automatique
47 -* Création manuelle
48 -)))|(((
49 -* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 -* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 -)))|(((
52 -La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
53 53  
54 -La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 -)))
56 -|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 -Deux méthodes :
58 58  
59 -* Unitaire
60 -* Par lot
61 61  
62 -.
63 -)))|(((
64 -* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 -* Traitement groupé via la liste de résultats
66 -)))|(((
67 -Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 -)))
69 -|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 -* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 -* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 -)))|(((
73 -* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 -* Relocalisation historisée
75 -* Traçabilité dans l’historique de régie
76 -)))|(((
77 -Mouvement de sortie exécuté :
78 78  
79 -* État évènement = **En cours**
80 -* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
43 += Préparer un prêt pour exposition =
81 81  
82 -Mouvement d'entrée exécuté :
45 +Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
83 83  
84 -* État évènement = **Terminé**
85 -* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 -)))
87 -|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 -Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
47 +== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
89 89  
90 -Vérifier la complétude des notices avant publication.
49 +SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
50 +
51 +[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
52 +
53 +(% class="wikigeneratedid" %)
54 +SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
55 +
56 +(% class="box infomessage" %)
57 +(((
58 +il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
91 91  )))
92 92  
93 -= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
61 +[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
94 94  
95 -Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
96 96  
97 -Parmi elles :
64 +== Saisir la notice de l'évènement ==
98 98  
99 -* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 -* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
66 +Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
101 101  
102 -== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
68 +Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
103 103  
104 -Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
70 +[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]]
105 105  
106 -* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107 -* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
72 +La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
108 108  
109 -=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
74 +A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
110 110  
111 -Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112 -Pour gérer les retours partiels :
76 +l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
113 113  
114 -1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115 -1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116 -1. (((
117 -Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
78 +[[image:1650957677840-703.png]]
118 118  
119 -* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120 -)))
121 -1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122 -1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
80 +[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
123 123  
82 +Et voila.
83 +
84 +[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
85 +
86 +Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
87 +
88 +[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
89 +
90 +Résultat de la recherche.
91 +
92 +[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
93 +
94 +== Rattacher des biens à l'évènement ==
95 +
96 +Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
97 +
98 +[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
99 +
100 +Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
101 +
102 +[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
103 +
104 +
105 +[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
106 +
107 +Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
108 +
124 124  (% class="box infomessage" %)
125 125  (((
126 -De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
111 +A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
127 127  )))
128 128  
129 -== Étape 1 - Créer l'évènement ==
114 +[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
130 130  
131 -(% class="box successmessage" %)
132 -(((
133 -**Bonnes pratiques : **
116 +== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
134 134  
135 -* Champs à renseigner à minima : 
136 -** **Type** : Exposition
137 -** **Sous-Type** : Prêt
138 -** **Organisme de destination**
139 -** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 -* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141 -)))
118 +Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
142 142  
120 +[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
143 143  
144 -== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
122 +Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
145 145  
146 -(% class="box successmessage" %)
147 -(((
148 -**Bonnes pratiques : **
124 +[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
149 149  
150 -* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
151 -* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
126 +(% class="box warningmessage" %)
127 +(((
128 +Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
129 +Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
152 152  )))
153 153  
154 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
132 +[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
155 155  
134 +== Sélection de bien d'un autre panier ==
156 156  
136 +[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
157 157  
158 -== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
138 +[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
159 159  
160 -(% class="box successmessage" %)
161 -(((
162 -Bonnes pratiques :
140 += Gérer le bien dans l'évènement =
163 163  
164 -* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
165 -* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
142 +== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
143 +
144 +Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
145 +
146 +[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
147 +
148 +La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
149 +
150 +(% class="box infomessage" %)
151 +(((
152 +Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
166 166  )))
167 167  
168 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les mouvements ont été créés manuellement
155 +[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
169 169  
157 +Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
170 170  
159 +[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
171 171  
172 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
161 +Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
173 173  
174 -(% class="box successmessage" %)
175 -(((
176 -Bonnes pratiques :
163 +[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
177 177  
178 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
165 +== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
179 179  
180 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
167 +Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
181 181  
182 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
183 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
184 -)))
169 +Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
185 185  
186 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
187 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
171 +Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
188 188  
173 +[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
189 189  
175 +Vous pourrez saisir un motif de refus.
190 190  
191 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
177 +[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
192 192  
193 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
179 +Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
194 194  
195 -(% class="box infomessage" %)
196 -(((
197 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
181 +[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198 198  
199 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
200 -* (((
201 -Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
183 +== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
202 202  
203 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
204 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
205 -)))
206 -)))
185 +Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
207 207  
187 +- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
208 208  
209 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
189 +- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
210 210  
211 -(% class="box infomessage" %)
212 -(((
213 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
191 +En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
214 214  
215 -* (((
216 -
193 +[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
217 217  
218 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
195 +== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
219 219  
220 -* la **localisation temporaire** disparaît,
221 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
222 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
197 +Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
223 223  
224 -
225 -)))
226 -)))
199 +[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
227 227  
201 +Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
228 228  
203 +[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
229 229  
230 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
231 231  
232 -(% class="box infomessage" %)
233 -(((
234 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
206 +== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
235 235  
236 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
237 -* (((
238 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
208 +Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
239 239  
240 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
241 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
242 -)))
243 -)))
210 +[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
244 244  
212 +Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
245 245  
214 +[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
246 246  
216 += Planifier les mouvements =
247 247  
248 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
218 +Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
249 249  
250 -(% class="box successmessage" %)
251 -(((
252 -**Bonnes pratiques : **
220 +== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
253 253  
254 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
255 -)))
222 +Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
256 256  
257 -(% class="box infomessage" %)
258 -(((
259 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
260 -)))
261 261  
225 +[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 262  
227 +Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
263 263  
229 +[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
264 264  
231 +Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
265 265  
233 +Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
266 266  
235 +[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
267 267  
237 +Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
268 268  
239 +[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
269 269  
270 270  
242 +A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
271 271  
244 +Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
272 272  
246 +[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
273 273  
248 +Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
274 274  
250 +[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
275 275  
276 -
277 -)))
278 -)))|(% style="width:300px" %)(((
279 -(% class="box" %)
280 -(((
281 -**Sommaire**
282 -)))
252 +== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
283 283  
284 -(% class="box" %)
285 -(((
286 -**Aller plus loin**
254 +par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
287 287  
288 -* Gérer les évènements
289 -* Saisir un évènement
290 -* Planifier les mouvements
291 -* Gérer les expositions itinérantes
292 -* Utiliser l'export GAM3
293 -)))
256 +[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
294 294  
295 -(% class="box" %)
296 -(((
297 -**Icônes principales**
258 +(% class="wikigeneratedid" %)
259 +il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
298 298  
299 -* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
300 -
301 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
302 -
303 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
304 -
305 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
306 -
307 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
308 -
309 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
261 +[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
310 310  
311 -
312 -)))
313 -)))
263 +Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
314 314  
265 +[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
315 315  
316 316  
268 +== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
317 317  
270 +Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
318 318  
272 +Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
319 319  
274 +[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
320 320  
276 +[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
321 321  
278 +Indiquez la date de retour prévue.
322 322  
280 +[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
323 323  
282 +Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
324 324  
284 +[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
325 325  
286 +Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
326 326  
288 +[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
327 327  
290 +Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
328 328  
292 +[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
329 329  
294 += Edition de la fiche de prêt =
330 330  
296 +A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
331 331  
298 +[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
332 332  
300 +Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
333 333  
302 +[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
334 334  
304 +Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
335 335  
306 +[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
336 336  
308 +Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
337 337  
310 +[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
338 338  
312 += Suivre l'exécution des mouvements =
339 339  
314 +Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
340 340  
316 +- ce qui est prévu.
341 341  
318 +- ce qui s'est passé.
342 342  
320 +Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
343 343  
322 +Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
344 344  
345 345  
325 +[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
346 346  
327 +Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
347 347  
329 +Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
348 348  
331 +Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
349 349  
333 +[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
350 350  
335 +Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
351 351  
337 +Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
338 +
339 +
340 +Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
341 +
342 +== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
343 +
344 +Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
345 +
346 +[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347 +
348 +(% style="text-align: center;" %)
349 +Rentrer dans le mouvement à valider.
350 +
351 +[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
352 +
353 +(% style="text-align: center;" %)
354 +Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
355 +
352 352  ​​​​​​
353 353  
358 +[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
354 354  
360 +(% style="text-align: center;" %)
361 +Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
355 355  
363 +[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
356 356  
365 +(% style="text-align: center;" %)
366 +Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
367 +
368 +[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
369 +
370 +(% style="text-align: center;" %)
371 +Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
372 +
373 +[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
374 +
375 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
376 +
377 +Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
378 +
379 +[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
380 +
381 +== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
382 +
383 +On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
384 +
385 +A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
386 +
387 +[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
388 +
389 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
390 +
391 +Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
392 +
393 +Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
394 +
395 +[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
396 +
397 += Terminer l'évènement =
398 +
399 +Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
400 +
401 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
402 +
403 +[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
404 +
405 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
406 +
407 +
408 +[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
409 +
410 +
411 +Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
412 +
413 +Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
414 +
415 +[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
416 +
417 +
418 +ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
419 +
420 +[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
421 +
422 +
423 +
357 357  
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