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Modifié par admin admin le 2025/09/15 10:59
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/01 08:51
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modifié par admin admin
sur 2025/09/15 09:40
Commentaire de modification : Update document after refactoring.

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les prêts
1 +Produire les documents contractuels et logistiques
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -3,278 +3,188 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
6 +Fiches de prêt, books, listes d’œuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour encadrer juridiquement les opérations et assurer le suivi logistique.
7 7  
8 -On distingue deux types de prêts :
9 -
10 -* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 -* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
8 +Avec Flora, toutes ces éditions s’appuient directement sur les informations saisies dans les notices de biens, d’évènements, de mouvements, de colisage et de matériel scénographique. Il n’est donc plus nécessaire de ressaisir les données : les documents sont générés automatiquement, puis personnalisables (logo, mise en page, mentions légales) pour s’adapter à l’identité de l’institution.
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Étapes de gestion des prêts =
12 += Depuis un évènement =
16 16  
17 -(% class="box successmessage" %)
18 -(((
19 -**Bonnes pratiques : **
14 +== Éditer la liste d'œuvres ==
20 20  
21 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
25 -)))
16 +La liste d’œuvres rassemble tous les biens rattachés à l’évènement.
26 26  
27 -Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
18 +Elle permet de :
28 28  
29 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 -|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 -* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 -* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 -)))|(((
34 -La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
20 +* **fournir une vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
21 +* **servir de pièce de travail ou de validation** avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
22 +* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
23 +* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).
35 35  
36 -
37 -)))
38 -|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 -Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 -)))|(((
41 -* Option de préfixe d’évènement
42 -)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 -|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 -Deux options :
25 +Procédure :
45 45  
46 -* Création automatique
47 -* Création manuelle
48 -)))|(((
49 -* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 -* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 -)))|(((
52 -La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
27 +* Ouvrir la notice de l’évènement.
28 +* Cliquer sur l’icône **Modèles de publication** dans la barre d’outils.
29 +* Sélectionner le modèle //Liste d’œuvres//.
53 53  
54 -La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 -)))
56 -|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 -Deux méthodes :
31 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
58 58  
59 -* Unitaire
60 -* Par lot
33 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 -.
63 -)))|(((
64 -* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 -* Traitement groupé via la liste de résultats
66 -)))|(((
67 -Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 -)))
69 -|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 -* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 -* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 -)))|(((
73 -* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 -* Relocalisation historisée
75 -* Traçabilité dans l’historique de régie
76 -)))|(((
77 -Mouvement de sortie exécuté :
78 78  
79 -* État évènement = **En cours**
80 -* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
36 +[[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
82 -Mouvement d'entrée exécuté :
83 83  
84 -* État évènement = **Terminé**
85 -* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 -)))
87 -|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 -Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
39 +== Éditer le book ==
89 89  
90 -Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 -)))
41 +Le book présente les biens liés à l’évènement sous forme de catalogue illustré, incluant visuels, informations descriptives et données administratives.
92 92  
93 -= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
43 +**Procédure :**
94 94  
95 -Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
45 +1. Ouvrir la notice de l’évènement.
46 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
47 +1. Sélectionner le modèle //Book//.
96 96  
97 -Parmi elles :
49 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
98 98  
99 -* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 -* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
51 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 -== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
103 103  
104 -Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
54 +[[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
106 -* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107 -* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
108 108  
109 -=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
57 +== Éditer la fiche de prêt ==
110 110  
111 -Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112 -Pour gérer les retours partiels :
59 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
113 113  
114 -1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115 -1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116 -1. (((
117 -Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
61 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
118 118  
119 -* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120 -)))
121 -1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122 -1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
63 +**Procédure :**
123 123  
124 -(% class="box infomessage" %)
125 -(((
126 -De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
127 -)))
65 +1. Ouvrir la notice de l’évènement.
66 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
67 +1. Sélectionner le modèle //Fiche de prêt//.
128 128  
129 -== Étape 1 - Créer l'évènement ==
69 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
130 130  
131 -(% class="box successmessage" %)
132 -(((
133 -**Bonnes pratiques : **
71 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
135 -* Champs à renseigner à minima : 
136 -** **Type** : Exposition
137 -** **Sous-Type** : Prêt
138 -** **Organisme de destination**
139 -** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 -* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141 -)))
142 142  
74 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
144 -== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
76 +== Éditer l'arrêté de dépôt ==
145 145  
146 -(% class="box successmessage" %)
147 -(((
148 -**Bonnes pratiques : **
78 +L’arrêté de dépôt accompagne toute mise en dépôt d’un objet. Il définit les conditions de dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et revêt un caractère réglementaire.
149 149  
150 -* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
151 -* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
152 -)))
80 +Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
153 153  
154 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
82 +**Procédure :**
155 155  
84 +1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
85 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
86 +1. Sélectionner le modèle //Arrêté de dépôt//.
156 156  
88 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
157 157  
158 -== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
90 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 159  
160 -(% class="box successmessage" %)
161 -(((
162 -Bonnes pratiques :
163 163  
164 -* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
165 -* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
166 -)))
93 +[[//Choix du modèle Dépôt - arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 167  
168 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les mouvements ont été créés manuellement
169 169  
96 += Depuis un mouvement =
170 170  
98 +== Exporter les listes de colisage ==
171 171  
172 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
100 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
173 173  
174 -(% class="box successmessage" %)
175 -(((
176 -Bonnes pratiques :
102 +Les listes de colisage sont essentielles pour le suivi et la traçabilité : elles peuvent être remises aux transporteurs, utilisées pour les assurances ou partagées avec les partenaires.
177 177  
178 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
104 +Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
179 179  
180 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
106 +* les **œuvres** ;
107 +* les **colis liés aux œuvres** ;
108 +* les **matériels liés aux œuvres** ;
109 +* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
181 181  
182 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
183 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
184 -)))
111 +Pour cela :
185 185  
186 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
187 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
113 +1. Ouvrir la notice de l’évènement.
114 +1. Se positionner dans l’onglet **Mouvements**.
115 +1. Repérer le mouvement souhaité dans la liste.
116 +1. Cliquer sur le bouton **Exporter** présent sur la ligne de ce mouvement.
117 +1. Choisir la liste à générer (œuvres, colis, matériel…).
188 188  
189 -
190 -
191 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
192 -
193 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
194 -
195 -(% class="box infomessage" %)
119 +(% class="box successmessage" %)
196 196  (((
197 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
198 -
199 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
200 -* (((
201 -Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
202 -
203 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
204 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
121 +**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
205 205  )))
206 -)))
207 207  
124 +[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208 208  
209 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
210 210  
211 -(% class="box infomessage" %)
212 -(((
213 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
127 +[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214 214  
215 -* (((
216 -Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
217 217  
218 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
219 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
220 -)))
221 -* L'évènement suit son cours avec le reste des biens encore exposés au musé jusqu'en septembre.
222 -)))
130 +== Éditer un bordereau de transport ==
223 223  
132 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
133 +Il sert à :
224 224  
135 +* lister les biens transportés,
136 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
137 +* identifier le transporteur,
138 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
225 225  
226 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
140 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
227 227  
228 -(% class="box infomessage" %)
229 -(((
230 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
142 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
231 231  
232 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
233 -* (((
234 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
144 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
235 235  
236 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
237 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
238 -)))
239 -)))
146 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
147 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
148 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
240 240  
150 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
241 241  
152 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 242  
243 243  
244 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt  ==
155 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245 245  
246 -(% class="box successmessage" %)
247 -(((
248 -**Bonnes pratiques : **
249 249  
250 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
251 -)))
158 +== Éditer des étiquettes de transport ==
252 252  
253 -(% class="box infomessage" %)
254 -(((
255 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
256 -)))
160 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
161 +Elles permettent de :
257 257  
163 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
164 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
165 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
258 258  
167 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
259 259  
169 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
260 260  
171 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
261 261  
173 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
174 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
175 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
262 262  
177 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 263  
264 264  
265 -
266 -
267 -
268 -
269 -
270 -
271 -
272 -
180 +[[//Choix du modèle Étiquette//>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 273  )))
274 274  )))|(% style="width:300px" %)(((
275 275  (% class="box" %)
276 276  (((
277 277  **Sommaire**
186 +
187 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
278 278  )))
279 279  
280 280  (% class="box" %)
... ... @@ -281,59 +281,22 @@
281 281  (((
282 282  **Aller plus loin**
283 283  
284 -* Gérer les évènements
285 -* Saisir un évènement
286 -* Planifier les mouvements
287 -* Gérer les expositions itinérantes
288 -* Utiliser l'export GAM3
194 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
195 +* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
196 +* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
197 +* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
198 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
199 +* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
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206 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
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208 +* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
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