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Modifié par admin admin le 2025/09/15 10:59
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/01 08:51
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/12 16:36
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les prêts
1 +Produire les documents contractuels et logistiques
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,278 +3,184 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
6 +Fiches de prêt, book, listes d'oeuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour** encadrer** et **suivre** les opérations.
7 7  
8 -On distingue deux types de prêts :
9 -
10 -* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 -* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
8 +Avec Flora, inutile de ressaisir : les informations des notices d’événements et de mouvements **s'exportent** automatiquement en **documents prêts à l’usage**, **personnalisables **selon l’identité de l’institution.
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Étapes de gestion des prêts =
12 += Depuis un évènement =
16 16  
17 -(% class="box successmessage" %)
18 -(((
19 -**Bonnes pratiques : **
14 +== Éditer la liste d'oeuvres ==
20 20  
21 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
25 -)))
16 +La **liste d'oeuvres** est **document pratique **regroupant tous les biens rattachés à l’évènement.
26 26  
27 -Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
18 +Il permet notamment de :
28 28  
29 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 -|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 -* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 -* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 -)))|(((
34 -La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
20 +* **fournir une vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
21 +* **constituer une pièce de travail ou de validation** avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
22 +* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
23 +* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).
35 35  
36 -
37 -)))
38 -|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 -Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 -)))|(((
41 -* Option de préfixe d’évènement
42 -)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 -|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 -Deux options :
25 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la liste d'oeuvres à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
45 45  
46 -* Création automatique
47 -* Création manuelle
48 -)))|(((
49 -* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 -* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 -)))|(((
52 -La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
27 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
53 53  
54 -La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 -)))
56 -|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 -Deux méthodes :
29 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
30 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
31 +1. Sélectionner le modèle de publication **Liste d'oeuvres**.
58 58  
59 -* Unitaire
60 -* Par lot
33 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
61 61  
62 -.
63 -)))|(((
64 -* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 -* Traitement groupé via la liste de résultats
66 -)))|(((
67 -Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 -)))
69 -|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 -* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 -* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 -)))|(((
73 -* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 -* Relocalisation historisée
75 -* Traçabilité dans l’historique de régie
76 -)))|(((
77 -Mouvement de sortie exécuté :
35 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 -* État évènement = **En cours**
80 -* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
81 81  
82 -Mouvement d'entrée exécuté :
38 +[[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 83  
84 -* État évènement = **Terminé**
85 -* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 -)))
87 -|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 -Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
89 89  
90 -Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 -)))
41 +== Éditer le book ==
92 92  
93 -= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
43 +Le **book **est un **document pratique** regroupant l’ensemble des biens liés à l’évènement, présenté sous forme de catalogue illustré avec visuels, informations descriptives et données administratives.
94 94  
95 -Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
45 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
96 96  
97 -Parmi elles :
47 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
98 98  
99 -* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 -* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
49 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
50 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
51 +1. Sélectionner le modèle de publication **Book**.
101 101  
102 -== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
53 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
103 103  
104 -Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
55 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
106 -* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107 -* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
108 108  
109 -=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
58 +[[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 110  
111 -Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112 -Pour gérer les retours partiels :
113 113  
114 -1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115 -1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116 -1. (((
117 -Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
61 +== Éditer la fiche de prêt ==
118 118  
119 -* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120 -)))
121 -1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122 -1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
63 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
123 123  
124 -(% class="box infomessage" %)
125 -(((
126 -De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
127 -)))
65 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
128 128  
129 -== Étape 1 - Créer l'évènement ==
67 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
130 130  
131 -(% class="box successmessage" %)
132 -(((
133 -**Bonnes pratiques : **
69 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
70 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
71 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
134 134  
135 -* Champs à renseigner à minima : 
136 -** **Type** : Exposition
137 -** **Sous-Type** : Prêt
138 -** **Organisme de destination**
139 -** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 -* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141 -)))
73 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
142 142  
75 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
144 -== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
145 145  
146 -(% class="box successmessage" %)
147 -(((
148 -**Bonnes pratiques : **
78 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 149  
150 -* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
151 -* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
152 -)))
80 +== Éditer l'arrêté de dépôt ==
153 153  
154 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
82 +L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet.
83 +Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif.
155 155  
85 +Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
156 156  
87 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
157 157  
158 -== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
89 +1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
90 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
91 +1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.**
159 159  
160 -(% class="box successmessage" %)
161 -(((
162 -Bonnes pratiques :
93 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
163 163  
164 -* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
165 -* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
166 -)))
95 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 167  
168 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les mouvements ont été créés manuellement
169 169  
98 +[[//Choix du modèle Dépôt- arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 170  
171 171  
172 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
101 += Depuis un mouvement =
173 173  
174 -(% class="box successmessage" %)
175 -(((
176 -Bonnes pratiques :
103 +== Exporter les listes de colisage ==
177 177  
178 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
105 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
179 179  
180 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
107 +Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
181 181  
182 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
183 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
184 -)))
109 +* les **œuvres** ;
110 +* les **colis liés aux œuvres** ;
111 +* les **matériels liés aux œuvres** ;
112 +* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
185 185  
186 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
187 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
114 +Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
188 188  
189 -
190 -
191 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
192 -
193 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
194 -
195 -(% class="box infomessage" %)
116 +(% class="box successmessage" %)
196 196  (((
197 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
198 -
199 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
200 -* (((
201 -Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
202 -
203 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
204 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
118 +**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
205 205  )))
206 -)))
207 207  
121 +[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208 208  
209 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
210 210  
211 -(% class="box infomessage" %)
212 -(((
213 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
124 +[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214 214  
215 -* (((
216 -Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
217 217  
218 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
219 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
220 -)))
221 -* L'évènement suit son cours avec le reste des biens encore exposés au musé jusqu'en septembre.
222 -)))
127 +== Éditer un bordereau de transport ==
223 223  
129 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
130 +Il sert à :
224 224  
132 +* lister les biens transportés,
133 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
134 +* identifier le transporteur,
135 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
225 225  
226 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
137 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
227 227  
228 -(% class="box infomessage" %)
229 -(((
230 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
139 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
231 231  
232 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
233 -* (((
234 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
141 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
235 235  
236 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
237 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
238 -)))
239 -)))
143 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
144 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
145 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
240 240  
147 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
241 241  
149 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 242  
151 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 243  
244 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt  ==
245 245  
246 -(% class="box successmessage" %)
247 -(((
248 -**Bonnes pratiques : **
154 +== Éditer des étiquettes de transport ==
249 249  
250 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
251 -)))
156 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
157 +Elles permettent de :
252 252  
253 -(% class="box infomessage" %)
254 -(((
255 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
256 -)))
159 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
160 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
161 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
257 257  
163 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
258 258  
165 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
259 259  
167 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
260 260  
169 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
170 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
171 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
261 261  
173 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262 262  
263 263  
264 -
265 -
266 -
267 -
268 -
269 -
270 -
271 -
272 -
176 +[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 273  )))
274 274  )))|(% style="width:300px" %)(((
275 275  (% class="box" %)
276 276  (((
277 277  **Sommaire**
182 +
183 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
278 278  )))
279 279  
280 280  (% class="box" %)
... ... @@ -281,59 +281,22 @@
281 281  (((
282 282  **Aller plus loin**
283 283  
284 -* Gérer les évènements
285 -* Saisir un évènement
286 -* Planifier les mouvements
287 -* Gérer les expositions itinérantes
288 -* Utiliser l'export GAM3
190 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
191 +* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
192 +* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
193 +* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
194 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
195 +* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
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202 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
203 +
204 +* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
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