Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques

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Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -3,337 +3,420 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
	6	+
	7	+)))
7	7
8		-On distingue deux types de prêts :
	9	+(((
	10	+
9	9
10		-* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11		-* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
	12	+
12	12	)))
13		-
	14	+)))|(% style="width:300px" %)(((
	15	+(% class="box" %)
14	14	(((
15		-= Étapes de gestion des prêts =
	17	+**Sommaire**
	18	+)))
16	16
17		-(% class="box successmessage" %)
	20	+(% class="box" %)
18	18	(((
19		-**Bonnes pratiques : **
	22	+**Aller plus loin**
20	20
21		-* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22		-* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23		-* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24		-* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
	24	+* Gérer les évènements
	25	+* Saisir un évènement
	26	+* Planifier les mouvements
	27	+* Gérer les expositions itinérantes
	28	+* Utiliser l'export GAM3
25	25	)))
26	26
27		-Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés.
	31	+(% class="box" %)
	32	+(((
	33	+**Icônes principales**
	34	+)))
	35	+)))
28	28
29		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30		-|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31		-* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32		-* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33		-)))|(((
34		-La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
35	35
36		-
37		-)))
38		-|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39		-Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40		-)))|(((
41		-* Option de préfixe d’évènement
42		-)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43		-|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44		-Deux options :
45	45
46		-* Création automatique
47		-* Création manuelle
48		-)))|(((
49		-* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50		-* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51		-)))|(((
52		-La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
53	53
54		-La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55		-)))
56		-|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57		-Deux méthodes :
58	58
59		-* Unitaire
60		-* Par lot
	41	+= Préparer un prêt pour exposition =
61	61
62		-.
63		-)))|(((
64		-* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65		-* Traitement groupé via la liste de résultats
66		-)))|(((
67		-Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68		-)))
69		-|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70		-* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71		-* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72		-)))|(((
73		-* Mise à jour automatique dans la notice bien
74		-* Relocalisation historisée
75		-* Traçabilité dans l’historique de régie
76		-)))|(((
77		-Mouvement de sortie exécuté :
	43	+Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
78	78
79		-* État évènement = **En cours**
80		-* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
	45	+== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
81	81
82		-Mouvement d'entrée exécuté :
	47	+SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
83	83
84		-* État évènement = **Terminé**
85		-* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86		-)))
87		-|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88		-Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
	49	+[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
89	89
90		-Vérifier la complétude des notices avant publication.
	51	+(% class="wikigeneratedid" %)
	52	+SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
	53	+
	54	+(% class="box infomessage" %)
	55	+(((
	56	+il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
91	91	)))
92	92
93		-= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
	59	+[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
94	94
95		-Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
96	96
97		-Parmi elles :
	62	+== Saisir la notice de l'évènement ==
98	98
99		-* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100		-* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
	64	+Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
101	101
102		-== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
	66	+Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
103	103
104		-Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
	68	+[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]]
105	105
106		-* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107		-* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
	70	+La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
108	108
109		-=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
	72	+A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
110	110
111		-Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112		-Pour gérer les retours partiels :
	74	+l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
113	113
114		-1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115		-1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116		-1. (((
117		-Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
	76	+[[image:1650957677840-703.png]]
118	118
119		-* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120		-)))
121		-1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122		-1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
	78	+[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
123	123
	80	+Et voila.
	81	+
	82	+[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	83	+
	84	+Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
	85	+
	86	+[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	87	+
	88	+Résultat de la recherche.
	89	+
	90	+[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	91	+
	92	+== Rattacher des biens à l'évènement ==
	93	+
	94	+Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
	95	+
	96	+[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	97	+
	98	+Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
	99	+
	100	+[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	101	+
	102	+
	103	+[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	104	+
	105	+Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
	106	+
124	124	(% class="box infomessage" %)
125	125	(((
126		-De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
	109	+A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
127	127	)))
128	128
129		-== Étape 1 - Créer l'évènement ==
	112	+[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
130	130
131		-(% class="box successmessage" %)
132		-(((
133		-**Bonnes pratiques : **
	114	+== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
134	134
135		-* Champs à renseigner à minima :
136		-** **Type** : Exposition
137		-** **Sous-Type** : Prêt
138		-** **Organisme de destination**
139		-** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140		-* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141		-)))
	116	+Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
142	142
	118	+[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
143	143
144		-== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
	120	+Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
145	145
146		-(% class="box successmessage" %)
147		-(((
148		-**Bonnes pratiques : **
	122	+[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
149	149
150		-* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
151		-* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
	124	+(% class="box warningmessage" %)
	125	+(((
	126	+Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
	127	+Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
152	152	)))
153	153
154		->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
	130	+[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
155	155
	132	+== Sélection de bien d'un autre panier ==
156	156
	134	+[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
157	157
158		-== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
	136	+[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
159	159
160		-(% class="box successmessage" %)
161		-(((
162		-Bonnes pratiques :
	138	+= Gérer le bien dans l'évènement =
163	163
164		-* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
165		-* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
	140	+== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
	141	+
	142	+Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
	143	+
	144	+[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	145	+
	146	+La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
	147	+
	148	+(% class="box infomessage" %)
	149	+(((
	150	+Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
166	166	)))
167	167
168		->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les mouvements ont été créés manuellement
	153	+[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
169	169
	155	+Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
170	170
	157	+[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
171	171
172		-== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
	159	+Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
173	173
174		-(% class="box successmessage" %)
175		-(((
176		-Bonnes pratiques :
	161	+[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
177	177
178		-* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
	163	+== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
179	179
180		-Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
	165	+Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
181	181
182		-* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
183		-* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
184		-)))
	167	+Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
185	185
186		->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
187		->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
	169	+Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
188	188
	171	+[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
189	189
	173	+Vous pourrez saisir un motif de refus.
190	190
191		-== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
	175	+[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
192	192
193		-=== Exécuter le mouvement de départ ===
	177	+Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
194	194
195		-(% class="box infomessage" %)
196		-(((
197		-**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
	179	+[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198	198
199		-* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
200		-* (((
201		-Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
	181	+== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
202	202
203		-* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
204		-* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
205		-)))
206		-)))
	183	+Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
207	207
	185	+- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
208	208
209		-=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
	187	+- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
210	210
211		-(% class="box infomessage" %)
212		-(((
213		-Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
	189	+En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
214	214
215		-* (((
216		-Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
	191	+[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
217	217
218		-* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
219		-* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
220		-)))
221		-* L'évènement suit son cours avec le reste des biens encore exposés au musé jusqu'en septembre.
222		-)))
	193	+== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
223	223
	195	+Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
224	224
	197	+[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
225	225
226		-=== Exécuter le mouvement de retour final ===
	199	+Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
227	227
228		-(% class="box infomessage" %)
229		-(((
230		-Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
	201	+[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
231	231
232		-* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
233		-* (((
234		-Le **bien** est automatiquement actualisé :
235	235
236		-* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
237		-* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
238		-)))
239		-)))
	204	+== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
240	240
	206	+Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
241	241
	208	+[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
242	242
	210	+Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
243	243
244		-== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt  ==
	212	+[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
245	245
246		-(% class="box successmessage" %)
247		-(((
248		-**Bonnes pratiques : **
	214	+= Planifier les mouvements =
249	249
250		-* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
251		-)))
	216	+Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
252	252
253		-(% class="box infomessage" %)
254		-(((
255		-La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
256		-)))
	218	+== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
257	257
	220	+Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
258	258
259	259
	223	+[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
260	260
	225	+Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
261	261
	227	+[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262	262
	229	+Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
263	263
	231	+Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
264	264
	233	+[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
265	265
	235	+Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
266	266
	237	+[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
267	267
268	268
	240	+A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
269	269
	242	+Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
270	270
	244	+[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
271	271
272		-
273		-)))
274		-)))|(% style="width:300px" %)(((
275		-(% class="box" %)
276		-(((
277		-**Sommaire**
278		-)))
	246	+Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
279	279
280		-(% class="box" %)
281		-(((
282		-**Aller plus loin**
	248	+[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
283	283
284		-* Gérer les évènements
285		-* Saisir un évènement
286		-* Planifier les mouvements
287		-* Gérer les expositions itinérantes
288		-* Utiliser l'export GAM3
289		-)))
	250	+== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
290	290
291		-(% class="box" %)
292		-(((
293		-**Icônes principales**
294		-)))
295		-)))
	252	+par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
296	296
	254	+[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
297	297
	256	+(% class="wikigeneratedid" %)
	257	+il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
298	298
	259	+[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
299	299
	261	+Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
300	300
	263	+[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
301	301
302	302
	266	+== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
303	303
	268	+Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
304	304
	270	+Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
305	305
	272	+[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
306	306
	274	+[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
307	307
	276	+Indiquez la date de retour prévue.
308	308
	278	+[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
309	309
	280	+Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
310	310
	282	+[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
311	311
	284	+Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
312	312
	286	+[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
313	313
	288	+Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
314	314
	290	+[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
315	315
	292	+= Edition de la fiche de prêt =
316	316
	294	+A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
317	317
	296	+[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
318	318
	298	+Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
319	319
	300	+[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
320	320
	302	+Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
321	321
	304	+[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
322	322
	306	+Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
323	323
	308	+[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
324	324
	310	+= Suivre l'exécution des mouvements =
325	325
	312	+Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
326	326
	314	+- ce qui est prévu.
327	327
	316	+- ce qui s'est passé.
328	328
	318	+Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
329	329
	320	+Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
330	330
331	331
	323	+[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
332	332
	325	+Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
333	333
	327	+Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
	328	+
	329	+Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
	330	+
	331	+[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	332	+
	333	+Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
	334	+
	335	+Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
	336	+
	337	+
	338	+Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
	339	+
	340	+== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
	341	+
	342	+Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
	343	+
	344	+[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	345	+
	346	+(% style="text-align: center;" %)
	347	+Rentrer dans le mouvement à valider.
	348	+
	349	+[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	350	+
	351	+(% style="text-align: center;" %)
	352	+Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
	353	+
334	334	​​​​​​
335	335
	356	+[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
336	336
	358	+(% style="text-align: center;" %)
	359	+Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
337	337
	361	+[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
338	338
	363	+(% style="text-align: center;" %)
	364	+Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
	365	+
	366	+[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	367	+
	368	+(% style="text-align: center;" %)
	369	+Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
	370	+
	371	+[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	372	+
	373	+=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
	374	+
	375	+Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
	376	+
	377	+[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	378	+
	379	+== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
	380	+
	381	+On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
	382	+
	383	+A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
	384	+
	385	+[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	386	+
	387	+=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
	388	+
	389	+Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
	390	+
	391	+Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
	392	+
	393	+[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	394	+
	395	+= Terminer l'évènement =
	396	+
	397	+Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
	398	+
	399	+//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
	400	+
	401	+[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	402	+
	403	+//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
	404	+
	405	+
	406	+[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	407	+
	408	+
	409	+Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
	410	+
	411	+Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
	412	+
	413	+[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	414	+
	415	+
	416	+ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
	417	+
	418	+[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	419	+
	420	+
	421	+
339	339