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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Produire les documents contractuels et logistiques
1 +Gérer les prêts
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -3,165 +3,285 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Fiches de prêt, books, listes d’œuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour encadrer juridiquement les opérations et assurer le suivi logistique.
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
7 7  
8 -Avec Flora, toutes ces éditions s’appuient directement sur les informations saisies dans les notices de biens, d’évènements, de mouvements, de colisage et de matériel scénographique. Il n’est donc plus nécessaire de ressaisir les données : les documents sont générés automatiquement, puis personnalisables (logo, mise en page, mentions légales) pour s’adapter à l’identité de l’institution.
8 +On distingue deux types de prêts :
9 +
10 +* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 +* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= Générer les documents à partir d'un évènement =
15 += Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
13 13  
14 -== Éditer la liste d'œuvres ==
17 +== Comprendre le rôle de Flora ==
15 15  
16 -La liste d’œuvres rassemble tous les biens rattachés à l’évènement.
19 +Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
20 +Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
17 17  
18 -Elle permet de :
22 +Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
19 19  
20 -* **fournir une vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
21 -* **servir de pièce de travail ou de validation** avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
22 -* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
23 -* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).
24 +* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
25 +* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
26 +* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
24 24  
25 -Procédure :
28 +Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
26 26  
27 -* Ouvrir la notice de l’évènement.
28 -* Cliquer sur l’icône **Modèles de publication** dans la barre d’outils.
29 -* Sélectionner le modèle //Liste d’œuvres//.
30 +== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
30 30  
31 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
32 +Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
33 +Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
32 32  
33 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 +Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
34 34  
37 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
38 +|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
39 +|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
40 +|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
41 +il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
42 +|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
43 +|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
44 +|**Présentation**|Type de présentation prévue.
45 +|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
46 +|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
47 +|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
48 +|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
49 +|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
50 +|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
51 +|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
52 +|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
53 +|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
54 +|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
55 +|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
56 +|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
57 +|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
58 +|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
59 +|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
60 +|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61 +|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
35 35  
36 -[[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 +En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
37 37  
65 +* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66 +* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67 +* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, ces champs peuvent être utilisés pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
38 38  
39 -== Éditer le book ==
69 +En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
40 40  
41 -Le book présente les biens liés à l’évènement sous forme de catalogue illustré, incluant visuels, informations descriptives et données administratives.
71 +== Suivre le cycle de gestion d’un prêt pour une exposition ==
42 42  
43 -**Procédure :**
73 +La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
44 44  
45 -1. Ouvrir la notice de l’évènement.
46 -1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
47 -1. Sélectionner le modèle //Book//.
75 +* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
76 +* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
77 +* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
78 +* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
79 +* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
48 48  
49 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
81 +Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
50 50  
51 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 += Gérer un prêt autre que pour une exposition =
52 52  
85 +== Comprendre le rôle de Flora ==
53 53  
54 -[[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 +Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
55 55  
89 +* colloques ou séminaires,
90 +* soirées événementielles,
91 +* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
56 56  
57 -== Éditer la fiche de prêt ==
93 +Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
58 58  
59 -La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
95 +Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
60 60  
61 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
97 +* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
98 +* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
99 +* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
62 62  
63 -**Procédure :**
101 +Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
64 64  
65 -1. Ouvrir la notice de l’évènement.
66 -1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
67 -1. Sélectionner le modèle //Fiche de prêt//.
103 +== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
68 68  
69 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
105 +Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**.
70 70  
71 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 +Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.).
108 +Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel :
72 72  
110 +* Identification de l’organisme du lieu de destination,
111 +* Saisie des contacts et de leur fonction,
112 +* Ajout de remarques ou précisions,
113 +* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
114 +* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
115 +* Définition des dates de début et de fin.
73 73  
74 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 +Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
75 75  
76 -== Éditer l'arrêté de dépôt ==
119 +== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
77 77  
78 -L’arrêté de dépôt accompagne toute mise en dépôt d’un objet. Il définit les conditions de dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et revêt un caractère réglementaire.
121 +La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
79 79  
80 -Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
123 +* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
124 +* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
125 +* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
126 +* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
127 +* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
81 81  
82 -**Procédure :**
129 +Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
83 83  
84 -1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
85 -1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
86 -1. Sélectionner le modèle //Arrêté de dépôt//.
131 += Organiser le transport =
87 87  
88 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
133 +La notice de **mouvement** dans Flora ne sert pas seulement à tracer la sortie ou l’entrée des biens : elle permet aussi de **documenter l’ensemble des modalités logistiques et contractuelles** liées au déplacement.
134 +En complétant ces champs, vous construisez un dossier complet qui centralise toutes les informations nécessaires au suivi du transport, de l’assurance et du convoyage.
89 89  
90 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 +(% class="box infomessage" %)
137 +(((
138 +Même si les mouvements ont été créés manuellement, il est toujours possible de **compléter ou corriger les informations logistiques** (transporteur, assurance, convoyeur, etc.).
139 +Pour cela, ouvrez la notice du mouvement et passez en **modification** : vous pourrez renseigner ou ajuster tous les champs nécessaires sans avoir à recréer le mouvement.
140 +)))
91 91  
142 +== Renseigner les informations de transport ==
92 92  
93 -[[//Choix du modèle Dépôt - arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 +Plusieurs champs sont prévus pour **décrire concrètement comment les biens seront déplacés**. Ces informations garantissent un suivi précis de la logistique :
94 94  
146 +* **Transporteur** : indiquer le prestataire en charge du déplacement (société spécialisée, transport interne, etc.).
147 +* **Coût du transport** : préciser le montant facturé pour ce service.
148 +* **Adresse et lieu de départ / arrivée** : détailler les adresses précises d’enlèvement et de livraison, incluant commune et pays.
149 +* **Convoyeur** : identifier la personne qui accompagne le transport (régisseur, restaurateur, représentant du musée).
95 95  
96 -= Générer les documents à partir d'un mouvement =
151 +[[Exemple de champs permettant d'indiquer les informations de transport>>image:1757335491540-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 -== Exporter les listes de colisage ==
153 +== Documenter l’assurance ==
99 99  
100 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
155 +Dans l’onglet **Assurance**, vous pouvez compléter les informations relatives à la couverture contractée :
101 101  
102 -Les listes de colisage sont essentielles pour le suivi et la traçabilité : elles peuvent être remises aux transporteurs, utilisées pour les assurances ou partagées avec les partenaires.
157 +* **Valeur globale de l’assurance et devise**,
158 +* **Numéro de police** et dates de validité du contrat,
159 +* **Compagnie d’assuranc**e et organisme indemnisateur,
160 +* **Nature de l’indemnisation** prévue en cas de sinistre.
103 103  
104 -Depuis l’onglet **Mouvements** d’un évènement, il est possible d’exporter :
162 +[[Champs documentant l'assurance>>image:1757335583164-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
106 -* les **œuvres** ;
107 -* les **colis liés aux œuvres** ;
108 -* les **matériels liés aux œuvres** ;
109 -* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
164 +== Joindre les pièces contractuelles ==
110 110  
111 -**Procédure :**
166 +L’onglet **Documentation** permet de rattacher directement les documents utiles au suivi du mouvement :
112 112  
113 -1. Ouvrir la notice de l’évènement.
114 -1. Aller dans l’onglet **Mouvements**.
115 -1. Repérer le mouvement souhaité.
116 -1. Cliquer sur **Exporter**.
117 -1. Choisir la liste à générer.
168 +* Contrat de transport,
169 +* Copie de la police d’assurance,
170 +* Photographies documentaires, bibliographie ou vidéos liées.
118 118  
119 - 
172 +[[Champs de documentation>>image:1757335626795-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
121 -(% class="box successmessage" %)
122 -(((
123 -**Remarque**
174 += Gérer les retours partiels =
124 124  
125 -//un bien refusé dans l’évènement n’apparaît pas dans les listes de colisage.//
176 +Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
177 +Ce cas se rencontre fréquemment :
178 +
179 +* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
180 +* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
181 +
182 +La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
183 +
184 +== Préparer la liste des biens prêtés ==
185 +
186 +Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
187 +La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
188 +
189 +Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
190 +
191 +== Préparer les mouvements en amont ==
192 +
193 +Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
194 +
195 +Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
196 +
197 +* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
198 +* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
199 +* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
200 +
201 +**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
202 +
203 +(% class="box warningmessage" %)
204 +(((
205 +**Attention :**
206 +La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
126 126  )))
127 127  
128 -[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 +>(% class="small" %)Exemple :
129 129  
211 +>(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
130 130  
131 -[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
213 +>(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
132 132  
215 +>(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
133 133  
134 -== Éditer un bordereau de transport ==
217 +>(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
135 135  
136 -Le bordereau de transport accompagne physiquement les œuvres lors du déplacement. Il constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
219 +>(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
137 137  
138 -Il mentionne :
221 +>(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
139 139  
140 -* les biens transportés,
141 -* les lieux de départ et d’arrivée,
142 -* le transporteur,
143 -* les informations nécessaires à la traçabilité.
223 +[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 144  
145 -**Procédure :**
225 +== Suivre les retours au fil du prêt ==
146 146  
147 -1. Ouvrir la notice du mouvement.
148 -1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
149 -1. Sélectionner le modèle //Bordereau de transport//.
227 +Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
150 150  
151 -Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
229 +* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
230 +* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
231 +* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
152 152  
153 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 +Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
154 154  
235 += Produire les documents contractuels et logistiques =
155 155  
156 -[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 +== Éditer la fiche de prêt ==
157 157  
239 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
158 158  
159 -== Éditer des étiquettes de transport ==
241 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
160 160  
161 -Les étiquettes permettent d’identifier chaque bien ou colis lors d’un déplacement.
243 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
162 162  
163 -Elles facilitent la manipulation et complètent le bordereau comme repères visuels.
245 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
246 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
247 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
164 164  
249 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
250 +
251 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 +
253 +
254 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 +
256 +== Editer un bordereau de transport ==
257 +
258 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
259 +Il sert à :
260 +
261 +* lister les biens transportés,
262 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
263 +* identifier le transporteur,
264 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
265 +
266 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
267 +
268 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
269 +
270 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
271 +
272 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
273 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
274 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
275 +
276 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
277 +
278 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 +
280 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
281 +
282 +== Editer des étiquettes de transport ==
283 +
284 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
165 165  Elles permettent de :
166 166  
167 167  * associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
... ... @@ -170,18 +170,18 @@
170 170  
171 171  Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
172 172  
173 -**Procédure :**
293 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
174 174  
175 -1. Ouvrir la notice du mouvement.
176 -1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
177 -1. Sélectionner le modèle //Étiquettes//.
295 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
178 178  
179 -
297 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
298 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
299 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
180 180  
181 181  [[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 182  
183 183  
184 -[[//Choix du modèle Étiquette//>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304 +[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 185  )))
186 186  )))|(% style="width:300px" %)(((
187 187  (% class="box" %)
... ... @@ -195,12 +195,9 @@
195 195  (((
196 196  **Aller plus loin**
197 197  
198 -* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
199 -* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
200 -* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
201 -* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
202 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
203 -* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
318 +* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
319 +* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
320 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome]]
204 204  )))
205 205  
206 206  (% class="box" %)
... ... @@ -207,9 +207,9 @@
207 207  (((
208 208  **Icônes principales**
209 209  
210 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
327 +* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
211 211  
212 -* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
329 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
213 213  )))
214 214  )))
215 215  
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