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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Produire les documents contractuels et logistiques
1 +Gérer les prêts
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -3,186 +3,436 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Fiches de prêt, books, listes d’œuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour encadrer juridiquement les opérations et assurer le suivi logistique.
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
7 7  
8 -Avec Flora, toutes ces éditions s’appuient directement sur les informations saisies dans les notices de biens, d’évènements, de mouvements, de colisage et de matériel scénographique. Il n’est donc plus nécessaire de ressaisir les données : les documents sont générés automatiquement, puis personnalisables (logo, mise en page, mentions légales) pour s’adapter à l’identité de l’institution.
8 +On distingue deux types de prêts :
9 +
10 +* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 +* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= Générer les documents à partir d'un évènement =
15 += Les prêts pour exposition dans une autre institution =
13 13  
14 -== Éditer la liste d'œuvres ==
17 +== Le rôle de Flora ==
15 15  
16 -La liste d’œuvres rassemble tous les biens rattachés à l’évènement.
19 +Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
20 +Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
17 17  
18 -Elle permet de :
22 +Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
19 19  
20 -* **fournir une vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
21 -* **servir de pièce de travail ou de validation** avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
22 -* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
23 -* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).
24 +* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
25 +* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
26 +* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
24 24  
25 -Procédure :
28 +Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
26 26  
27 -* Ouvrir la notice de l’évènement.
28 -* Cliquer sur l’icône **Modèles de publication** dans la barre d’outils.
29 -* Sélectionner le modèle //Liste d’œuvres//.
30 +== Une grille de saisie spécifique ==
30 30  
31 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
32 +Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
33 +Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
32 32  
33 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 +Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
34 34  
37 +|=**Nom du champ**|=**Utilisation**
38 +|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
39 +|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
40 +|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
41 +il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
42 +|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
43 +|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
44 +|**Présentation**|Type de présentation prévue.
45 +|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
46 +|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
47 +|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
48 +|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
49 +|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
50 +|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
51 +|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
52 +|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
53 +|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
54 +|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
55 +|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
56 +|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
57 +|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
58 +|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
59 +|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
60 +|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61 +|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
35 35  
36 -[[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 +En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour enrichir le suivi du prêt. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
37 37  
65 +* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66 +* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67 +* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
38 38  
39 -== Éditer le book ==
69 +En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
40 40  
41 -Le book présente les biens liés à l’évènement sous forme de catalogue illustré, incluant visuels, informations descriptives et données administratives.
71 += Les prêts autres que pour une exposition =
42 42  
43 -**Procédure :**
73 +Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
44 44  
45 -1. Ouvrir la notice de l’évènement.
46 -1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
47 -1. Sélectionner le modèle //Book//.
75 +* colloques ou séminaires,
76 +* soirées événementielles,
77 +* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
48 48  
49 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
79 +Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
50 50  
51 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 +Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
52 52  
83 +* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
84 +* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
85 +* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
53 53  
54 -[[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 +Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
55 55  
89 += Étapes de gestion des prêts =
56 56  
57 -== Éditer la fiche de prêt ==
91 +Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
58 58  
59 -La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
93 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
94 +|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
95 +* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
96 +* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
97 +)))|(((
98 +La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
60 60  
61 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
100 +
101 +)))
102 +|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
103 +Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
104 +)))|(((
105 +* Option de préfixe d’évènement
106 +)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
107 +|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
108 +Deux options :
62 62  
63 -**Procédure :**
110 +* Création automatique
111 +* Création manuelle
112 +)))|(((
113 +* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
114 +* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
115 +)))|(((
116 +La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
64 64  
65 -1. Ouvrir la notice de l’évènement.
66 -1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
67 -1. Sélectionner le modèle //Fiche de prêt//.
118 +La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
119 +)))
120 +|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
121 +Deux méthodes :
68 68  
69 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
123 +* Unitaire
124 +* Par lot
70 70  
71 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 +.
127 +)))|(((
128 +* Modification dans chaque notice bien du mouvement
129 +* Traitement groupé via la liste de résultats
130 +)))|(((
131 +Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
132 +)))
133 +|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
134 +* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
135 +* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
136 +)))|(((
137 +* Mise à jour automatique dans la notice bien
138 +* Traçabilité dans l’historique de régie
139 +)))|(((
140 +Mouvement de sortie exécuté :
72 72  
142 +* État évènement = **En cours**
143 +* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
73 73  
74 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 +Mouvement d'entrée exécuté :
75 75  
76 -== Éditer l'arrêté de dépôt ==
147 +* État évènement = **Terminé**
148 +* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
149 +)))
150 +|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
151 +Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
77 77  
78 -L’arrêté de dépôt accompagne toute mise en dépôt d’un objet. Il définit les conditions de dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et revêt un caractère réglementaire.
153 +Vérifier la complétude des notices avant publication.
154 +)))
79 79  
80 -Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
156 +(% class="box successmessage" %)
157 +(((
158 +**Bonnes pratiques : **
81 81  
82 -**Procédure :**
160 +* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
161 +* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
162 +* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
163 +* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
164 +)))
83 83  
84 -1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
85 -1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
86 -1. Sélectionner le modèle //Arrêté de dépôt//.
166 += Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
87 87  
88 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
168 +Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
89 89  
90 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +Parmi elles :
91 91  
172 +* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
173 +* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
92 92  
93 -[[//Choix du modèle Dépôt - arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 +== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
94 94  
177 +Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
95 95  
96 -= Générer les documents à partir d'un mouvement =
179 +* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
180 +* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
97 97  
98 -== Exporter les listes de colisage ==
182 +=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
99 99  
100 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
184 +Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
185 +Pour gérer les retours partiels :
101 101  
102 -Les listes de colisage sont essentielles pour le suivi et la traçabilité : elles peuvent être remises aux transporteurs, utilisées pour les assurances ou partagées avec les partenaires.
187 +1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
188 +1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
189 +1. (((
190 +Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
103 103  
104 -Depuis l’onglet **Mouvements** d’un évènement, il est possible d’exporter :
192 +* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
193 +)))
194 +1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
195 +1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
105 105  
106 -* les **œuvres** ;
107 -* les **colis liés aux œuvres** ;
108 -* les **matériels liés aux œuvres** ;
109 -* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
197 +(% class="box infomessage" %)
198 +(((
199 +De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
200 +)))
110 110  
111 -**Procédure :**
202 +== Étape 1 - Créer l'évènement ==
112 112  
113 -1. Ouvrir la notice de l’évènement.
114 -1. Aller dans l’onglet **Mouvements**.
115 -1. Repérer le mouvement souhaité.
116 -1. Cliquer sur **Exporter**.
117 -1. Choisir la liste à générer.
204 +(% class="box successmessage" %)
205 +(((
206 +**Bonnes pratiques : **
118 118  
119 - 
208 +* Champs à renseigner à minima : 
209 +** **Type** : Exposition
210 +** **Sous-Type** : Prêt
211 +** **Organisme de destination**
212 +** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
213 +* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
214 +* (((
215 +**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
216 +Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
120 120  
218 +* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
219 +* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
220 +)))
221 +)))
222 +
223 +[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 +
225 +
226 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 +
228 +
229 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 +
231 +
232 +[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 +
234 +== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
235 +
121 121  (% class="box successmessage" %)
122 122  (((
123 -**Remarque**
238 +**Bonnes pratiques : **
124 124  
125 -//un bien refusé dans l’évènement n’apparaît pas dans les listes de colisage.//
240 +* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
241 +* En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
126 126  )))
127 127  
128 -[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 +>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
129 129  
246 +[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 130  
131 -[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 132  
249 +[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 133  
134 -== Éditer un bordereau de transport ==
135 135  
136 -Le bordereau de transport accompagne physiquement les œuvres lors du déplacement. Il constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
252 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
138 -Il mentionne :
139 139  
140 -* les biens transportés,
141 -* les lieux de départ et d’arrivée,
142 -* le transporteur,
143 -* les informations nécessaires à la traçabilité.
255 +[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 144  
145 -**Procédure :**
146 146  
147 -1. Ouvrir la notice du mouvement.
148 -1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
149 -1. Sélectionner le modèle //Bordereau de transport//.
258 +[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 150  
151 -Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
152 152  
153 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 +== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
154 154  
263 +(% class="box successmessage" %)
264 +(((
265 +Bonnes pratiques :
155 155  
156 -[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 +* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
268 +* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
269 +)))
157 157  
271 +>(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
158 158  
159 -== Éditer des étiquettes de transport ==
273 +[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  
161 -Les étiquettes permettent d’identifier chaque bien ou colis lors d’un déplacement.
162 162  
163 -Elles facilitent la manipulation et complètent le bordereau comme repères visuels.
276 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 164  
165 -Elles permettent de :
166 166  
167 -* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
168 -* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
169 -* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
279 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 170  
171 -Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
172 172  
173 -**Procédure :**
282 +[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
175 -1. Ouvrir la notice du mouvement.
176 -1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
177 -1. Sélectionner le modèle //Étiquettes//.
178 178  
179 -
285 +[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 180  
181 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 182  
288 +[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 183  
184 -[[//Choix du modèle Étiquette//>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290 +
291 +[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 +
293 +
294 +== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
295 +
296 +(% class="box successmessage" %)
297 +(((
298 +Bonnes pratiques :
299 +
300 +* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
301 +
302 +Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
303 +
304 +* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
305 +* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
185 185  )))
307 +
308 +>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
309 +>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
310 +
311 +[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 +
313 +
314 +== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
315 +
316 +=== Exécuter le mouvement de départ ===
317 +
318 +(% class="box infomessage" %)
319 +(((
320 +**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
321 +
322 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
323 +* (((
324 +Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
325 +
326 +* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
327 +* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
328 +)))
329 +)))
330 +
331 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 +
333 +
334 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 +
336 +
337 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 +
339 +
340 +[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
341 +
342 +
343 +[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 +
345 +
346 +=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
347 +
348 +(% class="box infomessage" %)
349 +(((
350 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
351 +
352 +* (((
353 +**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
354 +
355 +* la **localisation temporaire** disparaît,
356 +* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
357 +* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
358 +
359 +
360 +
361 +**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
362 +)))
363 +)))
364 +
365 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
366 +
367 +
368 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
369 +
370 +
371 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
372 +
373 +
374 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 +
376 +
377 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
378 +
379 +
380 +=== Exécuter le mouvement de retour final ===
381 +
382 +(% class="box infomessage" %)
383 +(((
384 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
385 +
386 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
387 +* (((
388 +Le **bien** est automatiquement actualisé :
389 +
390 +* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
391 +* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
392 +)))
393 +)))
394 +
395 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396 +
397 +
398 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
399 +
400 +
401 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 +
403 +
404 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
405 +
406 +
407 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
408 +
409 +
410 +== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
411 +
412 +(% class="box successmessage" %)
413 +(((
414 +**Bonnes pratiques : **
415 +
416 +* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
417 +)))
418 +
419 +(% class="box infomessage" %)
420 +(((
421 +La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
422 +)))
423 +
424 +[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 +
426 +
427 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
428 +
429 +
430 +[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
431 +
432 +
433 +
434 +
435 +)))
186 186  )))|(% style="width:300px" %)(((
187 187  (% class="box" %)
188 188  (((
... ... @@ -195,12 +195,11 @@
195 195  (((
196 196  **Aller plus loin**
197 197  
198 -* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
199 -* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
200 -* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
201 -* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
202 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
203 -* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
448 +* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
449 +* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
450 +* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
451 +* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
452 +* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
204 204  )))
205 205  
206 206  (% class="box" %)
... ... @@ -207,9 +207,17 @@
207 207  (((
208 208  **Icônes principales**
209 209  
210 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
459 +* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
211 211  
212 -* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
461 +* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
462 +
463 +* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
464 +
465 +* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
466 +
467 +* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
468 +
469 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
213 213  )))
214 214  )))
215 215  
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