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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Produire les documents contractuels et logistiques
1 +Gérer les prêts
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,210 +3,236 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Fiches de prêt, books, listes d’œuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour encadrer juridiquement les opérations et assurer le suivi logistique.
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
7 7  
8 -Avec Flora, toutes ces éditions s’appuient directement sur les informations saisies dans les notices de biens, d’évènements, de mouvements, de colisage et de matériel scénographique. Il n’est donc plus nécessaire de ressaisir les données : les documents sont générés automatiquement, puis personnalisables (logo, mise en page, mentions légales) pour s’adapter à l’identité de l’institution.
8 +On distingue deux types de prêts :
9 +
10 +* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 +* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= Depuis un évènement =
15 += Étapes de gestion des prêts =
13 13  
14 -== Éditer la liste d'œuvres ==
17 +(% class="box successmessage" %)
18 +(((
19 +**Bonnes pratiques : **
15 15  
16 -La liste d’œuvres rassemble tous les biens rattachés à l’évènement.
21 +* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 +* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 +* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 +* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
25 +)))
17 17  
18 -Elle permet de :
27 +Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
19 19  
20 -* **fournir une vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
21 -* **servir de pièce de travail ou de validation** avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
22 -* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
23 -* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).
29 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 +|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 +* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 +* Renseigner au minimum : type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 +)))|(((
34 +La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
24 24  
25 -Procédure :
36 +
37 +)))
38 +|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 +Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 +)))|(((
41 +* Option de préfixe d’évènement
42 +)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 +|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 +Deux options :
26 26  
27 -* Ouvrir la notice de l’évènement.
28 -* Cliquer sur l’icône **Modèles de publication** dans la barre d’outils.
29 -* Sélectionner le modèle //Liste d’œuvres//.
46 +* Création automatique
47 +* Création manuelle
48 +)))|(((
49 +* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 +* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 +)))|(((
52 +La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
30 30  
31 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
54 +La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 +)))
56 +|**5. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 +Deux méthodes :
32 32  
33 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 +* Unitaire
60 +* Par lot
34 34  
62 +.
63 +)))|(((
64 +* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 +* Traitement groupé via la liste de résultats
66 +)))|(((
67 +Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 +)))
69 +|**6. Gérer les états d’avancement**|(((
70 +* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 +* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 +)))|(((
73 +* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 +* Relocalisation historisée
75 +* Traçabilité dans l’historique de régie
76 +)))|(((
77 +Mouvement de sortie exécuté :
35 35  
36 -[[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 +* État évènement = **En cours**
80 +* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
37 37  
82 +Mouvement d'entrée exécuté :
38 38  
39 -== Éditer le book ==
84 +* État évènement = **Terminé**
85 +* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 +)))
87 +|**7. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 +Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
40 40  
41 -Le book présente les biens liés à l’évènement sous forme de catalogue illustré, incluant visuels, informations descriptives et données administratives.
90 +Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 +)))
42 42  
43 -**Procédure :**
93 += Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
44 44  
45 -1. Ouvrir la notice de l’évènement.
46 -1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
47 -1. Sélectionner le modèle //Book//.
95 +== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
48 48  
49 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
97 +Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
50 50  
51 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 +* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
100 +* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
52 52  
102 +=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
53 53  
54 -[[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 +Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
105 +Pour gérer les retours partiels :
55 55  
107 +1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
108 +1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
109 +1. (((
110 +Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
56 56  
57 -== Éditer la fiche de prêt ==
112 +* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
113 +)))
114 +1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
115 +1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
58 58  
59 -La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
117 +(% class="box infomessage" %)
118 +(((
119 +De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
120 +)))
60 60  
61 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
62 62  
63 -**Procédure :**
64 64  
65 -1. Ouvrir la notice de l’évènement.
66 -1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
67 -1. Sélectionner le modèle //Fiche de prêt//.
68 68  
69 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
70 70  
71 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 72  
73 73  
74 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
76 -== Éditer l'arrêté de dépôt ==
77 77  
78 -L’arrêté de dépôt accompagne toute mise en dépôt d’un objet. Il définit les conditions de dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et revêt un caractère réglementaire.
79 79  
80 -Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
81 81  
82 -**Procédure :**
83 83  
84 -1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
85 -1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
86 -1. Sélectionner le modèle //Arrêté de dépôt//.
87 87  
88 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
89 89  
90 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  
92 92  
93 -[[//Choix du modèle Dépôt - arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 94  
95 95  
96 -= Depuis un mouvement =
97 97  
98 -== Exporter les listes de colisage ==
99 99  
100 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
101 101  
102 -Les listes de colisage sont essentielles pour le suivi et la traçabilité : elles peuvent être remises aux transporteurs, utilisées pour les assurances ou partagées avec les partenaires.
142 +
143 +)))
144 +)))|(% style="width:300px" %)(((
145 +(% class="box" %)
146 +(((
147 +**Sommaire**
148 +)))
103 103  
104 -Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
150 +(% class="box" %)
151 +(((
152 +**Aller plus loin**
105 105  
106 -* les **œuvres** ;
107 -* les **colis liés aux œuvres** ;
108 -* les **matériels liés aux œuvres** ;
109 -* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
154 +* Gérer les évènements
155 +* Saisir un évènement
156 +* Planifier les mouvements
157 +* Gérer les expositions itinérantes
158 +* Utiliser l'export GAM3
159 +)))
110 110  
111 -Pour cela :
112 -
113 -1. Ouvrir la notice de l’évènement.
114 -1. Se positionner dans l’onglet **Mouvements**.
115 -1. Repérer le mouvement souhaité dans la liste.
116 -1. Cliquer sur le bouton **Exporter** présent sur la ligne de ce mouvement.
117 -1. Choisir la liste à générer (œuvres, colis, matériel…).
118 -
119 -(% class="box successmessage" %)
161 +(% class="box" %)
120 120  (((
121 -**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
163 +**Icônes principales**
122 122  )))
165 +)))
123 123  
124 -[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 125  
126 126  
127 -[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +
128 128  
171 +
129 129  
130 -== Éditer un bordereau de transport ==
173 +
131 131  
132 -Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
133 -Il sert à :
134 134  
135 -* lister les biens transportés,
136 -* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
137 -* identifier le transporteur,
138 -* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
176 +
139 139  
140 -Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
178 +
141 141  
142 -Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
180 +
143 143  
144 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
182 +
145 145  
146 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
147 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
148 -1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
184 +
149 149  
150 -Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
186 +
151 151  
152 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 +
153 153  
190 +
154 154  
155 -[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 +
156 156  
194 +
157 157  
158 -== Éditer des étiquettes de transport ==
159 159  
160 -Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
161 -Elles permettent de :
197 +
162 162  
163 -* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
164 -* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
165 -* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
199 +
166 166  
167 -Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
201 +
168 168  
169 -Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
203 +
170 170  
171 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
205 +
172 172  
173 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
174 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
175 -1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
176 176  
177 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 178  
179 179  
180 -[[//Choix du modèle Étiquette//>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 -)))
182 -)))|(% style="width:300px" %)(((
183 -(% class="box" %)
184 -(((
185 -**Sommaire**
186 186  
187 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
188 -)))
211 +
189 189  
190 -(% class="box" %)
191 -(((
192 -**Aller plus loin**
213 +
193 193  
194 -* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
195 -* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
196 -* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
197 -* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
198 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
199 -* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
200 -)))
201 201  
202 -(% class="box" %)
203 -(((
204 -**Icônes principales**
216 +
205 205  
206 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
207 207  
208 -* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
209 -)))
210 -)))
211 211  
212 212  
221 +
222 +
223 +
224 +
225 +
226 +
227 +
228 +
229 +
230 +
231 +​​​​​​
232 +
233 +
234 +
235 +
236 +
237 +
238 +
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