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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Produire les documents contractuels et logistiques
1 +Gérer les prêts
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,210 +3,420 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Fiches de prêt, books, listes d’œuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour encadrer juridiquement les opérations et assurer le suivi logistique.
6 +
7 +)))
7 7  
8 -Avec Flora, toutes ces éditions s’appuient directement sur les informations saisies dans les notices de biens, d’évènements, de mouvements, de colisage et de matériel scénographique. Il n’est donc plus nécessaire de ressaisir les données : les documents sont générés automatiquement, puis personnalisables (logo, mise en page, mentions légales) pour s’adapter à l’identité de l’institution.
9 +(((
10 +
11 +
12 +
9 9  )))
14 +)))|(% style="width:300px" %)(((
15 +(% class="box" %)
16 +(((
17 +**Sommaire**
18 +)))
10 10  
20 +(% class="box" %)
11 11  (((
12 -= Depuis un évènement =
22 +**Aller plus loin**
13 13  
14 -== Éditer la liste d'œuvres ==
24 +* Gérer les évènements
25 +* Saisir un évènement
26 +* Planifier les mouvements
27 +* Gérer les expositions itinérantes
28 +* Utiliser l'export GAM3
29 +)))
15 15  
16 -La liste d’œuvres rassemble tous les biens rattachés à l’évènement.
31 +(% class="box" %)
32 +(((
33 +**Icônes principales**
34 +)))
35 +)))
17 17  
18 -Elle permet de :
19 19  
20 -* **fournir une vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
21 -* **servir de pièce de travail ou de validation** avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
22 -* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
23 -* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).
24 24  
25 -Procédure :
26 26  
27 -* Ouvrir la notice de l’évènement.
28 -* Cliquer sur l’icône **Modèles de publication** dans la barre d’outils.
29 -* Sélectionner le modèle //Liste d’œuvres//.
30 30  
31 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
41 += Préparer un prêt pour exposition =
32 32  
33 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 +Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
34 34  
45 +== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
35 35  
36 -[[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 +SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
37 37  
49 +[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
38 38  
39 -== Éditer le book ==
51 +(% class="wikigeneratedid" %)
52 +SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
40 40  
41 -Le book présente les biens liés à l’évènement sous forme de catalogue illustré, incluant visuels, informations descriptives et données administratives.
54 +(% class="box infomessage" %)
55 +(((
56 +il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
57 +)))
42 42  
43 -**Procédure :**
59 +[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
44 44  
45 -1. Ouvrir la notice de l’évènement.
46 -1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
47 -1. Sélectionner le modèle //Book//.
48 48  
49 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
62 +== Saisir la notice de l'évènement ==
50 50  
51 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 +Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
52 52  
66 +Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
53 53  
54 -[[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]]
55 55  
70 +La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
56 56  
57 -== Éditer la fiche de prêt ==
72 +A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
58 58  
59 -La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
74 +l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
60 60  
61 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
76 +[[image:1650957677840-703.png]]
62 62  
63 -**Procédure :**
78 +[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
64 64  
65 -1. Ouvrir la notice de l’évènement.
66 -1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
67 -1. Sélectionner le modèle //Fiche de prêt//.
80 +Et voila.
68 68  
69 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
82 +[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
70 70  
71 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 +Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
72 72  
86 +[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
73 73  
74 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 +Résultat de la recherche.
75 75  
76 -== Éditer l'arrêté de dépôt ==
90 +[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
77 77  
78 -L’arrêté de dépôt accompagne toute mise en dépôt d’un objet. Il définit les conditions de dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et revêt un caractère réglementaire.
92 +== Rattacher des biens à l'évènement ==
79 79  
80 -Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
94 +Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
81 81  
82 -**Procédure :**
96 +[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
83 83  
84 -1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
85 -1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
86 -1. Sélectionner le modèle //Arrêté de dépôt//.
98 +Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
87 87  
88 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
100 +[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
89 89  
90 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  
103 +[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
92 92  
93 -[[//Choix du modèle Dépôt - arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 +Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
94 94  
107 +(% class="box infomessage" %)
108 +(((
109 +A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
110 +)))
95 95  
96 -= Depuis un mouvement =
112 +[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
97 97  
98 -== Exporter les listes de colisage ==
114 +== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
99 99  
100 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
116 +Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
101 101  
102 -Les listes de colisage sont essentielles pour le suivi et la traçabilité : elles peuvent être remises aux transporteurs, utilisées pour les assurances ou partagées avec les partenaires.
118 +[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
103 103  
104 -Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
120 +Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
105 105  
106 -* les **œuvres** ;
107 -* les **colis liés aux œuvres** ;
108 -* les **matériels liés aux œuvres** ;
109 -* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
122 +[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
110 110  
111 -Pour cela :
124 +(% class="box warningmessage" %)
125 +(((
126 +Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
127 +Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
128 +)))
112 112  
113 -1. Ouvrir la notice de l’évènement.
114 -1. Se positionner dans l’onglet **Mouvements**.
115 -1. Repérer le mouvement souhaité dans la liste.
116 -1. Cliquer sur le bouton **Exporter** présent sur la ligne de ce mouvement.
117 -1. Choisir la liste à générer (œuvres, colis, matériel…).
130 +[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
118 118  
119 -(% class="box successmessage" %)
132 +== Sélection de bien d'un autre panier ==
133 +
134 +[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
135 +
136 +[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
137 +
138 += Gérer le bien dans l'évènement =
139 +
140 +== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
141 +
142 +Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
143 +
144 +[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
145 +
146 +La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
147 +
148 +(% class="box infomessage" %)
120 120  (((
121 -**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
150 +Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
122 122  )))
123 123  
124 -[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 +[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
125 125  
155 +Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
126 126  
127 -[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 +[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
128 128  
159 +Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
129 129  
130 -== Éditer un bordereau de transport ==
161 +[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131 131  
132 -Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
133 -Il sert à :
163 +== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
134 134  
135 -* lister les biens transportés,
136 -* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
137 -* identifier le transporteur,
138 -* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
165 +Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
139 139  
140 -Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
167 +Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
141 141  
142 -Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
169 +Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
143 143  
144 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
171 +[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
145 145  
146 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
147 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
148 -1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
173 +Vous pourrez saisir un motif de refus.
149 149  
150 -Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
175 +[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
151 151  
152 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
153 153  
179 +[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
154 154  
155 -[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 +== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
156 156  
183 +Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
157 157  
158 -== Éditer des étiquettes de transport ==
185 +- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
159 159  
160 -Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
161 -Elles permettent de :
187 +- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
162 162  
163 -* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
164 -* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
165 -* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
189 +En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
166 166  
167 -Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
191 +[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
168 168  
169 -Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
193 +== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
170 170  
171 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
195 +Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
172 172  
173 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
174 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
175 -1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
197 +[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
176 176  
177 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 +Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
178 178  
201 +[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
179 179  
180 -[[//Choix du modèle Étiquette//>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 -)))
182 -)))|(% style="width:300px" %)(((
183 -(% class="box" %)
184 -(((
185 -**Sommaire**
186 186  
187 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
188 -)))
204 +== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
189 189  
190 -(% class="box" %)
191 -(((
192 -**Aller plus loin**
206 +Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
193 193  
194 -* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
195 -* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
196 -* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
197 -* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
198 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
199 -* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
200 -)))
208 +[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
201 201  
202 -(% class="box" %)
203 -(((
204 -**Icônes principales**
210 +Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
205 205  
206 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
207 -
208 -* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
209 -)))
210 -)))
212 +[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
211 211  
214 += Planifier les mouvements =
215 +
216 +Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
217 +
218 +== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
219 +
220 +Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
221 +
222 +
223 +[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
224 +
225 +Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
226 +
227 +[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
228 +
229 +Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
230 +
231 +Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
232 +
233 +[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
234 +
235 +Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
236 +
237 +[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
238 +
239 +
240 +A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
241 +
242 +Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
243 +
244 +[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
245 +
246 +Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
247 +
248 +[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
249 +
250 +== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
251 +
252 +par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
253 +
254 +[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
255 +
256 +(% class="wikigeneratedid" %)
257 +il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
258 +
259 +[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
260 +
261 +Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
262 +
263 +[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
264 +
265 +
266 +== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
267 +
268 +Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
269 +
270 +Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
271 +
272 +[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
273 +
274 +[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
275 +
276 +Indiquez la date de retour prévue.
277 +
278 +[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
279 +
280 +Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
281 +
282 +[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
283 +
284 +Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
285 +
286 +[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
287 +
288 +Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
289 +
290 +[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
291 +
292 += Edition de la fiche de prêt =
293 +
294 +A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
295 +
296 +[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
297 +
298 +Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
299 +
300 +[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
301 +
302 +Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
303 +
304 +[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
305 +
306 +Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
307 +
308 +[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
309 +
310 += Suivre l'exécution des mouvements =
311 +
312 +Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
313 +
314 +- ce qui est prévu.
315 +
316 +- ce qui s'est passé.
317 +
318 +Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
319 +
320 +Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
321 +
322 +
323 +[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
324 +
325 +Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
326 +
327 +Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
328 +
329 +Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
330 +
331 +[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
332 +
333 +Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
334 +
335 +Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
336 +
337 +
338 +Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
339 +
340 +== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
341 +
342 +Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
343 +
344 +[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
345 +
346 +(% style="text-align: center;" %)
347 +Rentrer dans le mouvement à valider.
348 +
349 +[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
350 +
351 +(% style="text-align: center;" %)
352 +Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
353 +
354 +​​​​​​
355 +
356 +[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
357 +
358 +(% style="text-align: center;" %)
359 +Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
360 +
361 +[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
362 +
363 +(% style="text-align: center;" %)
364 +Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
365 +
366 +[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
367 +
368 +(% style="text-align: center;" %)
369 +Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
370 +
371 +[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
372 +
373 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
374 +
375 +Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
376 +
377 +[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
378 +
379 +== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
380 +
381 +On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
382 +
383 +A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
384 +
385 +[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
386 +
387 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
388 +
389 +Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
390 +
391 +Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
392 +
393 +[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
394 +
395 += Terminer l'évènement =
396 +
397 +Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
398 +
399 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
400 +
401 +[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
402 +
403 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
404 +
405 +
406 +[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
407 +
408 +
409 +Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
410 +
411 +Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
412 +
413 +[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
414 +
415 +
416 +ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
417 +
418 +[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
419 +
420 +
421 +
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