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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Produire les documents contractuels et logistiques
1 +Gérer les prêts
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -3,187 +3,337 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Fiches de prêt, book, listes d'oeuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour** encadrer** et **suivre** les opérations.
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
7 7  
8 -Avec Flora, inutile de ressaisir : les informations des notices d’événements et de mouvements **s'exportent** automatiquement en **documents prêts à l’usage**, **personnalisables **selon l’identité de l’institution.
8 +On distingue deux types de prêts :
9 +
10 +* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 +* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= Depuis un évènement =
15 += Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
13 13  
14 -== Éditer la liste d'oeuvres ==
17 +== Comprendre le rôle de Flora ==
15 15  
16 -La **liste d'oeuvres** est **document pratique **regroupant tous les biens rattachés à l’évènement.
19 +Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
20 +Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
17 17  
18 -Il permet notamment de :
22 +Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
19 19  
20 -* **fournir une vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
21 -* **constituer une pièce de travail ou de validation** avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
22 -* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
23 -* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).
24 +* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
25 +* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
26 +* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
24 24  
25 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la liste d'oeuvres à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
28 +Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
26 26  
27 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
30 +== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
28 28  
29 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
30 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
31 -1. Sélectionner le modèle de publication **Liste d'oeuvres**.
32 +Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
33 +Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
32 32  
33 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
35 +Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
34 34  
35 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
38 +|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
39 +|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
40 +|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
41 +il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
42 +|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
43 +|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
44 +|**Présentation**|Type de présentation prévue.
45 +|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
46 +|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
47 +|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
48 +|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
49 +|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
50 +|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
51 +|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
52 +|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
53 +|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
54 +|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
55 +|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
56 +|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
57 +|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
58 +|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
59 +|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
60 +|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61 +|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
36 36  
63 +En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
37 37  
38 -[[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 +* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66 +* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67 +* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
39 39  
69 +En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
40 40  
41 -== Éditer le book ==
71 +== Suivre le cycle de gestion d’un prêt exposition ==
42 42  
43 -Le **book **est un **document pratique** regroupant l’ensemble des biens liés à l’évènement, présenté sous forme de catalogue illustré avec visuels, informations descriptives et données administratives.
73 +La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
44 44  
45 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
75 +* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
76 +* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
77 +* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
78 +* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
79 +* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
46 46  
47 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
81 +Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
48 48  
49 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
50 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
51 -1. Sélectionner le modèle de publication **Book**.
83 += Gérer un prêt autre que pour une exposition =
52 52  
53 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
85 +== Comprendre le rôle de Flora ==
54 54  
55 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 +Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
56 56  
89 +* colloques ou séminaires,
90 +* soirées événementielles,
91 +* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
57 57  
58 -[[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 +Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
59 59  
95 +Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
60 60  
61 -== Éditer la fiche de prêt ==
97 +* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
98 +* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
99 +* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
62 62  
63 -La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
101 +Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
64 64  
65 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
103 +== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
66 66  
67 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
105 +Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**.
68 68  
69 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
70 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
71 -1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
107 +Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.).
108 +Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel :
72 72  
73 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
110 +* Identification de l’organisme du lieu de destination,
111 +* Saisie des contacts et de leur fonction,
112 +* Ajout de remarques ou précisions,
113 +* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
114 +* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
115 +* Définition des dates de début et de fin.
74 74  
75 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 +Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
76 76  
119 +== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
77 77  
78 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 +La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
79 79  
80 -== Éditer l'arrêté de dépôt ==
123 +* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
124 +* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
125 +* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
126 +* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
127 +* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
81 81  
82 -L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet.
83 -Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif.
129 +Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
84 84  
85 -Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
131 += Gérer les retours partiels =
86 86  
87 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
133 +Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
134 +Ce cas se rencontre fréquemment :
88 88  
89 -1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
90 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
91 -1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.**
136 +* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
137 +* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
92 92  
93 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
139 +La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
94 94  
95 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 +== Préparer la liste des biens prêtés ==
96 96  
143 +Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
144 +La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
97 97  
98 -[[//Choix du modèle Dépôt - arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 +Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
99 99  
148 +== Préparer les mouvements en amont ==
100 100  
101 -= Depuis un mouvement =
150 +Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
102 102  
103 -== Exporter les listes de colisage ==
152 +Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
104 104  
105 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
154 +* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
155 +* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
156 +* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
106 106  
107 -Les listes de colisage sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
158 +**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
108 108  
109 -Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
160 +(% class="box warningmessage" %)
161 +(((
162 +**Attention :**
163 +La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
164 +)))
110 110  
111 -* les **œuvres** ;
112 -* les **colis liés aux œuvres** ;
113 -* les **matériels liés aux œuvres** ;
114 -* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
166 +>(% class="small" %)Exemple :
115 115  
116 -Pour cela :
168 +>(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
117 117  
118 -1. Ouvrir la notice de l’évènement.
119 -1. Se positionner dans l’onglet **Mouvements**.
120 -1. Repérer le mouvement souhaité dans la liste.
121 -1. Cliquer sur le bouton **Exporter** présent sur la ligne de ce mouvement.
122 -1. Choisir la liste à générer (œuvres, colis, matériel…).
170 +>(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
123 123  
172 +>(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
173 +
174 +>(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
175 +
176 +>(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
177 +
178 +>(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
179 +
180 +[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 +
182 +== Suivre les retours au fil du prêt ==
183 +
184 +Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
185 +
186 +* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
187 +* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
188 +* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
189 +
190 +Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
191 +
192 +>
193 +
194 +
195 +== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
196 +
124 124  (% class="box successmessage" %)
125 125  (((
126 -**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
199 +Bonnes pratiques :
200 +
201 +* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
202 +
203 +Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
204 +
205 +* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
206 +* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
127 127  )))
128 128  
129 -[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 +>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
210 +>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
130 130  
212 +[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  
132 -[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 133  
215 +== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
134 134  
135 -== Éditer un bordereau de transport ==
217 +=== Exécuter le mouvement de départ ===
136 136  
137 -Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
138 -Il sert à :
219 +(% class="box infomessage" %)
220 +(((
221 +**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
139 139  
140 -* lister les biens transportés,
141 -* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
142 -* identifier le transporteur,
143 -* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
223 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
224 +* (((
225 +Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
144 144  
145 -Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
227 +* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
228 +* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
229 +)))
230 +)))
146 146  
147 -Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
232 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 148  
149 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
150 150  
151 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
152 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
153 -1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
235 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 154  
155 -Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
156 156  
157 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 158  
159 159  
160 -[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 +[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 161  
162 162  
163 -== Éditer des étiquettes de transport ==
244 +[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 164  
165 -Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
166 -Elles permettent de :
167 167  
168 -* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
169 -* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
170 -* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
247 +=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
171 171  
172 -Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
249 +(% class="box infomessage" %)
250 +(((
251 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
173 173  
174 -Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
253 +* (((
254 +**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
175 175  
176 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
256 +* la **localisation temporaire** disparaît,
257 +* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
258 +* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
177 177  
178 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
179 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
180 -1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
181 181  
182 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 183  
262 +**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
263 +)))
264 +)))
184 184  
185 -[[//Choix du modèle Étiquette//>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 +
268 +
269 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 +
271 +
272 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 +
274 +
275 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 +
277 +
278 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 +
280 +
281 +=== Exécuter le mouvement de retour final ===
282 +
283 +(% class="box infomessage" %)
284 +(((
285 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
286 +
287 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
288 +* (((
289 +Le **bien** est automatiquement actualisé :
290 +
291 +* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
292 +* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
186 186  )))
294 +)))
295 +
296 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 +
298 +
299 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 +
301 +
302 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303 +
304 +
305 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 +
307 +
308 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 +
310 +
311 +== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
312 +
313 +(% class="box successmessage" %)
314 +(((
315 +**Bonnes pratiques : **
316 +
317 +* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
318 +)))
319 +
320 +(% class="box infomessage" %)
321 +(((
322 +La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
323 +)))
324 +
325 +[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326 +
327 +
328 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 +
330 +
331 +[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 +
333 +
334 +
335 +
336 +)))
187 187  )))|(% style="width:300px" %)(((
188 188  (% class="box" %)
189 189  (((
... ... @@ -196,12 +196,11 @@
196 196  (((
197 197  **Aller plus loin**
198 198  
199 -* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
200 -* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
201 -* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
202 -* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
203 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
204 -* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
349 +* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
350 +* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
351 +* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
352 +* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
353 +* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
205 205  )))
206 206  
207 207  (% class="box" %)
... ... @@ -208,9 +208,17 @@
208 208  (((
209 209  **Icônes principales**
210 210  
211 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
360 +* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
212 212  
213 -* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
362 +* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
363 +
364 +* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
365 +
366 +* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
367 +
368 +* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
369 +
370 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
214 214  )))
215 215  )))
216 216  
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