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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les prêts
1 +Produire les documents contractuels et logistiques
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -3,236 +3,214 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
6 +Fiches de prêt, books, listes d’œuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour encadrer juridiquement les opérations et assurer le suivi logistique.
7 7  
8 -On distingue deux types de prêts :
9 -
10 -* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 -* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
8 +Avec Flora, toutes ces éditions s’appuient directement sur les informations saisies dans les notices de biens, d’évènements, de mouvements, de colisage et de matériel scénographique. Il n’est donc plus nécessaire de ressaisir les données : les documents sont générés automatiquement, puis personnalisables (logo, mise en page, mentions légales) pour s’adapter à l’identité de l’institution.
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Étapes de gestion des prêts =
12 += Générer les documents à partir d'un évènement =
16 16  
17 -(% class="box successmessage" %)
18 -(((
19 -**Bonnes pratiques : **
14 +== Éditer la liste d'œuvres ==
20 20  
21 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
25 -)))
16 +La liste d’œuvres rassemble tous les biens rattachés à l’évènement.
26 26  
27 -Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
18 +Elle permet de :
28 28  
29 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 -|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 -* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 -* Renseigner au minimum : type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 -)))|(((
34 -La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
20 +* **fournir une vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
21 +* **servir de pièce de travail ou de validation** avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
22 +* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
23 +* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).
35 35  
36 -
37 -)))
38 -|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 -Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 -)))|(((
41 -* Option de préfixe d’évènement
42 -)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 -|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 -Deux options :
25 +Procédure :
45 45  
46 -* Création automatique
47 -* Création manuelle
48 -)))|(((
49 -* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 -* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 -)))|(((
52 -La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
27 +* Ouvrir la notice de l’évènement.
28 +* Cliquer sur l’icône **Modèles de publication** dans la barre d’outils.
29 +* Sélectionner le modèle //Liste d’œuvres//.
53 53  
54 -La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 -)))
56 -|**5. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 -Deux méthodes :
31 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
58 58  
59 -* Unitaire
60 -* Par lot
33 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 -.
63 -)))|(((
64 -* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 -* Traitement groupé via la liste de résultats
66 -)))|(((
67 -Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 -)))
69 -|**6. Gérer les états d’avancement**|(((
70 -* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 -* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 -)))|(((
73 -* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 -* Relocalisation historisée
75 -* Traçabilité dans l’historique de régie
76 -)))|(((
77 -Mouvement de sortie exécuté :
78 78  
79 -* État évènement = **En cours**
80 -* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
36 +[[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
82 -Mouvement d'entrée exécuté :
83 83  
84 -* État évènement = **Terminé**
85 -* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 -)))
87 -|**7. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 -Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
39 +== Éditer le book ==
89 89  
90 -Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 -)))
41 +Le book présente les biens liés à l’évènement sous forme de catalogue illustré, incluant visuels, informations descriptives et données administratives.
92 92  
93 -= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
43 +**Procédure :**
94 94  
95 -== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
45 +1. Ouvrir la notice de l’évènement.
46 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
47 +1. Sélectionner le modèle //Book//.
96 96  
97 -Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
49 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
98 98  
99 -* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
100 -* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
51 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 -=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
103 103  
104 -Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
105 -Pour gérer les retours partiels :
54 +[[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  
107 -1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
108 -1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
109 -1. (((
110 -Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
111 111  
112 -* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
113 -)))
114 -1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
115 -1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
57 +== Éditer la fiche de prêt ==
116 116  
117 -(% class="box infomessage" %)
118 -(((
119 -De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
120 -)))
59 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
121 121  
61 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
122 122  
63 +**Procédure :**
123 123  
65 +1. Ouvrir la notice de l’évènement.
66 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
67 +1. Sélectionner le modèle //Fiche de prêt//.
124 124  
69 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
125 125  
71 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 126  
127 127  
74 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
76 +== Éditer l'arrêté de dépôt ==
129 129  
78 +L’arrêté de dépôt accompagne toute mise en dépôt d’un objet. Il définit les conditions de dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et revêt un caractère réglementaire.
130 130  
80 +Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
131 131  
82 +**Procédure :**
132 132  
84 +1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
85 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
86 +1. Sélectionner le modèle //Arrêté de dépôt//.
133 133  
88 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
134 134  
90 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 135  
136 136  
93 +[[//Choix du modèle Dépôt - arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
138 138  
96 += Générer les documents à partir d'un mouvement =
139 139  
98 +== Exporter les listes de colisage ==
140 140  
100 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
141 141  
142 -
143 -)))
144 -)))|(% style="width:300px" %)(((
145 -(% class="box" %)
146 -(((
147 -**Sommaire**
148 -)))
102 +Les listes de colisage sont essentielles pour le suivi et la traçabilité : elles peuvent être remises aux transporteurs, utilisées pour les assurances ou partagées avec les partenaires.
149 149  
150 -(% class="box" %)
151 -(((
152 -**Aller plus loin**
104 +Depuis l’onglet **Mouvements** d’un évènement, il est possible d’exporter :
153 153  
154 -* Gérer les évènements
155 -* Saisir un évènement
156 -* Planifier les mouvements
157 -* Gérer les expositions itinérantes
158 -* Utiliser l'export GAM3
159 -)))
106 +* les **œuvres** ;
107 +* les **colis liés aux œuvres** ;
108 +* les **matériels liés aux œuvres** ;
109 +* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
160 160  
161 -(% class="box" %)
162 -(((
163 -**Icônes principales**
164 -)))
165 -)))
111 +**Procédure :**
166 166  
113 +1. Ouvrir la notice de l’évènement.
114 +1. Aller dans l’onglet **Mouvements**.
115 +1. Repérer le mouvement souhaité.
116 +1. Cliquer sur **Exporter**.
117 +1. Choisir la liste à générer.
167 167  
119 + 
168 168  
169 -
121 +(% class="box successmessage" %)
122 +(((
123 +**Remarque**
170 170  
171 -
125 +//un bien refusé dans l’évènement n’apparaît pas dans les listes de colisage.//
126 +)))
172 172  
173 -
128 +[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
175 175  
176 -
131 +[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 -
179 179  
180 -
134 +== Éditer un bordereau de transport ==
181 181  
182 -
136 +Le bordereau de transport accompagne physiquement les œuvres lors du déplacement. Il constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
183 183  
184 -
138 +Il mentionne :
185 185  
186 -
140 +* les biens transportés,
141 +* les lieux de départ et d’arrivée,
142 +* le transporteur,
143 +* les informations nécessaires à la traçabilité.
187 187  
188 -
145 +**Procédure :**
189 189  
190 -
147 +1. Ouvrir la notice du mouvement.
148 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
149 +1. Sélectionner le modèle //Bordereau de transport//.
191 191  
192 -
151 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
193 193  
194 -
153 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 195  
196 196  
197 -
156 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198 198  
199 -
200 200  
201 -
159 +== Éditer des étiquettes de transport ==
202 202  
203 -
161 +Les étiquettes permettent d’identifier chaque bien ou colis lors d’un déplacement.
204 204  
205 -
163 +Elles facilitent la manipulation et complètent le bordereau comme repères visuels.
206 206  
165 +Elles permettent de :
207 207  
167 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
168 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
169 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
208 208  
171 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
209 209  
173 +**Procédure :**
210 210  
211 -
175 +1. Ouvrir la notice du mouvement.
176 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
177 +1. Sélectionner le modèle //Étiquettes//.
212 212  
213 213  
214 214  
181 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 215  
216 -
217 217  
218 -
184 +[[//Choix du modèle Étiquette//>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 +)))
186 +)))|(% style="width:300px" %)(((
187 +(% class="box" %)
188 +(((
189 +**Sommaire**
219 219  
220 -
191 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
192 +)))
221 221  
194 +(% class="box" %)
195 +(((
196 +**Aller plus loin**
222 222  
223 -
198 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
199 +* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
200 +* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
201 +* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
202 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
203 +* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
204 +)))
224 224  
225 -
206 +(% class="box" %)
207 +(((
208 +**Icônes principales**
226 226  
210 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
227 227  
212 +* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
213 +)))
214 +)))
228 228  
229 229  
230 -
231 -​​​​​​
232 -
233 -
234 -
235 -
236 -
237 -
238 -
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