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modifié par Doriane Bautista
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les prêts
1 +Produire les documents contractuels et logistiques
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,236 +3,206 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
6 +Fiches de prêt, book, listes d'oeuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour** encadrer** et **suivre** les opérations.
7 7  
8 -On distingue deux types de prêts :
9 -
10 -* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 -* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
8 +Avec Flora, inutile de ressaisir : les informations des notices d’événements et de mouvements **s'exportent** automatiquement en **documents prêts à l’usage**, **personnalisables **selon l’identité de l’institution.
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Étapes de gestion des prêts =
12 += Depuis un évènement =
16 16  
17 -(% class="box successmessage" %)
18 -(((
19 -**Bonnes pratiques : **
14 +== Éditer la liste d'oeuvres ==
20 20  
21 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
25 -)))
16 +La **liste d'oeuvres** est **document récapitulatif** de tous les biens rattachés à l’évènement.
26 26  
27 -Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
18 +Il permet notamment de :
28 28  
29 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 -|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 -* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 -* Renseigner au minimum : type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 -)))|(((
34 -La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
20 +* fournir une **vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
21 +* constituer **une pièce de travail **ou de validation avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
22 +* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
23 +* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).
35 35  
36 -
37 -)))
38 -|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 -Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 -)))|(((
41 -* Option de préfixe d’évènement
42 -)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 -|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 -Deux options :
25 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la liste d'oeuvres à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
45 45  
46 -* Création automatique
47 -* Création manuelle
48 -)))|(((
49 -* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 -* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 -)))|(((
52 -La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
27 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
53 53  
54 -La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 -)))
56 -|**5. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 -Deux méthodes :
29 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
30 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
31 +1. Sélectionner le modèle de publication **Liste d'oeuvres**.
58 58  
59 -* Unitaire
60 -* Par lot
33 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
61 61  
62 -.
63 -)))|(((
64 -* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 -* Traitement groupé via la liste de résultats
66 -)))|(((
67 -Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 -)))
69 -|**6. Gérer les états d’avancement**|(((
70 -* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 -* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 -)))|(((
73 -* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 -* Relocalisation historisée
75 -* Traçabilité dans l’historique de régie
76 -)))|(((
77 -Mouvement de sortie exécuté :
35 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 -* État évènement = **En cours**
80 -* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
81 81  
82 -Mouvement d'entrée exécuté :
38 +[[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 83  
84 -* État évènement = **Terminé**
85 -* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 -)))
87 -|**7. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 -Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
89 89  
90 -Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 -)))
41 +== Éditer le book ==
92 92  
93 -= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
43 +Le **book **est un **document pratique** regroupant l’ensemble des biens liés à l’évènement, présenté sous forme de catalogue illustré avec visuels, informations descriptives et données administratives.
94 94  
95 -== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
45 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
96 96  
97 -Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
47 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
98 98  
99 -* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
100 -* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
49 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
50 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
51 +1. Sélectionner le modèle de publication **Book**.
101 101  
102 -=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
53 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
103 103  
104 -Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
105 -Pour gérer les retours partiels :
55 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  
107 -1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
108 -1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
109 -1. (((
110 -Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
111 111  
112 -* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
113 -)))
114 -1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
115 -1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
58 +[[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
117 -(% class="box infomessage" %)
118 -(((
119 -De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
120 -)))
121 121  
61 +== Éditer la fiche de prêt ==
122 122  
63 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
123 123  
65 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
124 124  
67 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
125 125  
69 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
70 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
71 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
126 126  
73 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
127 127  
75 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
129 129  
78 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 130  
80 +== Éditer l'arrêté de dépôt ==
131 131  
82 +L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet.
83 +Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif.
132 132  
85 +Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
133 133  
87 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
134 134  
89 +1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
90 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
91 +1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.**
135 135  
93 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
136 136  
95 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
138 138  
98 +[[//Choix du modèle Dépôt- arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 139  
140 140  
101 += Depuis un mouvement =
141 141  
142 -
143 -)))
144 -)))|(% style="width:300px" %)(((
145 -(% class="box" %)
146 -(((
147 -**Sommaire**
148 -)))
103 +== Exporter les listes de colisage ==
149 149  
150 -(% class="box" %)
151 -(((
152 -**Aller plus loin**
105 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
153 153  
154 -* Gérer les évènements
155 -* Saisir un évènement
156 -* Planifier les mouvements
157 -* Gérer les expositions itinérantes
158 -* Utiliser l'export GAM3
159 -)))
107 +Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
160 160  
161 -(% class="box" %)
109 +* les **œuvres** ;
110 +* les **colis liés aux œuvres** ;
111 +* les **matériels liés aux œuvres** ;
112 +* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
113 +
114 +Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
115 +
116 +(% class="box successmessage" %)
162 162  (((
163 -**Icônes principales**
118 +**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
164 164  )))
165 -)))
166 166  
121 +[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 167  
168 168  
169 -
124 +[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 170  
171 -
172 172  
173 -
127 +== Éditer un bordereau de transport ==
174 174  
129 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
130 +Il sert à :
175 175  
176 -
132 +* lister les biens transportés,
133 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
134 +* identifier le transporteur,
135 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
177 177  
178 -
137 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
179 179  
180 -
139 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
181 181  
182 -
141 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
183 183  
184 -
143 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
144 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
145 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
185 185  
186 -
147 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
187 187  
188 -
149 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 189  
190 -
151 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 191  
192 -
193 193  
194 -
154 +== Éditer des étiquettes de transport ==
195 195  
156 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
157 +Elles permettent de :
196 196  
197 -
159 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
160 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
161 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
198 198  
199 -
163 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
200 200  
201 -
165 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
202 202  
203 -
167 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
204 204  
205 -
169 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
170 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
171 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
206 206  
173 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
208 208  
176 +[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +)))
178 +)))|(% style="width:300px" %)(((
179 +(% class="box" %)
180 +(((
181 +**Sommaire**
209 209  
183 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
184 +)))
210 210  
211 -
186 +(% class="box" %)
187 +(((
188 +**Aller plus loin**
212 212  
213 -
190 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
191 +* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
192 +* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
193 +* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
194 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
195 +* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
196 +)))
214 214  
198 +(% class="box" %)
199 +(((
200 +**Icônes principales**
215 215  
202 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
216 216  
204 +* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
205 +)))
206 +)))
217 217  
218 218  
219 -
220 -
221 -
222 -
223 -
224 -
225 -
226 -
227 -
228 -
229 -
230 -
231 -​​​​​​
232 -
233 -
234 -
235 -
236 -
237 -
238 -
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