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Modifié par admin admin le 2025/09/15 10:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -12,24 +12,14 @@
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Étapes de gestion des prêts =
15 += Étapes de gestion des prêts =
16 16  
17 -(% class="box successmessage" %)
18 -(((
19 -**Bonnes pratiques : **
20 -
21 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
25 -)))
26 -
27 27  Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
28 28  
29 29  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 30  |**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 31  * Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 -* Renseigner au minimum : type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
22 +* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 33  )))|(((
34 34  La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
35 35  
... ... @@ -53,7 +53,7 @@
53 53  
54 54  La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 55  )))
56 -|**5. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
46 +|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 57  Deux méthodes :
58 58  
59 59  * Unitaire
... ... @@ -66,12 +66,11 @@
66 66  )))|(((
67 67  Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 68  )))
69 -|**6. Gérer les états d’avancement**|(((
59 +|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 70  * Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 71  * Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 72  )))|(((
73 73  * Mise à jour automatique dans la notice bien
74 -* Relocalisation historisée
75 75  * Traçabilité dans l’historique de régie
76 76  )))|(((
77 77  Mouvement de sortie exécuté :
... ... @@ -84,16 +84,33 @@
84 84  * État évènement = **Terminé**
85 85  * **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 86  )))
87 -|**7. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
76 +|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 88  Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
89 89  
90 90  Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 91  )))
92 92  
82 +(% class="box successmessage" %)
83 +(((
84 +**Bonnes pratiques : **
85 +
86 +* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
87 +* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
88 +* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
89 +* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
90 +)))
91 +
93 93  = Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
94 94  
95 -== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
94 +Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
96 96  
96 +Parmi elles :
97 +
98 +* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
99 +* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
100 +
101 +== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
102 +
97 97  Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
98 98  
99 99  * certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
... ... @@ -119,120 +119,275 @@
119 119  De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
120 120  )))
121 121  
128 +== Étape 1 - Créer l'évènement ==
122 122  
130 +(% class="box successmessage" %)
131 +(((
132 +**Bonnes pratiques : **
123 123  
134 +* Champs à renseigner à minima : 
135 +** **Type** : Exposition
136 +** **Sous-Type** : Prêt
137 +** **Organisme de destination**
138 +** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
139 +* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
140 +* (((
141 +**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
142 +Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
124 124  
144 +* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
145 +* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
146 +)))
147 +)))
125 125  
149 +[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 126  
127 127  
152 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
129 129  
155 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 130  
131 131  
158 +[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 132  
160 +== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
133 133  
162 +(% class="box successmessage" %)
163 +(((
164 +**Bonnes pratiques : **
134 134  
166 +* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
167 +* En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
168 +)))
135 135  
170 +>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
136 136  
172 +[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
138 138  
175 +[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 139  
140 140  
178 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 141  
142 -
180 +
181 +[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 +
183 +
184 +[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 +
186 +
187 +== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
188 +
189 +(% class="box successmessage" %)
190 +(((
191 +Bonnes pratiques :
192 +
193 +* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
194 +* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
143 143  )))
144 -)))|(% style="width:300px" %)(((
145 -(% class="box" %)
196 +
197 +>(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
198 +
199 +[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 +
201 +
202 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 +
204 +
205 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 +
207 +
208 +[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 +
210 +
211 +[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 +
213 +
214 +[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 +
216 +
217 +[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 +
219 +
220 +== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
221 +
222 +(% class="box successmessage" %)
146 146  (((
147 -**Sommaire**
224 +Bonnes pratiques :
225 +
226 +* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
227 +
228 +Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
229 +
230 +* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
231 +* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
148 148  )))
149 149  
150 -(% class="box" %)
234 +>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
235 +>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
236 +
237 +[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 +
239 +
240 +== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
241 +
242 +=== Exécuter le mouvement de départ ===
243 +
244 +(% class="box infomessage" %)
151 151  (((
152 -**Aller plus loin**
246 +**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
153 153  
154 -* Gérer les évènements
155 -* Saisir un évènement
156 -* Planifier les mouvements
157 -* Gérer les expositions itinérantes
158 -* Utiliser l'export GAM3
248 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
249 +* (((
250 +Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
251 +
252 +* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
253 +* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
159 159  )))
255 +)))
160 160  
161 -(% class="box" %)
257 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 +
259 +
260 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 +
262 +
263 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 +
265 +
266 +[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 +
268 +
269 +[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 +
271 +
272 +=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
273 +
274 +(% class="box infomessage" %)
162 162  (((
163 -**Icônes principales**
276 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
277 +
278 +* (((
279 +**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
280 +
281 +* la **localisation temporaire** disparaît,
282 +* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
283 +* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
284 +
285 +
286 +
287 +**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
164 164  )))
165 165  )))
166 166  
291 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 167  
168 168  
169 -
294 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 170  
171 -
172 172  
173 -
297 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
175 175  
176 -
300 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 -
179 179  
180 -
303 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 181  
182 -
183 183  
184 -
306 +=== Exécuter le mouvement de retour final ===
185 185  
186 -
308 +(% class="box infomessage" %)
309 +(((
310 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
187 187  
188 -
312 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
313 +* (((
314 +Le **bien** est automatiquement actualisé :
189 189  
190 -
316 +* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
317 +* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
318 +)))
319 +)))
191 191  
192 -
321 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193 193  
194 -
195 195  
324 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 196  
197 -
198 198  
199 -
327 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 200  
201 -
202 202  
203 -
330 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204 204  
205 -
206 206  
333 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
208 208  
336 +== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
209 209  
338 +(% class="box successmessage" %)
339 +(((
340 +**Bonnes pratiques : **
210 210  
211 -
342 +* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
343 +)))
212 212  
213 -
345 +(% class="box infomessage" %)
346 +(((
347 +La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
348 +)))
214 214  
350 +[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 215  
216 -
217 217  
218 -
353 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 219  
220 -
221 221  
356 +[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 222  
223 -
224 224  
225 -
226 226  
227 227  
361 +)))
362 +)))|(% style="width:300px" %)(((
363 +(% class="box" %)
364 +(((
365 +**Sommaire**
228 228  
229 -
367 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
368 +)))
230 230  
231 -​​​​​​
370 +(% class="box" %)
371 +(((
372 +**Aller plus loin**
232 232  
233 -
374 +* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
375 +* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
376 +* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
377 +* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
378 +* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
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385 +* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
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387 +* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
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389 +* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
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391 +* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
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393 +* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
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395 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
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