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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Produire les documents contractuels et logistiques
1 +Gérer les prêts
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -3,178 +3,436 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Fiches de prêt, book, listes d'oeuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour** encadrer** et **suivre** les opérations.
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
7 7  
8 -Avec Flora, inutile de ressaisir : les informations des notices d’événements et de mouvements **s'exportent** automatiquement en **documents prêts à l’usage**, **personnalisables **selon l’identité de l’institution.
8 +On distingue deux types de prêts :
9 +
10 +* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 +* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= Depuis un évènement =
15 += Les prêts pour exposition dans une autre institution =
13 13  
14 -== Éditer la liste d'oeuvres ==
17 +== Le rôle de Flora ==
15 15  
16 -La **liste d'oeuvres** est **document pratique **regroupant tous les biens rattachés à l’évènement.
19 +Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
20 +Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
17 17  
18 -Il permet notamment de :
22 +Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
19 19  
20 -* fournir une **vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
21 -* constituer **une pièce de travail **ou de validation avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
22 -* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
23 -* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).
24 +* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
25 +* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
26 +* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
24 24  
25 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la liste d'oeuvres à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
28 +Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
26 26  
27 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
30 +== Une grille de saisie spécifique ==
28 28  
29 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
30 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
31 -1. Sélectionner le modèle de publication **Liste d'oeuvres**.
32 +Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
33 +Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
32 32  
33 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
35 +Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
34 34  
35 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 +|=**Nom du champ**|=**Utilisation**
38 +|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
39 +|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
40 +|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
41 +il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
42 +|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
43 +|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
44 +|**Présentation**|Type de présentation prévue.
45 +|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
46 +|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
47 +|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
48 +|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
49 +|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
50 +|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
51 +|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
52 +|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
53 +|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
54 +|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
55 +|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
56 +|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
57 +|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
58 +|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
59 +|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
60 +|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61 +|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
36 36  
63 +En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour enrichir le suivi du prêt. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
37 37  
38 -[[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 +* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66 +* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67 +* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
39 39  
69 +En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
40 40  
41 -== Éditer le book ==
71 += Les prêts autres que pour une exposition =
42 42  
43 -Le **book **est un **document pratique** regroupant l’ensemble des biens liés à l’évènement, présenté sous forme de catalogue illustré avec visuels, informations descriptives et données administratives.
73 +Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
44 44  
45 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
75 +* colloques ou séminaires,
76 +* soirées événementielles,
77 +* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
46 46  
47 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
79 +Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
48 48  
49 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
50 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
51 -1. Sélectionner le modèle de publication **Book**.
81 +Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
52 52  
53 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
83 +* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
84 +* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
85 +* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
54 54  
55 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 +Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
56 56  
89 += Étapes de gestion des prêts =
57 57  
58 -[[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 +Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
59 59  
93 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
94 +|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
95 +* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
96 +* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
97 +)))|(((
98 +La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
60 60  
61 -== Éditer la fiche de prêt ==
100 +
101 +)))
102 +|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
103 +Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
104 +)))|(((
105 +* Option de préfixe d’évènement
106 +)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
107 +|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
108 +Deux options :
62 62  
63 -La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
110 +* Création automatique
111 +* Création manuelle
112 +)))|(((
113 +* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
114 +* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
115 +)))|(((
116 +La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
64 64  
65 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
118 +La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
119 +)))
120 +|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
121 +Deux méthodes :
66 66  
67 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
123 +* Unitaire
124 +* Par lot
68 68  
69 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
70 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
71 -1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
126 +.
127 +)))|(((
128 +* Modification dans chaque notice bien du mouvement
129 +* Traitement groupé via la liste de résultats
130 +)))|(((
131 +Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
132 +)))
133 +|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
134 +* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
135 +* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
136 +)))|(((
137 +* Mise à jour automatique dans la notice bien
138 +* Traçabilité dans l’historique de régie
139 +)))|(((
140 +Mouvement de sortie exécuté :
72 72  
73 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
142 +* État évènement = **En cours**
143 +* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
74 74  
75 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 +Mouvement d'entrée exécuté :
76 76  
147 +* État évènement = **Terminé**
148 +* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
149 +)))
150 +|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
151 +Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
77 77  
78 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 +Vérifier la complétude des notices avant publication.
154 +)))
79 79  
80 -== Éditer l'arrêté de dépôt ==
156 +(% class="box successmessage" %)
157 +(((
158 +**Bonnes pratiques : **
81 81  
82 -L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet.
83 -Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif.
160 +* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
161 +* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
162 +* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
163 +* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
164 +)))
84 84  
85 -Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
166 += Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
86 86  
87 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
168 +Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
88 88  
89 -1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
90 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
91 -1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.**
170 +Parmi elles :
92 92  
93 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
172 +* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
173 +* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
94 94  
95 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 +== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
96 96  
177 +Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
97 97  
98 -[[//Choix du modèle Dépôt- arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 +* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
180 +* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
99 99  
182 +=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
100 100  
101 -= Depuis un mouvement =
184 +Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
185 +Pour gérer les retours partiels :
102 102  
103 -== Exporter les listes de colisage ==
187 +1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
188 +1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
189 +1. (((
190 +Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
104 104  
105 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
192 +* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
193 +)))
194 +1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
195 +1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
106 106  
107 -Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
197 +(% class="box infomessage" %)
198 +(((
199 +De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
200 +)))
108 108  
109 -* les **œuvres** ;
110 -* les **colis liés aux œuvres** ;
111 -* les **matériels liés aux œuvres** ;
112 -* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
202 +== Étape 1 - Créer l'évènement ==
113 113  
114 -Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
204 +(% class="box successmessage" %)
205 +(((
206 +**Bonnes pratiques : **
115 115  
208 +* Champs à renseigner à minima : 
209 +** **Type** : Exposition
210 +** **Sous-Type** : Prêt
211 +** **Organisme de destination**
212 +** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
213 +* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
214 +* (((
215 +**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
216 +Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
217 +
218 +* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
219 +* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
220 +)))
221 +)))
222 +
223 +[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 +
225 +
226 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 +
228 +
229 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 +
231 +
232 +[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 +
234 +== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
235 +
116 116  (% class="box successmessage" %)
117 117  (((
118 -**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
238 +**Bonnes pratiques : **
239 +
240 +* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
241 +* En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
119 119  )))
120 120  
121 -[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 +>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
122 122  
246 +[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 123  
124 -[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 125  
249 +[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 126  
127 -== Éditer un bordereau de transport ==
128 128  
129 -Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
130 -Il sert à :
252 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  
132 -* lister les biens transportés,
133 -* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
134 -* identifier le transporteur,
135 -* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
136 136  
137 -Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
255 +[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 138  
139 -Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
140 140  
141 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
258 +[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 142  
143 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
144 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
145 -1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
146 146  
147 -Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
261 +== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
148 148  
149 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 +(% class="box successmessage" %)
264 +(((
265 +Bonnes pratiques :
150 150  
151 -[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 +* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
268 +* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
269 +)))
152 152  
271 +>(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
153 153  
154 -== Éditer des étiquettes de transport ==
273 +[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 155  
156 -Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
157 -Elles permettent de :
158 158  
159 -* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
160 -* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
161 -* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
276 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162 162  
163 -Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
164 164  
165 -Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
279 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 166  
167 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
168 168  
169 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
170 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
171 -1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
282 +[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172 172  
173 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
285 +[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  
176 -[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
287 +
288 +[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 +
290 +
291 +[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 +
293 +
294 +== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
295 +
296 +(% class="box successmessage" %)
297 +(((
298 +Bonnes pratiques :
299 +
300 +* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
301 +
302 +Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
303 +
304 +* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
305 +* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
177 177  )))
307 +
308 +>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
309 +>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
310 +
311 +[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 +
313 +
314 +== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
315 +
316 +=== Exécuter le mouvement de départ ===
317 +
318 +(% class="box infomessage" %)
319 +(((
320 +**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
321 +
322 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
323 +* (((
324 +Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
325 +
326 +* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
327 +* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
328 +)))
329 +)))
330 +
331 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 +
333 +
334 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 +
336 +
337 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 +
339 +
340 +[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
341 +
342 +
343 +[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 +
345 +
346 +=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
347 +
348 +(% class="box infomessage" %)
349 +(((
350 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
351 +
352 +* (((
353 +**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
354 +
355 +* la **localisation temporaire** disparaît,
356 +* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
357 +* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
358 +
359 +
360 +
361 +**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
362 +)))
363 +)))
364 +
365 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
366 +
367 +
368 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
369 +
370 +
371 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
372 +
373 +
374 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 +
376 +
377 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
378 +
379 +
380 +=== Exécuter le mouvement de retour final ===
381 +
382 +(% class="box infomessage" %)
383 +(((
384 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
385 +
386 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
387 +* (((
388 +Le **bien** est automatiquement actualisé :
389 +
390 +* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
391 +* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
392 +)))
393 +)))
394 +
395 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396 +
397 +
398 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
399 +
400 +
401 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 +
403 +
404 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
405 +
406 +
407 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
408 +
409 +
410 +== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
411 +
412 +(% class="box successmessage" %)
413 +(((
414 +**Bonnes pratiques : **
415 +
416 +* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
417 +)))
418 +
419 +(% class="box infomessage" %)
420 +(((
421 +La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
422 +)))
423 +
424 +[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 +
426 +
427 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
428 +
429 +
430 +[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
431 +
432 +
433 +
434 +
435 +)))
178 178  )))|(% style="width:300px" %)(((
179 179  (% class="box" %)
180 180  (((
... ... @@ -187,12 +187,11 @@
187 187  (((
188 188  **Aller plus loin**
189 189  
190 -* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
191 -* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
192 -* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
193 -* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
194 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
195 -* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
448 +* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
449 +* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
450 +* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
451 +* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
452 +* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
196 196  )))
197 197  
198 198  (% class="box" %)
... ... @@ -199,9 +199,17 @@
199 199  (((
200 200  **Icônes principales**
201 201  
202 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
459 +* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
203 203  
204 -* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
461 +* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
462 +
463 +* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
464 +
465 +* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
466 +
467 +* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
468 +
469 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
205 205  )))
206 206  )))
207 207  
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