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modifié par Doriane Bautista
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Produire les documents contractuels et logistiques
1 +Prêts pour expositions
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,208 +1,399 @@
1 -(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 += Préparer un prêt pour exposition =
6 +
7 +Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
8 +
9 +== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
10 +
11 +SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
12 +
13 +[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
14 +
15 +(% class="wikigeneratedid" %)
16 +SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
17 +
18 +(% class="box infomessage" %)
5 5  (((
6 -Fiches de prêt, book, listes d'oeuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour** encadrer** et **suivre** les opérations.
20 +il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
21 +)))
7 7  
8 -Avec Flora, inutile de ressaisir : les informations des notices d’événements et de mouvements **s'exportent** automatiquement en **documents prêts à l’usage**, **personnalisables **selon l’identité de l’institution.
23 +[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
24 +
25 +
26 +== Saisir la notice de l'évènement ==
27 +
28 +Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
29 +
30 +Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
31 +
32 +[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]]
33 +
34 +La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
35 +
36 +A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
37 +
38 +l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
39 +
40 +[[image:1650957677840-703.png]]
41 +
42 +[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
43 +
44 +Et voila.
45 +
46 +[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
47 +
48 +Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
49 +
50 +[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
51 +
52 +Résultat de la recherche.
53 +
54 +[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
55 +
56 +== Rattacher des biens à l'évènement ==
57 +
58 +Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
59 +
60 +[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
61 +
62 +Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
63 +
64 +[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
65 +
66 +
67 +[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
68 +
69 +Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
70 +
71 +(% class="box infomessage" %)
72 +(((
73 +A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
9 9  )))
10 10  
76 +[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
77 +
78 +== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
79 +
80 +Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
81 +
82 +[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
83 +
84 +Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
85 +
86 +[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
87 +
88 +(% class="box warningmessage" %)
11 11  (((
12 -= Depuis un évènement =
90 +Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
91 +Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
92 +)))
13 13  
14 -== Éditer la liste d'oeuvres ==
94 +[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
15 15  
16 -La **liste d'oeuvres** est **document récapitulatif** de tous les biens rattachés à l’évènement.
96 +== Sélection de bien d'un autre panier ==
17 17  
18 -Il permet notamment de :
98 +[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
19 19  
20 -* fournir une **vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
21 -* constituer **une pièce de travail **ou de validation avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
22 -* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
23 -* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).
100 +[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
24 24  
25 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la liste d'oeuvres à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
102 += Gérer le bien dans l'évènement =
26 26  
27 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
104 +== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
28 28  
29 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
30 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
31 -1. Sélectionner le modèle de publication **Liste d'oeuvres**.
106 +Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
32 32  
33 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
108 +[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
34 34  
35 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 +La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
36 36  
112 +(% class="box infomessage" %)
113 +(((
114 +Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
115 +)))
37 37  
38 -[[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 +[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
39 39  
119 +Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
40 40  
41 -== Éditer le book ==
121 +[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
42 42  
43 -Le **book **est un **document pratique** regroupant l’ensemble des biens liés à l’évènement, présenté sous forme de catalogue illustré avec visuels, informations descriptives et données administratives.
123 +Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
44 44  
45 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
125 +[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
46 46  
47 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
127 +== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
48 48  
49 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
50 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
51 -1. Sélectionner le modèle de publication **Book**.
129 +Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
52 52  
53 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
131 +Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
54 54  
55 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 +Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
56 56  
135 +[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
57 57  
58 -[[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 +Vous pourrez saisir un motif de refus.
59 59  
139 +[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
60 60  
61 -== Éditer la fiche de prêt ==
141 +Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
62 62  
63 -La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
143 +[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
64 64  
65 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
145 +== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
66 66  
67 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
147 +Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
68 68  
69 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
70 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
71 -1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
149 +- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
72 72  
73 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
151 +- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
74 74  
75 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 +En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
76 76  
155 +[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
77 77  
78 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 +== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
79 79  
80 -== Éditer l'arrêté de dépôt ==
159 +Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
81 81  
82 -L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet.
83 -Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif.
161 +[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
84 84  
85 -Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
163 +Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
86 86  
87 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
165 +[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
88 88  
89 -1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
90 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
91 -1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.**
92 92  
93 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
168 +== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
94 94  
95 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
96 96  
172 +[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
97 97  
98 -[[//Choix du modèle Dépôt- arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 +Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
99 99  
176 +[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
100 100  
101 -= Depuis un mouvement =
178 += Planifier les mouvements =
102 102  
103 -== Exporter les listes de colisage ==
180 +Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
104 104  
105 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
182 +== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
106 106  
107 -Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
184 +Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
108 108  
109 -* les **œuvres** ;
110 -* les **colis liés aux œuvres** ;
111 -* les **matériels liés aux œuvres** ;
112 -* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
113 113  
114 -Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
187 +[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
115 115  
116 -(% class="box successmessage" %)
117 -(((
118 -**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
119 -)))
189 +Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
120 120  
121 -[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 +[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
122 122  
193 +Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
123 123  
124 -[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 +Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
125 125  
197 +[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
126 126  
127 -== Éditer un bordereau de transport ==
199 +Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
128 128  
129 -Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
130 -Il sert à :
201 +[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131 131  
132 -* lister les biens transportés,
133 -* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
134 -* identifier le transporteur,
135 -* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
136 136  
137 -Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
204 +A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
138 138  
139 -Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
206 +Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
140 140  
141 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
208 +[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
142 142  
143 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
144 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
145 -1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
210 +Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
146 146  
147 -Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
212 +[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
148 148  
149 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214 +== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
150 150  
151 -[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216 +par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
152 152  
218 +[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
153 153  
154 -== Éditer des étiquettes de transport ==
220 +(% class="wikigeneratedid" %)
221 +il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
155 155  
156 -Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
157 -Elles permettent de :
223 +[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
158 158  
159 -* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
160 -* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
161 -* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
225 +Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
162 162  
163 -Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
227 +[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
164 164  
165 -Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
166 166  
167 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
230 +== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
168 168  
169 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
170 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
171 -1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
232 +Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
172 172  
173 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 +Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
174 174  
236 +[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
175 175  
176 -[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 -)))
178 -)))|(% style="width:300px" %)(((
179 -(% class="box" %)
180 -(((
181 -**Sommaire**
238 +[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
182 182  
183 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
184 -)))
240 +Indiquez la date de retour prévue.
185 185  
186 -(% class="box" %)
187 -(((
188 -**Aller plus loin**
242 +[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
189 189  
190 -* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
191 -* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
192 -* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
193 -* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
194 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
195 -* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
196 -)))
244 +Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
197 197  
198 -(% class="box" %)
199 -(((
200 -**Icônes principales**
246 +[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
201 201  
202 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
203 -
204 -* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
205 -)))
206 -)))
248 +Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
207 207  
208 -
250 +[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
251 +
252 +Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
253 +
254 +[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
255 +
256 += Edition de la fiche de prêt =
257 +
258 +A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
259 +
260 +[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
261 +
262 +Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
263 +
264 +[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
265 +
266 +Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
267 +
268 +[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
269 +
270 +Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
271 +
272 +[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
273 +
274 += Suivre l'exécution des mouvements =
275 +
276 +Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
277 +
278 +- ce qui est prévu.
279 +
280 +- ce qui s'est passé.
281 +
282 +Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
283 +
284 +Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
285 +
286 +
287 +[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
288 +
289 +Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
290 +
291 +Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
292 +
293 +Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
294 +
295 +[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
296 +
297 +Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
298 +
299 +Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
300 +
301 +
302 +Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
303 +
304 +== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
305 +
306 +Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
307 +
308 +[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
309 +
310 +(% style="text-align: center;" %)
311 +Rentrer dans le mouvement à valider.
312 +
313 +[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
314 +
315 +(% style="text-align: center;" %)
316 +Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
317 +
318 +​​​​​​
319 +
320 +[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
321 +
322 +(% style="text-align: center;" %)
323 +Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
324 +
325 +[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
326 +
327 +(% style="text-align: center;" %)
328 +Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
329 +
330 +[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
331 +
332 +(% style="text-align: center;" %)
333 +Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
334 +
335 +[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
336 +
337 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
338 +
339 +Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
340 +
341 +[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
342 +
343 +== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
344 +
345 +On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
346 +
347 +A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
348 +
349 +[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
350 +
351 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
352 +
353 +Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
354 +
355 +Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
356 +
357 +[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
358 +
359 += Terminer l'évènement =
360 +
361 +Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
362 +
363 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
364 +
365 +[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
366 +
367 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
368 +
369 +
370 +[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
371 +
372 +
373 +Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
374 +
375 +Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
376 +
377 +[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
378 +
379 +
380 +ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
381 +
382 +[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
383 +
384 +
385 += Cas particulier : les expositions itinérantes =
386 +
387 +Dans le cas ou plusieurs organismes destinataires sont concernés par une exposition, on créera une notice mère, puis une notice expo par organisme destinataire qui seront liées à la notice mère pour faciliter les regroupements
388 +
389 +
390 +**en recherche**
391 +
392 +[[image:1661267944125-845.png]]
393 +
394 +**ou en affichage dans la vue** de chacune des notices via la vue ensemble (comme dans les biens)
395 +
396 +[[image:1661268044413-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
397 +
398 +
399 +[[image:1661268072458-991.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
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