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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Produire les documents contractuels et logistiques
1 +rer les prêts
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,137 +3,278 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Fiches de prêt, arrêtés de dét, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour encadrer et suivre les opérations.
6 +Dans Flora, **un prêt** est comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
7 7  
8 -Avec Flora, inutile de ressaisir : les informations des notices d’événements et de mouvements s'exportent automatiquement en documents prêts à l’usage, personnalisables selon l’identité de l’institution.
8 +On distingue deux types de prêts :
9 +
10 +* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 +* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= Depuis un évènement =
15 += Étapes de gestion des prêts =
13 13  
14 -== Éditer la fiche de prêt ==
17 +(% class="box successmessage" %)
18 +(((
19 +**Bonnes pratiques : **
15 15  
16 -La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
21 +* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 +* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 +* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 +* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
25 +)))
17 17  
18 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les dones dans un document externe.
27 +Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalis clés et les points de vigilance associés. 
19 19  
20 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
29 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 +|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 +* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 +* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 +)))|(((
34 +La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
21 21  
22 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
23 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
24 -1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
36 +
37 +)))
38 +|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 +Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 +)))|(((
41 +* Option de préfixe d’évènement
42 +)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 +|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 +Deux options :
25 25  
26 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
46 +* Création automatique
47 +* Création manuelle
48 +)))|(((
49 +* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 +* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 +)))|(((
52 +La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
27 27  
28 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 +La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 +)))
56 +|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 +Deux méthodes :
29 29  
59 +* Unitaire
60 +* Par lot
30 30  
31 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 +.
63 +)))|(((
64 +* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 +* Traitement groupé via la liste de résultats
66 +)))|(((
67 +Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 +)))
69 +|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 +* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 +* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 +)))|(((
73 +* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 +* Relocalisation historisée
75 +* Traçabilité dans l’historique de régie
76 +)))|(((
77 +Mouvement de sortie exécuté :
32 32  
33 -== Éditer l'arrêté de dépôt ==
79 +* État évènement = **En cours**
80 +* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
34 34  
35 -L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet.
36 -Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif.
82 +Mouvement d'entrée exécuté :
37 37  
38 -Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
84 +* État évènement = **Terminé**
85 +* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 +)))
87 +|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 +Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
39 39  
40 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
90 +Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 +)))
41 41  
42 -1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
43 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
44 -1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.**
93 += Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
45 45  
46 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
95 +Dix œuvres du musée partent en prêt pour lexposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
47 47  
48 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 +Parmi elles :
49 49  
99 +* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 +* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
50 50  
51 -[[//Choix du modèle Dépôt- arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 +== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
52 52  
104 +Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
53 53  
54 -= Depuis un mouvement =
106 +* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107 +* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
55 55  
56 -== Exporter les listes de colisage ==
109 +=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
57 57  
58 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
111 +Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112 +Pour gérer les retours partiels :
59 59  
60 -Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
114 +1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115 +1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116 +1. (((
117 +Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
61 61  
62 -* les **œuvres** ;
63 -* les **colis liés aux œuvres** ;
64 -* les **matériels liés aux œuvres** ;
65 -* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
119 +* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120 +)))
121 +1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122 +1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
66 66  
67 -Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
124 +(% class="box infomessage" %)
125 +(((
126 +De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
127 +)))
68 68  
129 +== Étape 1 - Créer l'évènement ==
130 +
69 69  (% class="box successmessage" %)
70 70  (((
71 -**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
133 +**Bonnes pratiques : **
134 +
135 +* Champs à renseigner à minima : 
136 +** **Type** : Exposition
137 +** **Sous-Type** : Prêt
138 +** **Organisme de destination**
139 +** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 +* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
72 72  )))
73 73  
74 -[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
144 +== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
76 76  
77 -[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 +(% class="box successmessage" %)
147 +(((
148 +**Bonnes pratiques : **
78 78  
150 +* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
151 +* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
152 +)))
79 79  
80 -== Éditer un bordereau de transport ==
154 +>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
81 81  
82 -Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
83 -Il sert à :
84 84  
85 -* lister les biens transportés,
86 -* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
87 -* identifier le transporteur,
88 -* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
89 89  
90 -Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
158 +== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
91 91  
92 -Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
160 +(% class="box successmessage" %)
161 +(((
162 +Bonnes pratiques :
93 93  
94 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
164 +* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
165 +* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
166 +)))
95 95  
96 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
97 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
98 -1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
168 +>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les mouvements ont été créés manuellement
99 99  
100 -Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
101 101  
102 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 -[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172 +== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrie des biens ==
105 105  
174 +(% class="box successmessage" %)
175 +(((
176 +Bonnes pratiques :
106 106  
107 -== Éditer des étiquettes de transport ==
178 +* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
108 108  
109 -Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
110 -Elles permettent de :
180 +Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
111 111  
112 -* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
113 -* indiquer les informations essentielles (numéro dinventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
114 -* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
182 +* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
183 +* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
184 +)))
115 115  
116 -Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
186 +>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
187 +>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
117 117  
118 -Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
119 119  
120 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
121 121  
122 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
123 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
124 -1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
191 +== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
125 125  
126 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193 +=== Exécuter le mouvement de départ ===
127 127  
195 +(% class="box infomessage" %)
196 +(((
197 +**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
128 128  
129 -[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
200 +* (((
201 +Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
202 +
203 +* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
204 +* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
130 130  )))
206 +)))
207 +
208 +
209 +=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
210 +
211 +(% class="box infomessage" %)
212 +(((
213 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
214 +
215 +* (((
216 +Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
217 +
218 +* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
219 +* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
220 +)))
221 +* L'évènement suit son cours avec le reste des biens encore exposés au musé jusqu'en septembre.
222 +)))
223 +
224 +
225 +
226 +=== Exécuter le mouvement de retour final ===
227 +
228 +(% class="box infomessage" %)
229 +(((
230 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
231 +
232 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
233 +* (((
234 +Le **bien** est automatiquement actualisé :
235 +
236 +* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
237 +* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
238 +)))
239 +)))
240 +
241 +
242 +
243 +
244 +== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt  ==
245 +
246 +(% class="box successmessage" %)
247 +(((
248 +**Bonnes pratiques : **
249 +
250 +* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
251 +)))
252 +
253 +(% class="box infomessage" %)
254 +(((
255 +La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
256 +)))
257 +
258 +
259 +
260 +
261 +
262 +
263 +
264 +
265 +
266 +
267 +
268 +
269 +
270 +
271 +
272 +
273 +)))
131 131  )))|(% style="width:300px" %)(((
132 132  (% class="box" %)
133 133  (((
134 134  **Sommaire**
135 -
136 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
137 137  )))
138 138  
139 139  (% class="box" %)
... ... @@ -140,22 +140,59 @@
140 140  (((
141 141  **Aller plus loin**
142 142  
143 -* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
144 -* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
145 -* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
146 -* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
147 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
148 -* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
284 +* Gérer les évènements
285 +* Saisir un évènement
286 +* Planifier les mouvements
287 +* Gérer les expositions itinérantes
288 +* Utiliser l'export GAM3
149 149  )))
150 150  
151 151  (% class="box" %)
152 152  (((
153 153  **Icônes principales**
154 -
155 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
156 -
157 -* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
158 158  )))
159 159  )))
160 160  
297 +
298 +
299 +
300 +
301 +
302 +
303 +
304 +
305 +
306 +
307 +
308 +
309 +
310 +
311 +
312 +
313 +
314 +
315 +
316 +
317 +
318 +
319 +
320 +
321 +
322 +
323 +
324 +
325 +
326 +
327 +
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334 +​​​​​​
335 +
336 +
337 +
338 +
161 161  
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