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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Produire les documents contractuels et logistiques
1 +Gérer les prêts
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,131 +3,289 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Fiches de prêt, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour encadrer et suivre les opérations.
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
7 7  
8 -Avec Flora, inutile de ressaisir : les informations des notices d’événements et de mouvements s'exportent automatiquement en documents prêts à l’usage, personnalisables selon l’identité de l’institution.
8 +On distingue deux types de prêts :
9 +
10 +* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 +* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= Depuis un évènement =
15 += Étapes de gestion des prêts =
13 13  
14 -== Éditer la fiche de prêt ==
17 +(% class="box successmessage" %)
18 +(((
19 +**Bonnes pratiques : **
15 15  
16 -La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
21 +* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 +* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 +* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 +* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
25 +)))
17 17  
18 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
27 +Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
19 19  
20 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
29 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 +|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 +* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 +* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 +)))|(((
34 +La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
21 21  
22 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
23 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
24 -1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
36 +
37 +)))
38 +|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 +Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 +)))|(((
41 +* Option de préfixe d’évènement
42 +)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 +|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 +Deux options :
25 25  
26 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
46 +* Création automatique
47 +* Création manuelle
48 +)))|(((
49 +* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 +* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 +)))|(((
52 +La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
27 27  
28 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 +La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 +)))
56 +|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 +Deux méthodes :
29 29  
59 +* Unitaire
60 +* Par lot
30 30  
31 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 +.
63 +)))|(((
64 +* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 +* Traitement groupé via la liste de résultats
66 +)))|(((
67 +Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 +)))
69 +|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 +* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 +* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 +)))|(((
73 +* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 +* Relocalisation historisée
75 +* Traçabilité dans l’historique de régie
76 +)))|(((
77 +Mouvement de sortie exécuté :
32 32  
33 -== Éditer l'arrêté de dépôt ==
79 +* État évènement = **En cours**
80 +* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
34 34  
35 -L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet.
36 -Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif.
82 +Mouvement d'entrée exécuté :
37 37  
38 -Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
84 +* État évènement = **Terminé**
85 +* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 +)))
87 +|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 +Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
39 39  
40 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
90 +Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 +)))
41 41  
42 -1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
43 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
44 -1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.**
93 += Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
45 45  
46 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
95 +Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
47 47  
48 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 +Parmi elles :
49 49  
99 +* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 +* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
50 50  
51 -[[//Choix du modèle Dépôt- arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 +== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
52 52  
104 +Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
53 53  
54 -= Depuis un mouvement =
106 +* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107 +* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
55 55  
56 -== Exporter les listes de colisage ==
109 +=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
57 57  
58 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
111 +Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112 +Pour gérer les retours partiels :
59 59  
60 -Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
114 +1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115 +1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116 +1. (((
117 +Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
61 61  
62 -* les **œuvres** ;
63 -* les **colis liés aux œuvres** ;
64 -* les **matériels liés aux œuvres** ;
65 -* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
119 +* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120 +)))
121 +1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122 +1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
66 66  
67 -Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
124 +(% class="box infomessage" %)
125 +(((
126 +De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
127 +)))
68 68  
129 +== Étape 1 - Créer l'évènement ==
130 +
69 69  (% class="box successmessage" %)
70 70  (((
71 -**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
133 +**Bonnes pratiques : **
134 +
135 +* Champs à renseigner à minima : 
136 +** **Type** : Exposition
137 +** **Sous-Type** : Prêt
138 +** **Organisme de destination**
139 +** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 +* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141 +* Demandez au musée emprunteur de vous communiquer l'affiche numérique de son exposition ainsi que la référence du catalogue pour dérivation BNF et archivage dans la notice évènement.
72 72  )))
73 73  
74 -[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 +[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
76 76  
77 -[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 79  
80 -== Éditer un bordereau de transport ==
150 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756710090647-104.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
82 -Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
83 -Il sert à :
84 84  
85 -* lister les biens transportés,
86 -* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
87 -* identifier le transporteur,
88 -* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
153 +[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 89  
90 -Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
155 +== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
91 91  
92 -Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
157 +(% class="box successmessage" %)
158 +(((
159 +**Bonnes pratiques : **
93 93  
94 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
161 +* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
162 +* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
163 +)))
95 95  
96 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
97 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
98 -1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
165 +>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
99 99  
100 -Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
101 101  
102 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 -[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
105 105  
171 +(% class="box successmessage" %)
172 +(((
173 +Bonnes pratiques :
106 106  
107 -== Éditer des étiquettes de transport ==
175 +* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
176 +* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
177 +)))
108 108  
109 -Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
110 -Elles permettent de :
179 +>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les mouvements ont été créés manuellement
111 111  
112 -* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
113 -* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
114 -* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
115 115  
116 -Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
117 117  
118 -Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
183 +== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
119 119  
120 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
185 +(% class="box successmessage" %)
186 +(((
187 +Bonnes pratiques :
121 121  
122 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
123 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
124 -1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
189 +* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
125 125  
126 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 +Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
127 127  
193 +* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
194 +* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
195 +)))
128 128  
129 -[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 +>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
198 +>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
199 +
200 +
201 +
202 +== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
203 +
204 +=== Exécuter le mouvement de départ ===
205 +
206 +(% class="box infomessage" %)
207 +(((
208 +**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
209 +
210 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
211 +* (((
212 +Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
213 +
214 +* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
215 +* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
130 130  )))
217 +)))
218 +
219 +
220 +=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
221 +
222 +(% class="box infomessage" %)
223 +(((
224 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
225 +
226 +* (((
227 +
228 +
229 +**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
230 +
231 +* la **localisation temporaire** disparaît,
232 +* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
233 +* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
234 +
235 +
236 +)))
237 +)))
238 +
239 +
240 +
241 +=== Exécuter le mouvement de retour final ===
242 +
243 +(% class="box infomessage" %)
244 +(((
245 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
246 +
247 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
248 +* (((
249 +Le **bien** est automatiquement actualisé :
250 +
251 +* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
252 +* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
253 +)))
254 +)))
255 +
256 +
257 +
258 +
259 +== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
260 +
261 +(% class="box successmessage" %)
262 +(((
263 +**Bonnes pratiques : **
264 +
265 +* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
266 +)))
267 +
268 +(% class="box infomessage" %)
269 +(((
270 +La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
271 +)))
272 +
273 +
274 +
275 +
276 +
277 +
278 +
279 +
280 +
281 +
282 +
283 +
284 +
285 +
286 +
287 +
288 +)))
131 131  )))|(% style="width:300px" %)(((
132 132  (% class="box" %)
133 133  (((
... ... @@ -140,11 +140,11 @@
140 140  (((
141 141  **Aller plus loin**
142 142  
143 -* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
144 -* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
145 -* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
146 -* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
147 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
301 +* Gérer les évènements
302 +* Saisir un évènement
303 +* Planifier les mouvements
304 +* Gérer les expositions itinérantes
305 +* Utiliser l'export GAM3
148 148  )))
149 149  
150 150  (% class="box" %)
... ... @@ -151,10 +151,60 @@
151 151  (((
152 152  **Icônes principales**
153 153  
154 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
312 +* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
155 155  
156 -* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
314 +* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
315 +
316 +* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
317 +
318 +* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
319 +
320 +* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
321 +
322 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
157 157  )))
158 158  )))
159 159  
326 +
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