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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les prêts
1 +Produire les documents contractuels et logistiques
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,422 +3,156 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier, suivre et historiser l’ensemble des flux liés à la valorisation des collections du musée dans d'autres institutions.
7 -
8 -On distingue deux types de prêts : les prêts pour exposition et les prêts autres que pour exposition plus ponctuels (colloques, séminaires, soirées, etc.).
9 -)))
10 -
11 -(((
12 12  
13 -
14 -
15 15  )))
16 -)))|(% style="width:300px" %)(((
17 -(% class="box" %)
18 -(((
19 -**Sommaire**
20 -)))
21 21  
22 -(% class="box" %)
23 23  (((
24 -**Aller plus loin**
10 += Depuis un évènement =
25 25  
26 -* Gérer les évènements
27 -* Saisir un évènement
28 -* Planifier les mouvements
29 -* Gérer les expositions itinérantes
30 -* Utiliser l'export GAM3
31 -)))
12 +== Éditer la fiche de prêt ==
32 32  
33 -(% class="box" %)
34 -(((
35 -**Icônes principales**
36 -)))
37 -)))
14 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
38 38  
16 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
39 39  
18 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
40 40  
20 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
21 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
22 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
41 41  
24 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
42 42  
43 -= Préparer un prêt pour exposition =
26 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 44  
45 -Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
46 46  
47 -== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
29 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 48  
49 -SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
31 +== Éditer l'arrêté de dépôt ==
50 50  
51 -[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
33 +L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet.
34 +Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif.
52 52  
53 -(% class="wikigeneratedid" %)
54 -SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
36 +Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
55 55  
56 -(% class="box infomessage" %)
57 -(((
58 -il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
59 -)))
38 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
60 60  
61 -[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
40 +1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
41 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
42 +1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.**
62 62  
44 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
63 63  
64 -== Saisir la notice de l'évènement ==
46 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 65  
66 -Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
67 67  
68 -Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
49 +[[//Choix du modèle Dépôt- arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 -[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]]
71 71  
72 -La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
52 += Depuis un mouvement =
73 73  
74 -A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
54 +== Exporter les listes de colisage ==
75 75  
76 -l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
56 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
77 77  
78 -[[image:1650957677840-703.png]]
58 +Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
79 79  
80 -[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
60 +* les **œuvres** ;
61 +* les **colis liés aux œuvres** ;
62 +* les **matériels liés aux œuvres** ;
63 +* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
81 81  
82 -Et voila.
65 +Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
83 83  
84 -[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
85 -
86 -Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
87 -
88 -[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
89 -
90 -Résultat de la recherche.
91 -
92 -[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
93 -
94 -== Rattacher des biens à l'évènement ==
95 -
96 -Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
97 -
98 -[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
99 -
100 -Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
101 -
102 -[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
103 -
104 -
105 -[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
106 -
107 -Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
108 -
109 -(% class="box infomessage" %)
67 +(% class="box successmessage" %)
110 110  (((
111 -A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
69 +**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
112 112  )))
113 113  
114 -[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
72 +[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
116 -== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
117 117  
118 -Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
75 +[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 119  
120 -[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
121 121  
122 -Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
78 +== Éditer un bordereau de transport ==
123 123  
124 -[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
80 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
81 +Il sert à :
125 125  
126 -(% class="box warningmessage" %)
127 -(((
128 -Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
129 -Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
130 -)))
83 +* lister les biens transportés,
84 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
85 +* identifier le transporteur,
86 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
131 131  
132 -[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
88 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
133 133  
134 -== Sélection de bien d'un autre panier ==
90 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
135 135  
136 -[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
92 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
137 137  
138 -[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
94 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
95 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
96 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
139 139  
140 -= Gérer le bien dans l'évènement =
98 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
141 141  
142 -== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
100 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
144 -Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
102 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 145  
146 -[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
147 147  
148 -La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
105 +== Éditer des étiquettes de transport ==
149 149  
150 -(% class="box infomessage" %)
151 -(((
152 -Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
153 -)))
107 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
108 +Elles permettent de :
154 154  
155 -[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
110 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
111 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
112 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
156 156  
157 -Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
114 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
158 158  
159 -[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
116 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
160 160  
161 -Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
118 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
162 162  
163 -[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
120 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
121 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
122 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
164 164  
165 -== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
124 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 166  
167 -Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
168 168  
169 -Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
127 +[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 +)))
129 +)))|(% style="width:300px" %)(((
130 +(% class="box" %)
131 +(((
132 +**Sommaire**
170 170  
171 -Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
134 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
135 +)))
172 172  
173 -[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
137 +(% class="box" %)
138 +(((
139 +**Aller plus loin**
174 174  
175 -Vous pourrez saisir un motif de refus.
141 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
142 +* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
143 +* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
144 +* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
145 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
146 +)))
176 176  
177 -[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
148 +(% class="box" %)
149 +(((
150 +**Icônes principales**
178 178  
179 -Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
152 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
153 +
154 +* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
155 +)))
156 +)))
180 180  
181 -[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
182 -
183 -== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
184 -
185 -Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
186 -
187 -- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
188 -
189 -- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
190 -
191 -En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
192 -
193 -[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
194 -
195 -== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
196 -
197 -Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
198 -
199 -[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
200 -
201 -Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
202 -
203 -[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
204 -
205 -
206 -== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
207 -
208 -Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
209 -
210 -[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
211 -
212 -Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
213 -
214 -[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
215 -
216 -= Planifier les mouvements =
217 -
218 -Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
219 -
220 -== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
221 -
222 -Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
223 -
224 -
225 -[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
226 -
227 -Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
228 -
229 -[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
230 -
231 -Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
232 -
233 -Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
234 -
235 -[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
236 -
237 -Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
238 -
239 -[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
240 -
241 -
242 -A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
243 -
244 -Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
245 -
246 -[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
247 -
248 -Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
249 -
250 -[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
251 -
252 -== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
253 -
254 -par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
255 -
256 -[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
257 -
258 -(% class="wikigeneratedid" %)
259 -il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
260 -
261 -[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 -
263 -Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
264 -
265 -[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
266 -
267 -
268 -== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
269 -
270 -Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
271 -
272 -Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
273 -
274 -[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
275 -
276 -[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
277 -
278 -Indiquez la date de retour prévue.
279 -
280 -[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
281 -
282 -Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
283 -
284 -[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
285 -
286 -Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
287 -
288 -[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
289 -
290 -Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
291 -
292 -[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
293 -
294 -= Edition de la fiche de prêt =
295 -
296 -A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
297 -
298 -[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
299 -
300 -Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
301 -
302 -[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
303 -
304 -Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
305 -
306 -[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
307 -
308 -Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
309 -
310 -[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
311 -
312 -= Suivre l'exécution des mouvements =
313 -
314 -Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
315 -
316 -- ce qui est prévu.
317 -
318 -- ce qui s'est passé.
319 -
320 -Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
321 -
322 -Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
323 -
324 -
325 -[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
326 -
327 -Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
328 -
329 -Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
330 -
331 -Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
332 -
333 -[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
334 -
335 -Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
336 -
337 -Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
338 -
339 -
340 -Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
341 -
342 -== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
343 -
344 -Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
345 -
346 -[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347 -
348 -(% style="text-align: center;" %)
349 -Rentrer dans le mouvement à valider.
350 -
351 -[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
352 -
353 -(% style="text-align: center;" %)
354 -Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
355 -
356 -​​​​​​
357 -
358 -[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
359 -
360 -(% style="text-align: center;" %)
361 -Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
362 -
363 -[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
364 -
365 -(% style="text-align: center;" %)
366 -Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
367 -
368 -[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
369 -
370 -(% style="text-align: center;" %)
371 -Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
372 -
373 -[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
374 -
375 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
376 -
377 -Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
378 -
379 -[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
380 -
381 -== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
382 -
383 -On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
384 -
385 -A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
386 -
387 -[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
388 -
389 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
390 -
391 -Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
392 -
393 -Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
394 -
395 -[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
396 -
397 -= Terminer l'évènement =
398 -
399 -Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
400 -
401 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
402 -
403 -[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
404 -
405 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
406 -
407 -
408 -[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
409 -
410 -
411 -Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
412 -
413 -Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
414 -
415 -[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
416 -
417 -
418 -ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
419 -
420 -[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
421 -
422 -
423 -
424 424  
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