Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques
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Résumé
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Détails
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements. C'estquoiun évènement.WebHome1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome - Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki.D BA1 +XWiki.JDT - Contenu
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... ... @@ -3,422 +3,300 @@ 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 (% class="box" %) 5 5 ((( 6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier ,suivre ethistoriserl’ensembledesflux liésàlavalorisationdes collections du musée dans d'autres institutions.6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions. 7 7 8 -On distingue deux types de prêts : les prêts pour exposition et les prêts autres que pour exposition plus ponctuels (colloques, séminaires, soirées, etc.). 9 -))) 8 +On distingue deux types de prêts : 10 10 11 -((( 12 - 13 - 14 - 10 +* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique. 11 +* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.). 15 15 ))) 16 -)))|(% style="width:300px" %)((( 17 -(% class="box" %) 18 -((( 19 -**Sommaire** 20 -))) 21 21 22 -(% class="box" %) 23 23 ((( 24 - **Aller plusloin**15 += Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution = 25 25 26 -* Gérer les évènements 27 -* Saisir un évènement 28 -* Planifier les mouvements 29 -* Gérer les expositions itinérantes 30 -* Utiliser l'export GAM3 31 -))) 17 +== Comprendre le rôle de Flora == 32 32 33 -(% class="box" %) 34 -((( 35 -**Icônes principales** 36 -))) 37 -))) 19 +Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.). 20 +Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.** 38 38 22 +Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités : 39 39 24 +* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations. 25 +* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances). 26 +* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent. 40 40 28 +Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires. 41 41 30 +== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » == 42 42 43 -= Préparer un prêt pour exposition = 32 +Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**. 33 +Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt. 44 44 45 - Dans cetteétape,on verracommentsaisirlesdonnéesrelativesàl'organismeemprunteur,etl'expositionconcernée.35 +Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt : 46 46 47 -== Saisir la notice de l'organisme destinataire == 37 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation** 38 +|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora. 39 +|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie. 40 +|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative. 41 +il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres). 42 +|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle). 43 +|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée. 44 +|**Présentation**|Type de présentation prévue. 45 +|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation. 46 +|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation. 47 +|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national. 48 +|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie. 49 +|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel. 50 +|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée. 51 +|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation. 52 +|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières. 53 +|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres. 54 +|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre). 55 +|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport. 56 +|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport. 57 +|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA). 58 +|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance. 59 +|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport. 60 +|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil. 61 +|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report. 48 48 49 - SIellen'existepasencoredans la table d'autoritédes personnes,créerla noticeaveclesinformationsminimales.63 +En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée : 50 50 51 -[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 65 +* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt. 66 +* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés. 67 +* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances). 52 52 53 -(% class="wikigeneratedid" %) 54 -SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie 69 +En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**. 55 55 56 -(% class="box infomessage" %) 57 -((( 58 -il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays) 59 -))) 71 +== Suivre le cycle de gestion d’un prêt exposition == 60 60 61 - [[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]73 +La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement : 62 62 75 +* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires. 76 +* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation). 77 +* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier. 78 +* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves. 79 +* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier). 63 63 64 - ==Saisir la notice del'évènement==81 +Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc. 65 65 66 - Espacede travailGérer/menuEvènement/saisie83 += Gérer un prêt autre que pour une exposition = 67 67 68 -C hoisir lagrille desaisie prêts pourexposition.85 +== Comprendre le rôle de Flora == 69 69 70 - [[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517"width="742"class="img-thumbnail"]]87 +Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple : 71 71 72 -La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée). 89 +* colloques ou séminaires, 90 +* soirées événementielles, 91 +* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence). 73 73 74 - Aminima,saisissezun**titre,un organisme dulieude destination etlesdates.**93 +Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet. 75 75 76 -l 'organismeresponsablepermet despécifierl'entité administrativejuridiquement responsabledel'évenement95 +Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant : 77 77 78 -[[image:1650957677840-703.png]] 97 +* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements), 98 +* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité). 99 +* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition. 79 79 80 - [[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]101 +Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée. 81 81 82 - Etvoila.103 +== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » == 83 83 84 - [[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]105 +Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**. 85 85 86 -Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements. 107 +Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.). 108 +Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel : 87 87 88 -[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 110 +* Identification de l’organisme du lieu de destination, 111 +* Saisie des contacts et de leur fonction, 112 +* Ajout de remarques ou précisions, 113 +* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque), 114 +* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement), 115 +* Définition des dates de début et de fin. 89 89 90 - Résultat de la recherche.117 +Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte. 91 91 92 - [[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]119 +== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition == 93 93 94 - == Rattacherdesbiensàl'évènement==121 +La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement : 95 95 96 -Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements). 123 +* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition. 124 +* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles). 125 +* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte. 126 +* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour. 127 +* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus). 97 97 98 - [[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]129 +Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt. 99 99 100 - Leplus simple est delesrechercherdansla basedocumentaire depuis lanoticede l'évènement.131 += Organiser le transport = 101 101 102 - [[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]133 += Gérer les retours partiels = 103 103 135 +Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement. 136 +Ce cas se rencontre fréquemment : 104 104 105 -[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 138 +* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée, 139 +* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes. 106 106 107 - Etvoila,les biens sontliésàl'évènement.141 +La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**. 108 108 109 -(% class="box infomessage" %) 110 -((( 111 -A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite) 112 -))) 143 +== Préparer la liste des biens prêtés == 113 113 114 -[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 145 +Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives. 146 +La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés. 115 115 116 - ==Utiliserunpanierpour rattacher desbiens==148 +Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements. 117 117 118 - Ilest toujourspossible d'utiliser un panierpour rattacherensuitelesbiens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abordsaisir[[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28"width="26"]]dans la notice évènementle nom du panier concerné.150 +== Préparer les mouvements en amont == 119 119 120 - [[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]152 +Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus. 121 121 122 - Puisutiliser leboutonpaniersurlaListe desBiens.154 +Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution : 123 123 124 -[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 156 +* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt. 157 +* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement. 158 +* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt. 125 125 160 +**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée. 161 + 126 126 (% class="box warningmessage" %) 127 127 ((( 128 -Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.129 -L epanierpeutainsifaireofficede"suggestiondeprêt",et ensuitec'est lerattachementà l'évènementqui acteraquelebienestpris encompte.164 +**Attention :** 165 +La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour. 130 130 ))) 131 131 132 - [[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]168 +>(% class="small" %)Exemple : 133 133 134 -= =Sélection debien d'un autrepanier==170 +>(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN). 135 135 136 - [[image:1661178027244-457.png]]Depuislaversion 4.5 il n'est plusnécessaire de rattacher un panier à l'évènementau préalablecar il estpossible dechoisir un panierdirectement dans l'interfacede sélection des biens à lierà l'évènement. par contre,seulsles paniers del'utilisateurconnectéetles paniers partagésserontvisibles (alors que pour le lien dans la noticeévénement tousles panierssans exceptionsont visibles)172 +>(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt : 137 137 138 - [[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]174 +>(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition. 139 139 140 -= Gérer lebien dans l'évènement=176 +>(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//. 141 141 142 - ==Saisir desdimensionspouremballages,commentaires==178 +>(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//). 143 143 144 - Basculezenmodificationsurlanoticedubiendansl'évènement :Cliquersurle crayonsurvotrebiendanslaListe desBiens reliéeà l'évènement.180 +>(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final. 145 145 146 -[[image: 2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]182 +[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 147 147 148 - Lagrilledesaisied'unBiendansl'évènement apparait.184 +== Suivre les retours au fil du prêt == 149 149 150 -(% class="box infomessage" %) 151 -((( 152 -Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement 153 -))) 186 +Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue : 154 154 155 -[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 188 +* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence). 189 +* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés. 190 +* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.). 156 156 157 - Vous pourrez aussi ajouter unCartel,laFichede prêt(relieràla tableDocuments)par exemple.192 +Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**. 158 158 159 - [[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]194 += Produire les documents contractuels et logistiques = 160 160 161 - Résultat,dans lerésumésurlaListe desBiens, les dimensionspouremballages etles commentaires apparaissent.196 +== Éditer la fiche de prêt == 162 162 163 - [[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]198 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif. 164 164 165 - == Commentindiquer qu'unbien est"refusé"auprêt==200 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe. 166 166 167 - Il peut arriver qu'un bien soit refusé pourle prêt. Danscecas,ilseraitintéressant degarderla trace dela demandede prêtet de sonrefus.202 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : 168 168 169 -Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission. 204 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**. 205 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils. 206 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**. 170 170 171 - Pour"refuser"un bien dansunévénement, utilisezlesboutons, cidessous.208 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires). 172 172 173 -[[image:1 650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]210 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 174 174 175 -Vous pourrez saisir un motif de refus. 176 176 177 -[[image:1 650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]213 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 178 178 179 - Lesbiensrefusésneseront pas prisen comptedans les mouvements.Lescommentaires s'afficheront directement.215 +== Editer un bordereau de transport == 180 180 181 -[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 217 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement. 218 +Il sert à : 182 182 183 -== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien == 220 +* lister les biens transportés, 221 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée, 222 +* identifier le transporteur, 223 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement. 184 184 185 - Dés quevous avez lié unbienàunévènement, l'affichagede l'onglet régiedansla noticebiensemetà jour:225 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée. 186 186 187 - -la timeline du planningderéservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]227 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire. 188 188 189 - -la listedesévénementsliés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]229 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : 190 190 191 -En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens). 231 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**. 232 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils. 233 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**. 192 192 193 - [[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]235 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires). 194 194 195 - ==Voirlanotice documentairedu bien depuisl'évènement==237 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 196 196 197 - Le régisseurpeutconsulterlanotice complètedu biensans quitterlavuedel'évènement.239 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 198 198 199 - [[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]241 +== Editer des étiquettes de transport == 200 200 201 -Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien. 243 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement. 244 +Elles permettent de : 202 202 203 -[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 246 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant, 247 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes), 248 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement. 204 204 250 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques. 205 205 206 - ==Afficherlalistedesbiens del'évènementdans la basedocumentaire==252 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle. 207 207 208 - Si vousavez besoin de manipuler laliste des biens (impressions,exports, modificationpar lot),utilisezlebouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pourlancerune recherchedesbiensconcernés dans la base documentaire.254 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : 209 209 210 -[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 256 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**. 257 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils. 258 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**. 211 211 212 - Résultat:les outils d'export,impressions etmodificationsparlotsont disponibles.260 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 213 213 214 -[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 215 215 216 -= Planifier les mouvements = 263 +[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 264 +))) 265 +)))|(% style="width:300px" %)((( 266 +(% class="box" %) 267 +((( 268 +**Sommaire** 217 217 218 -Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire. 270 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 271 +))) 219 219 220 -== Créer le (ou les) mouvements de sortie == 273 +(% class="box" %) 274 +((( 275 +**Aller plus loin** 221 221 222 -Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]]. 277 +* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 278 +* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] 279 +* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]] 280 +* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]] 281 +* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]] 282 +))) 223 223 284 +(% class="box" %) 285 +((( 286 +**Icônes principales** 224 224 225 -[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 288 +* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement 289 + 290 +* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 291 + 292 +* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 293 + 294 +* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative 295 + 296 +* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement 297 + 298 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication 299 +))) 300 +))) 226 226 227 -Choisir le type de mouvement (entrée/sortie). 228 - 229 -[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 230 - 231 -Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination). 232 - 233 -Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé. 234 - 235 -[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 236 - 237 -Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés : 238 - 239 -[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 240 - 241 - 242 -A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés). 243 - 244 -Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie. 245 - 246 -[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 247 - 248 -Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi. 249 - 250 -[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 251 - 252 -== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée == 253 - 254 -par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements 255 - 256 -[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 257 - 258 -(% class="wikigeneratedid" %) 259 -il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements 260 - 261 -[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 262 - 263 -Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée 264 - 265 -[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 266 - 267 - 268 -== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) == 269 - 270 -Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement. 271 - 272 -Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée". 273 - 274 -[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 275 - 276 -[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 277 - 278 -Indiquez la date de retour prévue. 279 - 280 -[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 281 - 282 -Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie). 283 - 284 -[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 285 - 286 -Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée). 287 - 288 -[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 289 - 290 -Résultat des deux mouvements sur l'évènement. 291 - 292 -[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 293 - 294 -= Edition de la fiche de prêt = 295 - 296 -A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF. 297 - 298 -[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 299 - 300 -Choisir le format d'impression Fiche de prêt. 301 - 302 -[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 303 - 304 -Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement. 305 - 306 -[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 307 - 308 -Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier. 309 - 310 -[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 311 - 312 -= Suivre l'exécution des mouvements = 313 - 314 -Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir : 315 - 316 -- ce qui est prévu. 317 - 318 -- ce qui s'est passé. 319 - 320 -Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées. 321 - 322 -Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus. 323 - 324 - 325 -[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 326 - 327 -Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour. 328 - 329 -Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées. 330 - 331 -Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus. 332 - 333 -[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 334 - 335 -Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]]. 336 - 337 -Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien". 338 - 339 - 340 -Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :** 341 - 342 -== Exemple : Valider le mouvement de sortie == 343 - 344 -Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse). 345 - 346 -[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 347 - 348 -(% style="text-align: center;" %) 349 -Rentrer dans le mouvement à valider. 350 - 351 -[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 352 - 353 -(% style="text-align: center;" %) 354 -Valider la fin de la préparation administrative du mouvement. 355 - 356 - 357 - 358 -[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 359 - 360 -(% style="text-align: center;" %) 361 -Puis valider la fin de l'exécution du mouvement. 362 - 363 -[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 364 - 365 -(% style="text-align: center;" %) 366 -Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué. 367 - 368 -[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 369 - 370 -(% style="text-align: center;" %) 371 -Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué. 372 - 373 -[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 374 - 375 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien === 376 - 377 -Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés. 378 - 379 -[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 380 - 381 -== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) == 382 - 383 -On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie. 384 - 385 -A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement. 386 - 387 -[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 388 - 389 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien === 390 - 391 -Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]] 392 - 393 -Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]] 394 - 395 -[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 396 - 397 -= Terminer l'évènement = 398 - 399 -Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements 400 - 401 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours" 402 - 403 -[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 404 - 405 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée //l'état passe de "en cours" à " terminé" 406 - 407 - 408 -[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 409 - 410 - 411 -Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé) 412 - 413 -Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne.... 414 - 415 -[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 416 - 417 - 418 -ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation 419 - 420 -[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 421 - 422 - 423 - 424 424
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