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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Produire les documents contractuels et logistiques
1 +Gérer les prêts
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,134 +3,148 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
7 +
8 +On distingue deux types de prêts :
9 +
10 +* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 +* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= Depuis l'évènement =
15 += Étapes de gestion des prêts =
11 11  
12 -== Éditer la fiche de prêt ==
17 +(% class="box successmessage" %)
18 +(((
19 +**Bonnes pratiques : **
13 13  
14 -La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
21 +* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 +* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 +* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 +* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
25 +)))
15 15  
16 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
27 +Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
17 17  
18 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
29 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 +|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 +* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 +* Renseigner au minimum : type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 +)))|(((
34 +La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
19 19  
20 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
21 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
22 -1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
36 +
37 +)))
38 +|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 +Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 +)))|(((
41 +* Option de préfixe d’évènement
42 +)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 +|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 +Deux options :
23 23  
24 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
46 +* Création automatique
47 +* Création manuelle
48 +)))|(((
49 +* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 +* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 +)))|(((
52 +La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
25 25  
26 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 +La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 +)))
56 +|**5. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 +Deux méthodes :
27 27  
59 +* Unitaire
60 +* Par lot
28 28  
29 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 +.
63 +)))|(((
64 +* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 +* Traitement groupé via la liste de résultats
66 +)))|(((
67 +Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 +)))
69 +|**6. Gérer les états d’avancement**|(((
70 +* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 +* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 +)))|(((
73 +* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 +* Relocalisation historisée
75 +* Traçabilité dans l’historique de régie
76 +)))|(((
77 +Mouvement de sortie exécuté :
30 30  
31 -== Éditer l'arrêté de dépôt ==
79 +* État évènement = **En cours**
80 +* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
32 32  
33 -L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet.
34 -Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif.
82 +Mouvement d'entrée exécuté :
35 35  
36 -Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
84 +* État évènement = **Terminé**
85 +* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 +)))
87 +|**7. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 +Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
37 37  
38 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
90 +Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 +)))
39 39  
40 -1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
41 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
42 -1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.**
93 += Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
43 43  
44 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
95 +== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
45 45  
46 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 +Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
47 47  
99 +* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
100 +* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
48 48  
49 -[[//Choix du modèle Dépôt- arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 +=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
50 50  
104 +Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
105 +Pour gérer les retours partiels :
51 51  
52 -= Depuis le mouvement =
107 +1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
108 +1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
109 +1. (((
110 +Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
53 53  
54 -== Exporter les listes de colisage ==
112 +* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
113 +)))
114 +1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
115 +1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
55 55  
56 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
57 -
58 -Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
59 -
60 -* les **œuvres** ;
61 -* les **colis liés aux œuvres** ;
62 -* les **matériels liés aux œuvres** ;
63 -* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
64 -
65 -Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
66 -
67 -(% class="box successmessage" %)
117 +(% class="box infomessage" %)
68 68  (((
69 -**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
70 -)))[[image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 +De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
120 +)))
71 71  
72 -Légende
73 73  
74 -//Exporter les listes de colisage//[[image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
76 -//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//
77 77  
78 -== Éditer un bordereau de transport ==
79 79  
80 -Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
81 -Il sert à :
82 82  
83 -* lister les biens transportés,
84 -* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
85 -* identifier le transporteur,
86 -* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
87 87  
88 -Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
89 89  
90 -Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
91 91  
92 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
93 93  
94 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
95 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
96 -1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
97 97  
98 -Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
99 99  
100 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 -[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 -== Editer des étiquettes de transport ==
105 105  
106 -Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
107 -Elles permettent de :
108 108  
109 -* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
110 -* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
111 -* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
112 112  
113 -Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
114 114  
115 -Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
116 116  
117 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
118 118  
119 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
120 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
121 -1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
122 122  
123 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 -
125 -
126 -[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 +
127 127  )))
128 128  )))|(% style="width:300px" %)(((
129 129  (% class="box" %)
130 130  (((
131 131  **Sommaire**
132 -
133 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
134 134  )))
135 135  
136 136  (% class="box" %)
... ... @@ -137,16 +137,88 @@
137 137  (((
138 138  **Aller plus loin**
139 139  
140 -* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
141 -* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
154 +* Gérer les évènements
155 +* Saisir un évènement
156 +* Planifier les mouvements
157 +* Gérer les expositions itinérantes
158 +* Utiliser l'export GAM3
142 142  )))
143 143  
144 144  (% class="box" %)
145 145  (((
146 146  **Icônes principales**
147 -
148 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
149 149  )))
150 150  )))
151 151  
167 +
168 +
152 152  
170 +
171 +
172 +
173 +
174 +
175 +
176 +
177 +
178 +
179 +
180 +
181 +
182 +
183 +
184 +
185 +
186 +
187 +
188 +
189 +
190 +
191 +
192 +
193 +
194 +
195 +
196 +
197 +
198 +
199 +
200 +
201 +
202 +
203 +
204 +
205 +
206 +
207 +
208 +
209 +
210 +
211 +
212 +
213 +
214 +
215 +
216 +
217 +
218 +
219 +
220 +
221 +
222 +
223 +
224 +
225 +
226 +
227 +
228 +
229 +
230 +
231 +​​​​​​
232 +
233 +
234 +
235 +
236 +
237 +
238 +
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