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Modifié par admin admin le 2025/09/15 10:59
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/12 15:49
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modifié par Doriane Bautista
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Produire les documents contractuels et logistiques
1 +Gérer les prêts
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,83 +3,308 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
7 +
8 +On distingue deux types de prêts :
9 +
10 +* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 +* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
12 +)))
13 +
14 +(((
15 += Étapes de gestion des prêts =
16 +
17 +(% class="box successmessage" %)
18 +(((
19 +**Bonnes pratiques : **
20 +
21 +* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 +* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 +* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 +* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
25 +)))
26 +
27 +Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
28 +
29 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 +|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 +* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 +* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 +)))|(((
34 +La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
35 +
6 6  
7 7  )))
38 +|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 +Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 +)))|(((
41 +* Option de préfixe d’évènement
42 +)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 +|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 +Deux options :
8 8  
46 +* Création automatique
47 +* Création manuelle
48 +)))|(((
49 +* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 +* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 +)))|(((
52 +La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
53 +
54 +La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 +)))
56 +|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 +Deux méthodes :
58 +
59 +* Unitaire
60 +* Par lot
61 +
62 +.
63 +)))|(((
64 +* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 +* Traitement groupé via la liste de résultats
66 +)))|(((
67 +Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 +)))
69 +|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 +* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 +* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 +)))|(((
73 +* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 +* Relocalisation historisée
75 +* Traçabilité dans l’historique de régie
76 +)))|(((
77 +Mouvement de sortie exécuté :
78 +
79 +* État évènement = **En cours**
80 +* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
81 +
82 +Mouvement d'entrée exécuté :
83 +
84 +* État évènement = **Terminé**
85 +* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 +)))
87 +|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 +Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
89 +
90 +Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 +)))
92 +
93 += Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
94 +
95 +Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
96 +
97 +Parmi elles :
98 +
99 +* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 +* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
101 +
102 +== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
103 +
104 +Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
105 +
106 +* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107 +* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
108 +
109 +=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
110 +
111 +Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112 +Pour gérer les retours partiels :
113 +
114 +1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115 +1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116 +1. (((
117 +Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
118 +
119 +* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120 +)))
121 +1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122 +1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
123 +
124 +(% class="box infomessage" %)
9 9  (((
10 -= Depuis l'évènement =
126 +De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
127 +)))
11 11  
12 -== Éditer la fiche de prêt ==
129 +== Étape 1 - Créer l'évènement ==
13 13  
14 -La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
131 +(% class="box successmessage" %)
132 +(((
133 +**Bonnes pratiques : **
15 15  
16 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
135 +* Champs à renseigner à minima : 
136 +** **Type** : Exposition
137 +** **Sous-Type** : Prêt
138 +** **Organisme de destination**
139 +** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 +* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141 +* (((
142 +**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
143 +Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
17 17  
18 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
145 +* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
146 +* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
147 +)))
148 +)))
19 19  
20 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
21 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
22 -1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
150 +[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23 23  
24 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
25 25  
26 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
27 27  
28 28  
29 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756710090647-104.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
30 30  
31 -= Depuis le mouvement =
32 32  
33 -== Éditer un bordereau de transport ==
159 +[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34 34  
35 -Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
36 -Il sert à :
161 +== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
37 37  
38 -* lister les biens transportés,
39 -* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
40 -* identifier le transporteur,
41 -* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
163 +(% class="box successmessage" %)
164 +(((
165 +**Bonnes pratiques : **
42 42  
43 -Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
167 +* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
168 +* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
169 +)))
44 44  
45 -Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
171 +>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
46 46  
47 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
173 +[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 48  
49 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
50 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
51 -1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
52 52  
53 -Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
176 +[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
55 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 -[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 58  
59 -== Editer des étiquettes de transport ==
60 60  
61 -Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
62 -Elles permettent de :
182 +[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 63  
64 -* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
65 -* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
66 -* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
67 67  
68 -Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
185 +[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 -Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
71 71  
72 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
188 +== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
73 73  
74 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
75 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
76 -1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
190 +(% class="box successmessage" %)
191 +(((
192 +Bonnes pratiques :
77 77  
78 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 +* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
195 +* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
196 +)))
79 79  
198 +>(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes.
80 80  
81 -[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 +
201 +
202 +== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
203 +
204 +(% class="box successmessage" %)
205 +(((
206 +Bonnes pratiques :
207 +
208 +* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
209 +
210 +Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
211 +
212 +* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
213 +* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
82 82  )))
215 +
216 +>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
217 +>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
218 +
219 +
220 +
221 +== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
222 +
223 +=== Exécuter le mouvement de départ ===
224 +
225 +(% class="box infomessage" %)
226 +(((
227 +**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
228 +
229 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
230 +* (((
231 +Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
232 +
233 +* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
234 +* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
235 +)))
236 +)))
237 +
238 +
239 +=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
240 +
241 +(% class="box infomessage" %)
242 +(((
243 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
244 +
245 +* (((
246 +
247 +
248 +**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
249 +
250 +* la **localisation temporaire** disparaît,
251 +* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
252 +* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
253 +
254 +
255 +)))
256 +)))
257 +
258 +
259 +
260 +=== Exécuter le mouvement de retour final ===
261 +
262 +(% class="box infomessage" %)
263 +(((
264 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
265 +
266 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
267 +* (((
268 +Le **bien** est automatiquement actualisé :
269 +
270 +* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
271 +* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
272 +)))
273 +)))
274 +
275 +
276 +
277 +
278 +== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
279 +
280 +(% class="box successmessage" %)
281 +(((
282 +**Bonnes pratiques : **
283 +
284 +* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
285 +)))
286 +
287 +(% class="box infomessage" %)
288 +(((
289 +La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
290 +)))
291 +
292 +
293 +
294 +
295 +
296 +
297 +
298 +
299 +
300 +
301 +
302 +
303 +
304 +
305 +
306 +
307 +)))
83 83  )))|(% style="width:300px" %)(((
84 84  (% class="box" %)
85 85  (((
... ... @@ -92,8 +92,11 @@
92 92  (((
93 93  **Aller plus loin**
94 94  
95 -* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome]]
96 -* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
320 +* Gérer les évènements
321 +* Saisir un évènement
322 +* Planifier les mouvements
323 +* Gérer les expositions itinérantes
324 +* Utiliser l'export GAM3
97 97  )))
98 98  
99 99  (% class="box" %)
... ... @@ -100,8 +100,60 @@
100 100  (((
101 101  **Icônes principales**
102 102  
331 +* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
332 +
333 +* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
334 +
335 +* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
336 +
337 +* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
338 +
339 +* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
340 +
103 103  * [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
104 104  )))
105 105  )))
106 106  
345 +
346 +
347 +
348 +
349 +
350 +
351 +
352 +
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354 +
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382 +​​​​​​
383 +
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386 +
107 107  
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