Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Produire les documents contractuels et logistiques
	1	+Gérer les prêts

Contenu

...	...	@@ -3,12 +3,256 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
	7	+
	8	+On distingue deux types de prêts :
	9	+
	10	+* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
	11	+* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10		-= Depuis l'évènement =
	15	+= Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
11	11
	17	+== Comprendre le rôle de Flora ==
	18	+
	19	+Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
	20	+Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
	21	+
	22	+Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
	23	+
	24	+* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
	25	+* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
	26	+* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
	27	+
	28	+Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
	29	+
	30	+== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
	31	+
	32	+Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
	33	+Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
	34	+
	35	+Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
	36	+
	37	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
	38	+|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
	39	+|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
	40	+|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
	41	+il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
	42	+|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
	43	+|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
	44	+|**Présentation**|Type de présentation prévue.
	45	+|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
	46	+|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
	47	+|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
	48	+|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
	49	+|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
	50	+|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
	51	+|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
	52	+|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
	53	+|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
	54	+|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
	55	+|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
	56	+|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
	57	+|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
	58	+|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
	59	+|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
	60	+|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
	61	+|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
	62	+
	63	+En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
	64	+
	65	+* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
	66	+* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
	67	+* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, ces champs peuvent être utilisés pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
	68	+
	69	+En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
	70	+
	71	+== Suivre le cycle de gestion d’un prêt pour une exposition ==
	72	+
	73	+La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
	74	+
	75	+* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
	76	+* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
	77	+* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
	78	+* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
	79	+* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
	80	+
	81	+Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
	82	+
	83	+[[Cycle de gestion d'un prêt pour exposition dans Flora>>image:1757677813378-245.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	84	+
	85	+= Gérer un prêt autre que pour une exposition =
	86	+
	87	+== Comprendre le rôle de Flora ==
	88	+
	89	+Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
	90	+
	91	+* colloques ou séminaires,
	92	+* soirées événementielles,
	93	+* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
	94	+
	95	+Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
	96	+
	97	+Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
	98	+
	99	+* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
	100	+* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
	101	+* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
	102	+
	103	+Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
	104	+
	105	+== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
	106	+
	107	+Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**.
	108	+
	109	+Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.).
	110	+Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel :
	111	+
	112	+* Identification de l’organisme du lieu de destination,
	113	+* Saisie des contacts et de leur fonction,
	114	+* Ajout de remarques ou précisions,
	115	+* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
	116	+* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
	117	+* Définition des dates de début et de fin.
	118	+
	119	+Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
	120	+
	121	+== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
	122	+
	123	+La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
	124	+
	125	+* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
	126	+* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
	127	+* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
	128	+* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
	129	+* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
	130	+
	131	+Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
	132	+
	133	+[[Cycle de gestion d'un prêt hors exposition dans Flora>>image:1757678283690-128.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	134	+
	135	+= Organiser le transport =
	136	+
	137	+La notice de **mouvement** dans Flora ne sert pas seulement à tracer la sortie ou l’entrée des biens : elle permet aussi de **documenter l’ensemble des modalités logistiques et contractuelles** liées au déplacement.
	138	+En complétant ces champs, vous construisez un dossier complet qui centralise toutes les informations nécessaires au suivi du transport, de l’assurance et du convoyage.
	139	+
	140	+(% class="box infomessage" %)
	141	+(((
	142	+Même si les mouvements ont été créés manuellement, il est toujours possible de **compléter ou corriger les informations logistiques** (transporteur, assurance, convoyeur, etc.).
	143	+Pour cela, ouvrez la notice du mouvement et passez en **modification** : vous pourrez renseigner ou ajuster tous les champs nécessaires sans avoir à recréer le mouvement.
	144	+)))
	145	+
	146	+== Renseigner les informations de transport ==
	147	+
	148	+Plusieurs champs sont prévus pour **décrire concrètement comment les biens seront déplacés**. Ces informations garantissent un suivi précis de la logistique :
	149	+
	150	+* **Transporteur** : indiquer le prestataire en charge du déplacement (société spécialisée, transport interne, etc.).
	151	+* **Coût du transport** : préciser le montant facturé pour ce service.
	152	+* **Adresse et lieu de départ / arrivée** : détailler les adresses précises d’enlèvement et de livraison, incluant commune et pays.
	153	+* **Convoyeur** : identifier la personne qui accompagne le transport (régisseur, restaurateur, représentant du musée).
	154	+
	155	+[[Exemple de champs permettant d'indiquer les informations de transport>>image:1757335491540-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	156	+
	157	+== Documenter l’assurance ==
	158	+
	159	+Dans l’onglet **Assurance**, vous pouvez compléter les informations relatives à la couverture contractée :
	160	+
	161	+* **Valeur globale de l’assurance et devise**,
	162	+* **Numéro de police** et dates de validité du contrat,
	163	+* **Compagnie d’assuranc**e et organisme indemnisateur,
	164	+* **Nature de l’indemnisation** prévue en cas de sinistre.
	165	+
	166	+[[Champs documentant l'assurance>>image:1757335583164-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	167	+
	168	+== Joindre les pièces contractuelles ==
	169	+
	170	+L’onglet **Documentation** permet de rattacher directement les documents utiles au suivi du mouvement :
	171	+
	172	+* Contrat de transport,
	173	+* Copie de la police d’assurance,
	174	+* Photographies documentaires, bibliographie ou vidéos liées.
	175	+
	176	+[[Champs de documentation>>image:1757335626795-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	177	+
	178	+== Documenter les conditions de transport du bien ==
	179	+
	180	+Lors de la saisie des **biens liés aux évènements**, il est recommandé d’indiquer les **dimensions utiles pour son conditionnemen**t (par exemple dimensions avec caisse, socle ou protection). Cette précision facilite l’organisation logistique, permet d’anticiper le choix des caisses et des moyens de transport, et assure une meilleure coordination avec les transporteurs et les équipes de régie.
	181	+
	182	+[[Champs d'une notice bien dans l'évènement>>image:1757678463700-464.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	183	+
	184	+
	185	+Il est également possible de renseigner le **colisage prévu pour le transport**.
	186	+Deux options sont possibles :
	187	+
	188	+* **Colisage temporaire** : saisi directement dans la notice du mouvement pour un usage ponctuel (par exemple, caisse spécifique à une exposition).
	189	+* **Colisage pérenne** : si un colisage permanent a déjà été défini dans la notice du bien (caisse dédiée, conditionnement récurrent), Flora peut automatiquement le reprendre.
	190	+
	191	+[[//Affichage du colisage dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	192	+
	193	+= Gérer les retours partiels =
	194	+
	195	+Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
	196	+Ce cas se rencontre fréquemment :
	197	+
	198	+* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
	199	+* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
	200	+
	201	+La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
	202	+
	203	+== Préparer la liste des biens prêtés ==
	204	+
	205	+Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
	206	+La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
	207	+
	208	+Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
	209	+
	210	+== Préparer les mouvements en amont ==
	211	+
	212	+Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
	213	+
	214	+Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
	215	+
	216	+* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
	217	+* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
	218	+* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
	219	+
	220	+**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
	221	+
	222	+(% class="box warningmessage" %)
	223	+(((
	224	+**Attention :**
	225	+La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
	226	+)))
	227	+
	228	+>(% class="small" %)Exemple :
	229	+
	230	+>(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
	231	+
	232	+>(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
	233	+
	234	+>(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
	235	+
	236	+>(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
	237	+
	238	+>(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
	239	+
	240	+>(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
	241	+
	242	+[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	243	+
	244	+== Suivre les retours au fil du prêt ==
	245	+
	246	+Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
	247	+
	248	+* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
	249	+* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
	250	+* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
	251	+
	252	+Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
	253	+
	254	+= Produire les documents contractuels et logistiques =
	255	+
12	12	== Éditer la fiche de prêt ==
13	13
14	14	La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
...	...	@@ -28,10 +28,8 @@
28	28
29	29	[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
30	30
31		-= Depuis le mouvement =
	275	+== Editer un bordereau de transport ==
32	32
33		-== Éditer un bordereau de transport ==
34		-
35	35	Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
36	36	Il sert à :
37	37