Aller au contenu
Modifié par admin admin le 2025/09/15 10:59
Depuis la version 41.2
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/12 15:36
Commentaire de modification : Update document after refactoring.
À la version 22.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/08 10:41
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -12,11 +12,11 @@
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
15 += Les prêts pour exposition dans une autre institution =
16 16  
17 -== Comprendre le rôle de Flora ==
17 +== Le rôle de Flora ==
18 18  
19 -Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
19 +Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
20 20  Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
21 21  
22 22  Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
... ... @@ -27,7 +27,7 @@
27 27  
28 28  Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
29 29  
30 -== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
30 +== Une grille de saisie spécifique ==
31 31  
32 32  Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
33 33  Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
... ... @@ -34,7 +34,7 @@
34 34  
35 35  Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
36 36  
37 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
37 +|=**Nom du champ**|=**Utilisation**
38 38  |**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
39 39  |**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
40 40  |**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
... ... @@ -60,34 +60,18 @@
60 60  |**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61 61  |**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
62 62  
63 -En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
63 +En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour enrichir le suivi du prêt. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
64 64  
65 65  * **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66 66  * **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67 -* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, ces champs peuvent être utilisés pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
67 +* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
68 68  
69 69  En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
70 70  
71 -== Suivre le cycle de gestion d’un prêt pour une exposition ==
71 += Les prêts autres que pour une exposition =
72 72  
73 -La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
73 +Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
74 74  
75 -* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
76 -* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
77 -* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
78 -* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
79 -* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
80 -
81 -Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
82 -
83 -[[Cycle de gestion d'un prêt pour exposition dans Flora>>image:1757677813378-245.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 -
85 -= Gérer un prêt autre que pour une exposition =
86 -
87 -== Comprendre le rôle de Flora ==
88 -
89 -Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
90 -
91 91  * colloques ou séminaires,
92 92  * soirées événementielles,
93 93  * présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
... ... @@ -102,226 +102,353 @@
102 102  
103 103  Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
104 104  
105 -== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
89 += Étapes de gestion des prêts =
106 106  
107 -Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**.
91 +Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
108 108  
109 -Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.).
110 -Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel :
93 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
94 +|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
95 +* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
96 +* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
97 +)))|(((
98 +La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
111 111  
112 -* Identification de l’organisme du lieu de destination,
113 -* Saisie des contacts et de leur fonction,
114 -* Ajout de remarques ou précisions,
115 -* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
116 -* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
117 -* Définition des dates de début et de fin.
100 +
101 +)))
102 +|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
103 +Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
104 +)))|(((
105 +* Option de préfixe d’évènement
106 +)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
107 +|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
108 +Deux options :
118 118  
119 -Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
110 +* Création automatique
111 +* Création manuelle
112 +)))|(((
113 +* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
114 +* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
115 +)))|(((
116 +La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
120 120  
121 -== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
118 +La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
119 +)))
120 +|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
121 +Deux méthodes :
122 122  
123 -La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
123 +* Unitaire
124 +* Par lot
124 124  
125 -* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
126 -* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
127 -* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
128 -* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
129 -* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
126 +.
127 +)))|(((
128 +* Modification dans chaque notice bien du mouvement
129 +* Traitement groupé via la liste de résultats
130 +)))|(((
131 +Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
132 +)))
133 +|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
134 +* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
135 +* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
136 +)))|(((
137 +* Mise à jour automatique dans la notice bien
138 +* Traçabilité dans l’historique de régie
139 +)))|(((
140 +Mouvement de sortie exécuté :
130 130  
131 -Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
142 +* État évènement = **En cours**
143 +* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
132 132  
133 -[[Cycle de gestion d'un prêt hors exposition dans Flora>>image:1757678283690-128.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 +Mouvement d'entrée exécuté :
134 134  
135 -= Organiser le transport =
147 +* État évènement = **Terminé**
148 +* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
149 +)))
150 +|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
151 +Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
136 136  
137 -La notice de **mouvement** dans Flora ne sert pas seulement à tracer la sortie ou l’entrée des biens : elle permet aussi de **documenter l’ensemble des modalités logistiques et contractuelles** liées au déplacement.
138 -En complétant ces champs, vous construisez un dossier complet qui centralise toutes les informations nécessaires au suivi du transport, de l’assurance et du convoyage.
153 +Vérifier la complétude des notices avant publication.
154 +)))
139 139  
156 +(% class="box successmessage" %)
157 +(((
158 +**Bonnes pratiques : **
159 +
160 +* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
161 +* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
162 +* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
163 +* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
164 +)))
165 +
166 += Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
167 +
168 +Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
169 +
170 +Parmi elles :
171 +
172 +* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
173 +* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
174 +
175 +== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
176 +
177 +Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
178 +
179 +* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
180 +* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
181 +
182 +=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
183 +
184 +Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
185 +Pour gérer les retours partiels :
186 +
187 +1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
188 +1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
189 +1. (((
190 +Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
191 +
192 +* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
193 +)))
194 +1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
195 +1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
196 +
140 140  (% class="box infomessage" %)
141 141  (((
142 -Même si les mouvements ont été créés manuellement, il est toujours possible de **compléter ou corriger les informations logistiques** (transporteur, assurance, convoyeur, etc.).
143 -Pour cela, ouvrez la notice du mouvement et passez en **modification** : vous pourrez renseigner ou ajuster tous les champs nécessaires sans avoir à recréer le mouvement.
199 +De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
144 144  )))
145 145  
146 -== Renseigner les informations de transport ==
202 +== Étape 1 - Créer l'évènement ==
147 147  
148 -Plusieurs champs sont prévus pour **décrire concrètement comment les biens seront déplacés**. Ces informations garantissent un suivi précis de la logistique :
204 +(% class="box successmessage" %)
205 +(((
206 +**Bonnes pratiques : **
149 149  
150 -* **Transporteur** : indiquer le prestataire en charge du déplacement (société spécialisée, transport interne, etc.).
151 -* **Coût du transport** : préciser le montant facturé pour ce service.
152 -* **Adresse et lieu de départ / arrivée** : détailler les adresses précises d’enlèvement et de livraison, incluant commune et pays.
153 -* **Convoyeur** : identifier la personne qui accompagne le transport (régisseur, restaurateur, représentant du musée).
208 +* Champs à renseigner à minima : 
209 +** **Type** : Exposition
210 +** **Sous-Type** : Prêt
211 +** **Organisme de destination**
212 +** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
213 +* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
214 +* (((
215 +**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
216 +Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
154 154  
155 -[[Exemple de champs permettant d'indiquer les informations de transport>>image:1757335491540-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 +* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
219 +* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
220 +)))
221 +)))
156 156  
157 -== Documenter l’assurance ==
223 +[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 158  
159 -Dans l’onglet **Assurance**, vous pouvez compléter les informations relatives à la couverture contractée :
160 160  
161 -* **Valeur globale de l’assurance et devise**,
162 -* **Numéro de police** et dates de validité du contrat,
163 -* **Compagnie d’assuranc**e et organisme indemnisateur,
164 -* **Nature de l’indemnisation** prévue en cas de sinistre.
226 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 165  
166 -[[Champs documentant l'assurance>>image:1757335583164-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 167  
168 -== Joindre les pièces contractuelles ==
229 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 169  
170 -L’onglet **Documentation** permet de rattacher directement les documents utiles au suivi du mouvement :
171 171  
172 -* Contrat de transport,
173 -* Copie de la police d’assurance,
174 -* Photographies documentaires, bibliographie ou vidéos liées.
232 +[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  
176 -[[Champs de documentation>>image:1757335626795-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 +== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
177 177  
178 -== Documenter les conditions de transport du bien ==
236 +(% class="box successmessage" %)
237 +(((
238 +**Bonnes pratiques : **
179 179  
180 -Lors de la saisie des **biens liés aux évènements**, il est recommandé d’indiquer les **dimensions utiles pour son conditionnemen**t (par exemple dimensions avec caisse, socle ou protection). Cette précision facilite l’organisation logistique, permet d’anticiper le choix des caisses et des moyens de transport, et assure une meilleure coordination avec les transporteurs et les équipes de régie.
240 +* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
241 +* En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
242 +)))
181 181  
182 -[[Champs d'une notice bien dans l'évènement>>image:1757678463700-464.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 +>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
183 183  
246 +[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 184  
185 -Il est également possible de renseigner le **colisage prévu pour le transport**.
186 -Deux options sont possibles :
187 187  
188 -* **Colisage temporaire** : saisi directement dans la notice du mouvement pour un usage ponctuel (par exemple, caisse spécifique à une exposition).
189 -* **Colisage pérenne** : si un colisage permanent a déjà été défini dans la notice du bien (caisse dédiée, conditionnement récurrent), Flora peut automatiquement le reprendre.
249 +[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 190  
191 -[[//Affichage du colisage dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 192  
193 -= Gérer les retours partiels =
252 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 194  
195 -Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
196 -Ce cas se rencontre fréquemment :
197 197  
198 -* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
199 -* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
255 +[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 200  
201 -La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
202 202  
203 -== Préparer la liste des biens prêtés ==
258 +[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204 204  
205 -Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
206 -La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
207 207  
208 -Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
261 +== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
209 209  
210 -== Préparer les mouvements en amont ==
263 +(% class="box successmessage" %)
264 +(((
265 +Bonnes pratiques :
211 211  
212 -Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
267 +* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
268 +* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
269 +)))
213 213  
214 -Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
271 +>(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
215 215  
216 -* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
217 -* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
218 -* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
273 +[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 219  
220 -**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
221 221  
222 -(% class="box warningmessage" %)
276 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 +
278 +
279 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
280 +
281 +
282 +[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 +
284 +
285 +[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 +
287 +
288 +[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 +
290 +
291 +[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 +
293 +
294 +== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
295 +
296 +(% class="box successmessage" %)
223 223  (((
224 -**Attention :**
225 -La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
298 +Bonnes pratiques :
299 +
300 +* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
301 +
302 +Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
303 +
304 +* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
305 +* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
226 226  )))
227 227  
228 ->(% class="small" %)Exemple :
308 +>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
309 +>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
229 229  
230 ->(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
311 +[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 231  
232 ->(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
233 233  
234 ->(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
314 +== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
235 235  
236 ->(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
316 +=== Exécuter le mouvement de départ ===
237 237  
238 ->(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
318 +(% class="box infomessage" %)
319 +(((
320 +**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
239 239  
240 ->(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
322 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
323 +* (((
324 +Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
241 241  
242 -[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326 +* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
327 +* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
328 +)))
329 +)))
243 243  
244 -== Suivre les retours au fil du prêt ==
331 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245 245  
246 -Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
247 247  
248 -* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
249 -* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
250 -* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
334 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251 251  
252 -Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
253 253  
254 -= Produire les documents contractuels et logistiques =
337 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 255  
256 -== Éditer la fiche de prêt ==
257 257  
258 -La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
340 +[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259 259  
260 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
261 261  
262 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
343 +[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 263  
264 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
265 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
266 -1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
267 267  
268 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
346 +=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
269 269  
270 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
348 +(% class="box infomessage" %)
349 +(((
350 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
271 271  
352 +* (((
353 +**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
272 272  
273 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
355 +* la **localisation temporaire** disparaît,
356 +* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
357 +* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
274 274  
275 -== Editer un bordereau de transport ==
276 276  
277 -Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
278 -Il sert à :
279 279  
280 -* lister les biens transportés,
281 -* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
282 -* identifier le transporteur,
283 -* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
361 +**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
362 +)))
363 +)))
284 284  
285 -Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
365 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 286  
287 -Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
288 288  
289 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
368 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290 290  
291 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
292 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
293 -1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
294 294  
295 -Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
371 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296 296  
297 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 298  
299 -[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 300  
301 -== Editer des étiquettes de transport ==
302 302  
303 -Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
304 -Elles permettent de :
377 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305 305  
306 -* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
307 -* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
308 -* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
309 309  
310 -Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
380 +=== Exécuter le mouvement de retour final ===
311 311  
312 -Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
382 +(% class="box infomessage" %)
383 +(((
384 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
313 313  
314 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
386 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
387 +* (((
388 +Le **bien** est automatiquement actualisé :
315 315  
316 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
317 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
318 -1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
390 +* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
391 +* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
392 +)))
393 +)))
319 319  
320 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
395 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
322 322  
323 -[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
398 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
399 +
400 +
401 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 +
403 +
404 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
405 +
406 +
407 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
408 +
409 +
410 +== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
411 +
412 +(% class="box successmessage" %)
413 +(((
414 +**Bonnes pratiques : **
415 +
416 +* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
324 324  )))
418 +
419 +(% class="box infomessage" %)
420 +(((
421 +La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
422 +)))
423 +
424 +[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 +
426 +
427 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
428 +
429 +
430 +[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
431 +
432 +
433 +
434 +
435 +)))
325 325  )))|(% style="width:300px" %)(((
326 326  (% class="box" %)
327 327  (((
... ... @@ -334,12 +334,11 @@
334 334  (((
335 335  **Aller plus loin**
336 336  
337 -* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
448 +* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
449 +* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
450 +* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
451 +* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
338 338  * [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
339 -* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome]]
340 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome]]
341 -* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome]]
342 -* [[Documenter et suivre l'état de conservation>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome]]
343 343  )))
344 344  
345 345  (% class="box" %)
... ... @@ -348,6 +348,14 @@
348 348  
349 349  * [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
350 350  
461 +* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
462 +
463 +* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
464 +
465 +* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
466 +
467 +* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
468 +
351 351  * [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
352 352  )))
353 353  )))
1754403195803-204.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -219.2 KB
Contenu
1757326899274-162.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -161.7 KB
Contenu
1757326958715-576.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -92.8 KB
Contenu
1757327074860-898.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -161.7 KB
Contenu
1757327093874-175.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -92.9 KB
Contenu
1757335491540-909.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -36.8 KB
Contenu
1757335583164-171.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -43.6 KB
Contenu
1757335626795-183.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -32.7 KB
Contenu
1757677646259-884.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -37.6 KB
Contenu
1757677813378-245.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -37.1 KB
Contenu
1757678233837-132.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -36.4 KB
Contenu
1757678283690-128.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -36.5 KB
Contenu
1757678463700-464.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -119.9 KB
Contenu