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Modifié par admin admin le 2025/09/15 10:59
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/01 08:17
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/01 08:37
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,420 +3,236 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
7 -)))
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
8 8  
9 -(((
10 -
8 +On distingue deux types de prêts :
11 11  
12 -
10 +* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 +* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
13 13  )))
14 -)))|(% style="width:300px" %)(((
15 -(% class="box" %)
13 +
16 16  (((
17 -**Sommaire**
18 -)))
15 += Étapes de gestion des prêts =
19 19  
20 -(% class="box" %)
17 +(% class="box successmessage" %)
21 21  (((
22 -**Aller plus loin**
19 +**Bonnes pratiques : **
23 23  
24 -* Gérer les évènements
25 -* Saisir un évènement
26 -* Planifier les mouvements
27 -* Gérer les expositions itinérantes
28 -* Utiliser l'export GAM3
21 +* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 +* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 +* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 +* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
29 29  )))
30 30  
31 -(% class="box" %)
32 -(((
33 -**Icônes principales**
34 -)))
35 -)))
27 +Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
36 36  
29 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 +|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 +* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 +* Renseigner au minimum : type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 +)))|(((
34 +La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
37 37  
36 +
37 +)))
38 +|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 +Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 +)))|(((
41 +* Option de préfixe d’évènement
42 +)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 +|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 +Deux options :
38 38  
46 +* Création automatique
47 +* Création manuelle
48 +)))|(((
49 +* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 +* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 +)))|(((
52 +La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
39 39  
54 +La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 +)))
56 +|**5. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 +Deux méthodes :
40 40  
41 -= Préparer un prêt pour exposition =
59 +* Unitaire
60 +* Par lot
42 42  
43 -Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
44 -
45 -== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
46 -
47 -SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
48 -
49 -[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
50 -
51 -(% class="wikigeneratedid" %)
52 -SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
53 -
54 -(% class="box infomessage" %)
55 -(((
56 -il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
62 +.
63 +)))|(((
64 +* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 +* Traitement groupé via la liste de résultats
66 +)))|(((
67 +Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
57 57  )))
69 +|**6. Gérer les états d’avancement**|(((
70 +* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 +* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 +)))|(((
73 +* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 +* Relocalisation historisée
75 +* Traçabilité dans l’historique de régie
76 +)))|(((
77 +Mouvement de sortie exécuté :
58 58  
59 -[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
79 +* État évènement = **En cours**
80 +* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
60 60  
82 +Mouvement d'entrée exécuté :
61 61  
62 -== Saisir la notice de l'évènement ==
63 -
64 -Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
65 -
66 -Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
67 -
68 -[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]]
69 -
70 -La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
71 -
72 -A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
73 -
74 -l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
75 -
76 -[[image:1650957677840-703.png]]
77 -
78 -[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
79 -
80 -Et voila.
81 -
82 -[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
83 -
84 -Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
85 -
86 -[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
87 -
88 -Résultat de la recherche.
89 -
90 -[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
91 -
92 -== Rattacher des biens à l'évènement ==
93 -
94 -Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
95 -
96 -[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
97 -
98 -Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
99 -
100 -[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
101 -
102 -
103 -[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
104 -
105 -Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
106 -
107 -(% class="box infomessage" %)
108 -(((
109 -A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
84 +* État évènement = **Terminé**
85 +* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
110 110  )))
87 +|**7. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 +Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
111 111  
112 -[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
113 -
114 -== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
115 -
116 -Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
117 -
118 -[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
119 -
120 -Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
121 -
122 -[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
123 -
124 -(% class="box warningmessage" %)
125 -(((
126 -Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
127 -Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
90 +Vérifier la complétude des notices avant publication.
128 128  )))
129 129  
130 -[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
93 += Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
131 131  
132 -== Sélection de bien d'un autre panier ==
95 +== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
133 133  
134 -[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
97 +Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
135 135  
136 -[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
99 +* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
100 +* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
137 137  
138 -= Gérer le bien dans l'évènement =
102 +=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
139 139  
140 -== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
104 +Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
105 +Pour gérer les retours partiels :
141 141  
142 -Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
107 +1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
108 +1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
109 +1. (((
110 +Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
143 143  
144 -[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
112 +* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
113 +)))
114 +1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
115 +1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
145 145  
146 -La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
147 -
148 148  (% class="box infomessage" %)
149 149  (((
150 -Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
119 +De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
151 151  )))
152 152  
153 -[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
154 154  
155 -Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
156 156  
157 -[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
158 158  
159 -Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
160 160  
161 -[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
162 162  
163 -== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
164 164  
165 -Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
166 166  
167 -Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
168 168  
169 -Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
170 170  
171 -[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
172 172  
173 -Vous pourrez saisir un motif de refus.
174 174  
175 -[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
176 176  
177 -Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
178 178  
179 -[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
180 180  
181 -== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
182 182  
183 -Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
184 184  
185 -- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
186 186  
187 -- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
188 188  
189 -En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
190 190  
191 -[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
192 192  
193 -== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
142 +
143 +)))
144 +)))|(% style="width:300px" %)(((
145 +(% class="box" %)
146 +(((
147 +**Sommaire**
148 +)))
194 194  
195 -Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
150 +(% class="box" %)
151 +(((
152 +**Aller plus loin**
196 196  
197 -[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
154 +* Gérer les évènements
155 +* Saisir un évènement
156 +* Planifier les mouvements
157 +* Gérer les expositions itinérantes
158 +* Utiliser l'export GAM3
159 +)))
198 198  
199 -Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
161 +(% class="box" %)
162 +(((
163 +**Icônes principales**
164 +)))
165 +)))
200 200  
201 -[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
202 202  
203 203  
204 -== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
169 +
205 205  
206 -Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
171 +
207 207  
208 -[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
173 +
209 209  
210 -Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
211 211  
212 -[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
176 +
213 213  
214 -= Planifier les mouvements =
178 +
215 215  
216 -Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
180 +
217 217  
218 -== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
182 +
219 219  
220 -Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
184 +
221 221  
186 +
222 222  
223 -[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
188 +
224 224  
225 -Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
190 +
226 226  
227 -[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
192 +
228 228  
229 -Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
194 +
230 230  
231 -Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
232 232  
233 -[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
197 +
234 234  
235 -Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
199 +
236 236  
237 -[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
201 +
238 238  
203 +
239 239  
240 -A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
205 +
241 241  
242 -Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
243 243  
244 -[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
245 245  
246 -Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
247 247  
248 -[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
249 249  
250 -== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
211 +
251 251  
252 -par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
213 +
253 253  
254 -[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
255 255  
256 -(% class="wikigeneratedid" %)
257 -il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
216 +
258 258  
259 -[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
218 +
260 260  
261 -Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
220 +
262 262  
263 -[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
264 264  
223 +
265 265  
266 -== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
225 +
267 267  
268 -Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
227 +
269 269  
270 -Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
229 +
271 271  
272 -[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
273 -
274 -[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
275 -
276 -Indiquez la date de retour prévue.
277 -
278 -[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
279 -
280 -Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
281 -
282 -[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
283 -
284 -Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
285 -
286 -[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
287 -
288 -Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
289 -
290 -[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
291 -
292 -= Edition de la fiche de prêt =
293 -
294 -A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
295 -
296 -[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
297 -
298 -Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
299 -
300 -[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
301 -
302 -Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
303 -
304 -[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
305 -
306 -Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
307 -
308 -[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
309 -
310 -= Suivre l'exécution des mouvements =
311 -
312 -Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
313 -
314 -- ce qui est prévu.
315 -
316 -- ce qui s'est passé.
317 -
318 -Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
319 -
320 -Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
321 -
322 -
323 -[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
324 -
325 -Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
326 -
327 -Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
328 -
329 -Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
330 -
331 -[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
332 -
333 -Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
334 -
335 -Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
336 -
337 -
338 -Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
339 -
340 -== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
341 -
342 -Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
343 -
344 -[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
345 -
346 -(% style="text-align: center;" %)
347 -Rentrer dans le mouvement à valider.
348 -
349 -[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
350 -
351 -(% style="text-align: center;" %)
352 -Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
353 -
354 354  ​​​​​​
355 355  
356 -[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
233 +
357 357  
358 -(% style="text-align: center;" %)
359 -Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
235 +
360 360  
361 -[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
362 362  
363 -(% style="text-align: center;" %)
364 -Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
365 -
366 -[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
367 -
368 -(% style="text-align: center;" %)
369 -Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
370 -
371 -[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
372 -
373 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
374 -
375 -Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
376 -
377 -[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
378 -
379 -== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
380 -
381 -On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
382 -
383 -A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
384 -
385 -[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
386 -
387 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
388 -
389 -Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
390 -
391 -Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
392 -
393 -[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
394 -
395 -= Terminer l'évènement =
396 -
397 -Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
398 -
399 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
400 -
401 -[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
402 -
403 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
404 -
405 -
406 -[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
407 -
408 -
409 -Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
410 -
411 -Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
412 -
413 -[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
414 -
415 -
416 -ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
417 -
418 -[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
419 -
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