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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -64,11 +64,11 @@
64 64  
65 65  * **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66 66  * **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67 -* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, ces champs peuvent être utilisés pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
67 +* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
68 68  
69 69  En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
70 70  
71 -== Suivre le cycle de gestion d’un prêt pour une exposition ==
71 +== Suivre le cycle de gestion d’un prêt exposition ==
72 72  
73 73  La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
74 74  
... ... @@ -128,49 +128,6 @@
128 128  
129 129  Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
130 130  
131 -= Organiser le transport =
132 -
133 -La notice de **mouvement** dans Flora ne sert pas seulement à tracer la sortie ou l’entrée des biens : elle permet aussi de **documenter l’ensemble des modalités logistiques et contractuelles** liées au déplacement.
134 -En complétant ces champs, vous construisez un dossier complet qui centralise toutes les informations nécessaires au suivi du transport, de l’assurance et du convoyage.
135 -
136 -(% class="box infomessage" %)
137 -(((
138 -Même si les mouvements ont été créés manuellement, il est toujours possible de **compléter ou corriger les informations logistiques** (transporteur, assurance, convoyeur, etc.).
139 -Pour cela, ouvrez la notice du mouvement et passez en **modification** : vous pourrez renseigner ou ajuster tous les champs nécessaires sans avoir à recréer le mouvement.
140 -)))
141 -
142 -== Renseigner les informations de transport ==
143 -
144 -Plusieurs champs sont prévus pour **décrire concrètement comment les biens seront déplacés**. Ces informations garantissent un suivi précis de la logistique :
145 -
146 -* **Transporteur** : indiquer le prestataire en charge du déplacement (société spécialisée, transport interne, etc.).
147 -* **Coût du transport** : préciser le montant facturé pour ce service.
148 -* **Adresse et lieu de départ / arrivée** : détailler les adresses précises d’enlèvement et de livraison, incluant commune et pays.
149 -* **Convoyeur** : identifier la personne qui accompagne le transport (régisseur, restaurateur, représentant du musée).
150 -
151 -[[Exemple de champs permettant d'indiquer les informations de transport>>image:1757335491540-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 -
153 -== Documenter l’assurance ==
154 -
155 -Dans l’onglet **Assurance**, vous pouvez compléter les informations relatives à la couverture contractée :
156 -
157 -* **Valeur globale de l’assurance et devise**,
158 -* **Numéro de police** et dates de validité du contrat,
159 -* **Compagnie d’assuranc**e et organisme indemnisateur,
160 -* **Nature de l’indemnisation** prévue en cas de sinistre.
161 -
162 -[[Champs documentant l'assurance>>image:1757335583164-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 -
164 -== Joindre les pièces contractuelles ==
165 -
166 -L’onglet **Documentation** permet de rattacher directement les documents utiles au suivi du mouvement :
167 -
168 -* Contrat de transport,
169 -* Copie de la police d’assurance,
170 -* Photographies documentaires, bibliographie ou vidéos liées.
171 -
172 -[[Champs de documentation>>image:1757335626795-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 -
174 174  = Gérer les retours partiels =
175 175  
176 176  Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
... ... @@ -206,103 +206,165 @@
206 206  La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
207 207  )))
208 208  
209 ->(% class="small" %)Exemple :
166 +== Suivre les retours au fil du prêt ==
210 210  
211 ->(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
168 +Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
212 212  
213 ->(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
170 +* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
171 +* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
172 +* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
214 214  
215 ->(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
174 +Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
216 216  
217 ->(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
218 218  
219 ->(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
220 220  
221 ->(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
222 222  
223 -[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 224  
225 -== Suivre les retours au fil du prêt ==
180 +[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 226  
227 -Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
228 228  
229 -* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
230 -* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
231 -* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
183 +== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
232 232  
233 -Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
185 +(% class="box successmessage" %)
186 +(((
187 +Bonnes pratiques :
234 234  
235 -= Produire les documents contractuels et logistiques =
189 +* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
236 236  
237 -== Éditer la fiche de prêt ==
191 +Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
238 238  
239 -La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
193 +* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
194 +* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
195 +)))
240 240  
241 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
197 +>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
198 +>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
242 242  
243 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
200 +[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 244  
245 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
246 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
247 -1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
248 248  
249 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
203 +== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
250 250  
251 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205 +=== Exécuter le mouvement de départ ===
252 252  
207 +(% class="box infomessage" %)
208 +(((
209 +**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
253 253  
254 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
212 +* (((
213 +Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
255 255  
256 -== Editer un bordereau de transport ==
215 +* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
216 +* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
217 +)))
218 +)))
257 257  
258 -Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
259 -Il sert à :
220 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 260  
261 -* lister les biens transportés,
262 -* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
263 -* identifier le transporteur,
264 -* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
265 265  
266 -Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
223 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 267  
268 -Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
269 269  
270 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
226 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271 271  
272 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
273 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
274 -1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
275 275  
276 -Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
229 +[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 277  
278 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 279  
280 -[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 +[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
281 281  
282 -== Editer des étiquettes de transport ==
283 283  
284 -Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
285 -Elles permettent de :
235 +=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
286 286  
287 -* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
288 -* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
289 -* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
237 +(% class="box infomessage" %)
238 +(((
239 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
290 290  
291 -Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
241 +* (((
242 +**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
292 292  
293 -Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
244 +* la **localisation temporaire** disparaît,
245 +* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
246 +* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
294 294  
295 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
296 296  
297 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
298 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
299 -1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
300 300  
301 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250 +**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
251 +)))
252 +)))
302 302  
254 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303 303  
304 -[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256 +
257 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 +
259 +
260 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 +
262 +
263 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 +
265 +
266 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 +
268 +
269 +=== Exécuter le mouvement de retour final ===
270 +
271 +(% class="box infomessage" %)
272 +(((
273 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
274 +
275 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
276 +* (((
277 +Le **bien** est automatiquement actualisé :
278 +
279 +* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
280 +* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
305 305  )))
282 +)))
283 +
284 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285 +
286 +
287 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 +
289 +
290 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
291 +
292 +
293 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294 +
295 +
296 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 +
298 +
299 +== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
300 +
301 +(% class="box successmessage" %)
302 +(((
303 +**Bonnes pratiques : **
304 +
305 +* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
306 +)))
307 +
308 +(% class="box infomessage" %)
309 +(((
310 +La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
311 +)))
312 +
313 +[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314 +
315 +
316 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317 +
318 +
319 +[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320 +
321 +
322 +
323 +
324 +)))
306 306  )))|(% style="width:300px" %)(((
307 307  (% class="box" %)
308 308  (((
... ... @@ -315,9 +315,11 @@
315 315  (((
316 316  **Aller plus loin**
317 317  
318 -* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
337 +* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
338 +* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
339 +* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
340 +* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
319 319  * [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
320 -* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome]]
321 321  )))
322 322  
323 323  (% class="box" %)
... ... @@ -326,6 +326,14 @@
326 326  
327 327  * [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
328 328  
350 +* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
351 +
352 +* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
353 +
354 +* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
355 +
356 +* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
357 +
329 329  * [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
330 330  )))
331 331  )))
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