Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -12,297 +12,353 @@
12	12	)))
13	13
14	14	(((
15		-= Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
	15	+= Étapes de gestion des prêts =
16	16
17		-== Comprendre le rôle de Flora ==
	17	+Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés.
18	18
19		-Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
20		-Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
	19	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
	20	+|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
	21	+* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
	22	+* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
	23	+)))|(((
	24	+La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
21	21
22		-Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
	26	+
	27	+)))
	28	+|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
	29	+Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
	30	+)))|(((
	31	+* Option de préfixe d’évènement
	32	+)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
	33	+|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
	34	+Deux options :
23	23
24		-* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
25		-* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
26		-* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
	36	+* Création automatique
	37	+* Création manuelle
	38	+)))|(((
	39	+* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
	40	+* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
	41	+)))|(((
	42	+La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
27	27
28		-Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
	44	+La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
	45	+)))
	46	+|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
	47	+Deux méthodes :
29	29
30		-== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
	49	+* Unitaire
	50	+* Par lot
31	31
32		-Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
33		-Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
	52	+.
	53	+)))|(((
	54	+* Modification dans chaque notice bien du mouvement
	55	+* Traitement groupé via la liste de résultats
	56	+)))|(((
	57	+Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
	58	+)))
	59	+|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
	60	+* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
	61	+* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
	62	+)))|(((
	63	+* Mise à jour automatique dans la notice bien
	64	+* Traçabilité dans l’historique de régie
	65	+)))|(((
	66	+Mouvement de sortie exécuté :
34	34
35		-Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
	68	+* État évènement = **En cours**
	69	+* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
36	36
37		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
38		-|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
39		-|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
40		-|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
41		-il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
42		-|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
43		-|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
44		-|**Présentation**|Type de présentation prévue.
45		-|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
46		-|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
47		-|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
48		-|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
49		-|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
50		-|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
51		-|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
52		-|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
53		-|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
54		-|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
55		-|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
56		-|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
57		-|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
58		-|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
59		-|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
60		-|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61		-|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
	71	+Mouvement d'entrée exécuté :
62	62
63		-En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
	73	+* État évènement = **Terminé**
	74	+* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
	75	+)))
	76	+|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
	77	+Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
64	64
65		-* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66		-* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67		-* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, ces champs peuvent être utilisés pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
	79	+Vérifier la complétude des notices avant publication.
	80	+)))
68	68
69		-En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
	82	+(% class="box successmessage" %)
	83	+(((
	84	+**Bonnes pratiques : **
70	70
71		-== Suivre le cycle de gestion d’un prêt exposition ==
	86	+* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
	87	+* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
	88	+* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
	89	+* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
	90	+)))
72	72
73		-La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
	92	+= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
74	74
75		-* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
76		-* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
77		-* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
78		-* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
79		-* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
	94	+Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
80	80
81		-Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
	96	+Parmi elles :
82	82
83		-= Gérer un prêt autre que pour une exposition =
	98	+* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
	99	+* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
84	84
85		-== Comprendre le rôle de Flora ==
	101	+== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
86	86
87		-Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
	103	+Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
88	88
89		-* colloques ou séminaires,
90		-* soirées événementielles,
91		-* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
	105	+* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
	106	+* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
92	92
93		-Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
	108	+=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
94	94
95		-Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
	110	+Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
	111	+Pour gérer les retours partiels :
96	96
97		-* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
98		-* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
99		-* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
	113	+1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
	114	+1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
	115	+1. (((
	116	+Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
100	100
101		-Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
	118	+* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
	119	+)))
	120	+1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
	121	+1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
102	102
103		-== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
	123	+(% class="box infomessage" %)
	124	+(((
	125	+De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
	126	+)))
104	104
105		-Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**.
	128	+== Étape 1 - Créer l'évènement ==
106	106
107		-Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.).
108		-Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel :
	130	+(% class="box successmessage" %)
	131	+(((
	132	+**Bonnes pratiques : **
109	109
110		-* Identification de l’organisme du lieu de destination,
111		-* Saisie des contacts et de leur fonction,
112		-* Ajout de remarques ou précisions,
113		-* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
114		-* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
115		-* Définition des dates de début et de fin.
	134	+* Champs à renseigner à minima :
	135	+** **Type** : Exposition
	136	+** **Sous-Type** : Prêt
	137	+** **Organisme de destination**
	138	+** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
	139	+* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
	140	+* (((
	141	+**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
	142	+Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
116	116
117		-Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
	144	+* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
	145	+* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
	146	+)))
	147	+)))
118	118
119		-== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
	149	+[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120	120
121		-La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
122	122
123		-* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
124		-* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
125		-* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
126		-* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
127		-* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
	152	+[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128	128
129		-Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
130	130
131		-= Organiser le transport =
	155	+[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132	132
133		-La notice de **mouvement** dans Flora ne sert pas seulement à tracer la sortie ou l’entrée des biens : elle permet aussi de **documenter l’ensemble des modalités logistiques et contractuelles** liées au déplacement.
134		-En complétant ces champs, vous construisez un dossier complet qui centralise toutes les informations nécessaires au suivi du transport, de l’assurance et du convoyage.
135	135
136		-(% class="box infomessage" %)
	158	+[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	159	+
	160	+== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
	161	+
	162	+(% class="box successmessage" %)
137	137	(((
138		-Même si les mouvements ont été créés manuellement, il est toujours possible de **compléter ou corriger les informations logistiques** (transporteur, assurance, convoyeur, etc.).
139		-Pour cela, ouvrez la notice du mouvement et passez en **modification** : vous pourrez renseigner ou ajuster tous les champs nécessaires sans avoir à recréer le mouvement.
	164	+**Bonnes pratiques : **
	165	+
	166	+* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
	167	+* En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
140	140	)))
141	141
142		-== Renseigner les informations de transport ==
	170	+>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
143	143
144		-Plusieurs champs sont prévus pour **décrire concrètement comment les biens seront déplacés**. Ces informations garantissent un suivi précis de la logistique :
	172	+[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145	145
146		-* **Transporteur** : indiquer le prestataire en charge du déplacement (société spécialisée, transport interne, etc.).
147		-* **Coût du transport** : préciser le montant facturé pour ce service.
148		-* **Adresse et lieu de départ / arrivée** : détailler les adresses précises d’enlèvement et de livraison, incluant commune et pays.
149		-* **Convoyeur** : identifier la personne qui accompagne le transport (régisseur, restaurateur, représentant du musée).
150	150
151		-[[Exemple de champs permettant d'indiquer les informations de transport>>image:1757335491540-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	175	+[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152	152
153		-== Documenter l’assurance ==
154	154
155		-Dans l’onglet **Assurance**, vous pouvez compléter les informations relatives à la couverture contractée :
	178	+[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156	156
157		-* **Valeur globale de l’assurance et devise**,
158		-* **Numéro de police** et dates de validité du contrat,
159		-* **Compagnie d’assuranc**e et organisme indemnisateur,
160		-* **Nature de l’indemnisation** prévue en cas de sinistre.
161	161
162		-[[Champs documentant l'assurance>>image:1757335583164-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	181	+[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163	163
164		-== Joindre les pièces contractuelles ==
165	165
166		-L’onglet **Documentation** permet de rattacher directement les documents utiles au suivi du mouvement :
	184	+[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167	167
168		-* Contrat de transport,
169		-* Copie de la police d’assurance,
170		-* Photographies documentaires, bibliographie ou vidéos liées.
171	171
172		-[[Champs de documentation>>image:1757335626795-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	187	+== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
173	173
174		-= Gérer les retours partiels =
	189	+(% class="box successmessage" %)
	190	+(((
	191	+Bonnes pratiques :
175	175
176		-Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
177		-Ce cas se rencontre fréquemment :
	193	+* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
	194	+* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
	195	+)))
178	178
179		-* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
180		-* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
	197	+>(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
181	181
182		-La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
	199	+[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183	183
184		-== Préparer la liste des biens prêtés ==
185	185
186		-Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
187		-La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
	202	+[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188	188
189		-Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
190	190
191		-== Préparer les mouvements en amont ==
	205	+[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192	192
193		-Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
194	194
195		-Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
	208	+[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196	196
197		-* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
198		-* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
199		-* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
200	200
201		-**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
	211	+[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202	202
203		-(% class="box warningmessage" %)
	213	+
	214	+[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	215	+
	216	+
	217	+[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	218	+
	219	+
	220	+== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
	221	+
	222	+(% class="box successmessage" %)
204	204	(((
205		-**Attention :**
206		-La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
	224	+Bonnes pratiques :
	225	+
	226	+* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
	227	+
	228	+Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
	229	+
	230	+* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
	231	+* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
207	207	)))
208	208
209		->(% class="small" %)Exemple :
	234	+>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
	235	+>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
210	210
211		->(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
	237	+[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212	212
213		->(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
214	214
215		->(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
	240	+== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
216	216
217		->(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
	242	+=== Exécuter le mouvement de départ ===
218	218
219		->(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
	244	+(% class="box infomessage" %)
	245	+(((
	246	+**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
220	220
221		->(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
	248	+* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
	249	+* (((
	250	+Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
222	222
223		-[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	252	+* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
	253	+* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
	254	+)))
	255	+)))
224	224
225		-== Suivre les retours au fil du prêt ==
	257	+[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226	226
227		-Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
228	228
229		-* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
230		-* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
231		-* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
	260	+[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232	232
233		-Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
234	234
235		-= Produire les documents contractuels et logistiques =
	263	+[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236	236
237		-== Éditer la fiche de prêt ==
238	238
239		-La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
	266	+[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240	240
241		-Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
242	242
243		-Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
	269	+[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244	244
245		-1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
246		-1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
247		-1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
248	248
249		-Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
	272	+=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
250	250
251		-[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	274	+(% class="box infomessage" %)
	275	+(((
	276	+Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
252	252
	278	+* (((
	279	+**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
253	253
254		-[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	281	+* la **localisation temporaire** disparaît,
	282	+* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
	283	+* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
255	255
256		-== Editer un bordereau de transport ==
257	257
258		-Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
259		-Il sert à :
260	260
261		-* lister les biens transportés,
262		-* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
263		-* identifier le transporteur,
264		-* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
	287	+**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
	288	+)))
	289	+)))
265	265
266		-Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
	291	+[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267	267
268		-Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
269	269
270		-Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
	294	+[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271	271
272		-1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
273		-1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
274		-1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
275	275
276		-Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
	297	+[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277	277
278		-[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279	279
280		-[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	300	+[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
281	281
282		-== Editer des étiquettes de transport ==
283	283
284		-Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
285		-Elles permettent de :
	303	+[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286	286
287		-* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
288		-* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
289		-* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
290	290
291		-Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
	306	+=== Exécuter le mouvement de retour final ===
292	292
293		-Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
	308	+(% class="box infomessage" %)
	309	+(((
	310	+Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
294	294
295		-Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
	312	+* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
	313	+* (((
	314	+Le **bien** est automatiquement actualisé :
296	296
297		-1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
298		-1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
299		-1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
	316	+* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
	317	+* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
	318	+)))
	319	+)))
300	300
301		-[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	321	+[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
302	302
303	303
304		-[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	324	+[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	325	+
	326	+
	327	+[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	328	+
	329	+
	330	+[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	331	+
	332	+
	333	+[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	334	+
	335	+
	336	+== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
	337	+
	338	+(% class="box successmessage" %)
	339	+(((
	340	+**Bonnes pratiques : **
	341	+
	342	+* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
305	305	)))
	344	+
	345	+(% class="box infomessage" %)
	346	+(((
	347	+La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
	348	+)))
	349	+
	350	+[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	351	+
	352	+
	353	+[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	354	+
	355	+
	356	+[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	357	+
	358	+
	359	+
	360	+
	361	+)))
306	306	)))|(% style="width:300px" %)(((
307	307	(% class="box" %)
308	308	(((
...	...	@@ -315,9 +315,11 @@
315	315	(((
316	316	**Aller plus loin**
317	317
318		-* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
	374	+* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
	375	+* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	376	+* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	377	+* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
319	319	* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
320		-* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome]]
321	321	)))
322	322
323	323	(% class="box" %)
...	...	@@ -326,6 +326,14 @@
326	326
327	327	* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
328	328
	387	+* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier
	388	+
	389	+* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement
	390	+
	391	+* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
	392	+
	393	+* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
	394	+
329	329	* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
330	330	)))
331	331	)))

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