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Modifié par admin admin le 2025/09/15 10:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -64,7 +64,7 @@
64 64  
65 65  * **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66 66  * **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67 -* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, ces champs peuvent être utilisés pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
67 +* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
68 68  
69 69  En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
70 70  
... ... @@ -128,8 +128,6 @@
128 128  
129 129  Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
130 130  
131 -= Organiser le transport =
132 -
133 133  = Gérer les retours partiels =
134 134  
135 135  Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
... ... @@ -165,103 +165,174 @@
165 165  La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
166 166  )))
167 167  
166 +(% class="wikigeneratedid" %)
167 +Exemple :
168 +
169 +(% class="wikigeneratedid" %)
170 +L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
171 +
172 +== Suivre les retours au fil du prêt ==
173 +
174 +Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
175 +
176 +* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
177 +* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
178 +* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
179 +
180 +Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
181 +
168 168  >(% class="small" %)Exemple :
169 169  
170 170  >(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
171 171  
172 ->(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
173 173  
174 ->(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
175 175  
176 ->(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
177 177  
178 ->(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
189 +[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 179  
180 ->(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
181 181  
182 -[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 +== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
183 183  
184 -== Suivre les retours au fil du prêt ==
194 +(% class="box successmessage" %)
195 +(((
196 +Bonnes pratiques :
185 185  
186 -Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
198 +* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
187 187  
188 -* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
189 -* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
190 -* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
200 +Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
191 191  
192 -Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
202 +* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
203 +* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
204 +)))
193 193  
194 -= Produire les documents contractuels et logistiques =
206 +>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
207 +>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
195 195  
196 -== Éditer la fiche de prêt ==
209 +[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 197  
198 -La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
199 199  
200 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
212 +== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
201 201  
202 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
214 +=== Exécuter le mouvement de départ ===
203 203  
204 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
205 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
206 -1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
216 +(% class="box infomessage" %)
217 +(((
218 +**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
207 207  
208 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
220 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
221 +* (((
222 +Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
209 209  
210 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 +* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
225 +* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
226 +)))
227 +)))
211 211  
229 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 212  
213 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214 214  
215 -== Editer un bordereau de transport ==
232 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216 216  
217 -Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
218 -Il sert à :
219 219  
220 -* lister les biens transportés,
221 -* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
222 -* identifier le transporteur,
223 -* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
235 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 224  
225 -Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
226 226  
227 -Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
238 +[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 228  
229 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
230 230  
231 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
232 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
233 -1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
241 +[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 234  
235 -Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
236 236  
237 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 +=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
238 238  
239 -[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 +(% class="box infomessage" %)
247 +(((
248 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
240 240  
241 -== Editer des étiquettes de transport ==
250 +* (((
251 +**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
242 242  
243 -Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
244 -Elles permettent de :
253 +* la **localisation temporaire** disparaît,
254 +* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
255 +* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
245 245  
246 -* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
247 -* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
248 -* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
249 249  
250 -Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
251 251  
252 -Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
259 +**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
260 +)))
261 +)))
253 253  
254 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
263 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 255  
256 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
257 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
258 -1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
259 259  
260 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 261  
262 262  
263 -[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
269 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 +
271 +
272 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 +
274 +
275 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 +
277 +
278 +=== Exécuter le mouvement de retour final ===
279 +
280 +(% class="box infomessage" %)
281 +(((
282 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
283 +
284 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
285 +* (((
286 +Le **bien** est automatiquement actualisé :
287 +
288 +* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
289 +* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
264 264  )))
291 +)))
292 +
293 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294 +
295 +
296 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 +
298 +
299 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 +
301 +
302 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303 +
304 +
305 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 +
307 +
308 +== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
309 +
310 +(% class="box successmessage" %)
311 +(((
312 +**Bonnes pratiques : **
313 +
314 +* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
315 +)))
316 +
317 +(% class="box infomessage" %)
318 +(((
319 +La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
320 +)))
321 +
322 +[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
323 +
324 +
325 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326 +
327 +
328 +[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 +
330 +
331 +
332 +
333 +)))
265 265  )))|(% style="width:300px" %)(((
266 266  (% class="box" %)
267 267  (((
... ... @@ -275,6 +275,9 @@
275 275  **Aller plus loin**
276 276  
277 277  * [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
347 +* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
348 +* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
349 +* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
278 278  * [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
279 279  )))
280 280  
... ... @@ -284,6 +284,14 @@
284 284  
285 285  * [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
286 286  
359 +* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
360 +
361 +* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
362 +
363 +* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
364 +
365 +* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
366 +
287 287  * [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
288 288  )))
289 289  )))
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Auteur
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