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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,300 +3,422 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier, suivre et historiser l’ensemble des flux liés à la valorisation des collections du musée dans d'autres institutions.
7 7  
8 -On distingue deux types de prêts :
9 -
10 -* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 -* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
8 +On distingue deux types de prêts : les prêts pour exposition et les prêts autres que pour exposition plus ponctuels (colloques, séminaires, soirées, etc.).
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
12 +
16 16  
17 -== Comprendre le rôle de Flora ==
14 +
15 +)))
16 +)))|(% style="width:300px" %)(((
17 +(% class="box" %)
18 +(((
19 +**Sommaire**
20 +)))
18 18  
19 -Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
20 -Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
22 +(% class="box" %)
23 +(((
24 +**Aller plus loin**
21 21  
22 -Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
26 +* Gérer les évènements
27 +* Saisir un évènement
28 +* Planifier les mouvements
29 +* Gérer les expositions itinérantes
30 +* Utiliser l'export GAM3
31 +)))
23 23  
24 -* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
25 -* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
26 -* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
33 +(% class="box" %)
34 +(((
35 +**Icônes principales**
36 +)))
37 +)))
27 27  
28 -Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
29 29  
30 -== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
31 31  
32 -Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
33 -Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
34 34  
35 -Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
36 36  
37 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
38 -|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
39 -|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
40 -|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
41 -il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
42 -|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
43 -|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
44 -|**Présentation**|Type de présentation prévue.
45 -|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
46 -|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
47 -|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
48 -|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
49 -|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
50 -|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
51 -|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
52 -|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
53 -|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
54 -|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
55 -|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
56 -|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
57 -|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
58 -|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
59 -|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
60 -|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61 -|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
43 += Préparer un prêt pour exposition =
62 62  
63 -En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
45 +Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
64 64  
65 -* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66 -* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67 -* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
47 +== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
68 68  
69 -En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
49 +SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
70 70  
71 -== Suivre le cycle de gestion d’un prêt exposition ==
51 +[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
72 72  
73 -La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
53 +(% class="wikigeneratedid" %)
54 +SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
74 74  
75 -* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
76 -* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
77 -* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
78 -* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
79 -* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
56 +(% class="box infomessage" %)
57 +(((
58 +il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
59 +)))
80 80  
81 -Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
61 +[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
82 82  
83 -= Gérer un prêt autre que pour une exposition =
84 84  
85 -== Comprendre le rôle de Flora ==
64 +== Saisir la notice de l'évènement ==
86 86  
87 -Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
66 +Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
88 88  
89 -* colloques ou séminaires,
90 -* soirées événementielles,
91 -* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
68 +Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
92 92  
93 -Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
70 +[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]]
94 94  
95 -Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
72 +La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
96 96  
97 -* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
98 -* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
99 -* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
74 +A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
100 100  
101 -Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
76 +l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
102 102  
103 -== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
78 +[[image:1650957677840-703.png]]
104 104  
105 -Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**.
80 +[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
106 106  
107 -Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.).
108 -Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel :
82 +Et voila.
109 109  
110 -* Identification de l’organisme du lieu de destination,
111 -* Saisie des contacts et de leur fonction,
112 -* Ajout de remarques ou précisions,
113 -* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
114 -* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
115 -* Définition des dates de début et de fin.
84 +[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
116 116  
117 -Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
86 +Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
118 118  
119 -== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
88 +[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
120 120  
121 -La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
90 +Résultat de la recherche.
122 122  
123 -* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
124 -* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
125 -* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
126 -* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
127 -* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
92 +[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
128 128  
129 -Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
94 +== Rattacher des biens à l'évènement ==
130 130  
131 -= Organiser le transport =
96 +Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
132 132  
133 -= Gérer les retours partiels =
98 +[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
134 134  
135 -Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
136 -Ce cas se rencontre fréquemment :
100 +Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
137 137  
138 -* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
139 -* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
102 +[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
140 140  
141 -La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
142 142  
143 -== Préparer la liste des biens prêtés ==
105 +[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
144 144  
145 -Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
146 -La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
107 +Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
147 147  
148 -Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
109 +(% class="box infomessage" %)
110 +(((
111 +A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
112 +)))
149 149  
150 -== Préparer les mouvements en amont ==
114 +[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
151 151  
152 -Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
116 +== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
153 153  
154 -Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
118 +Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
155 155  
156 -* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
157 -* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
158 -* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
120 +[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
159 159  
160 -**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
122 +Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
161 161  
124 +[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
125 +
162 162  (% class="box warningmessage" %)
163 163  (((
164 -**Attention :**
165 -La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
128 +Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
129 +Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
166 166  )))
167 167  
168 ->(% class="small" %)Exemple :
132 +[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
169 169  
170 ->(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
134 +== Sélection de bien d'un autre panier ==
171 171  
172 ->(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
136 +[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
173 173  
174 ->(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
138 +[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
175 175  
176 ->(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
140 += Gérer le bien dans l'évènement =
177 177  
178 ->(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
142 +== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
179 179  
180 ->(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
144 +Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
181 181  
182 -[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 +[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
183 183  
184 -== Suivre les retours au fil du prêt ==
148 +La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
185 185  
186 -Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
150 +(% class="box infomessage" %)
151 +(((
152 +Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
153 +)))
187 187  
188 -* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
189 -* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
190 -* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
155 +[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
191 191  
192 -Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
157 +Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
193 193  
194 -= Produire les documents contractuels et logistiques =
159 +[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
195 195  
196 -== Éditer la fiche de prêt ==
161 +Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
197 197  
198 -La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
163 +[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
199 199  
200 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
165 +== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
201 201  
202 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
167 +Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
203 203  
204 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
205 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
206 -1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
169 +Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
207 207  
208 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
171 +Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
209 209  
210 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
211 211  
175 +Vous pourrez saisir un motif de refus.
212 212  
213 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
214 214  
215 -== Editer un bordereau de transport ==
179 +Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
216 216  
217 -Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
218 -Il sert à :
181 +[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
219 219  
220 -* lister les biens transportés,
221 -* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
222 -* identifier le transporteur,
223 -* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
183 +== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
224 224  
225 -Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
185 +Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
226 226  
227 -Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
187 +- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
228 228  
229 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
189 +- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
230 230  
231 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
232 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
233 -1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
191 +En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
234 234  
235 -Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
193 +[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
236 236  
237 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 +== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
238 238  
239 -[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 +Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
240 240  
241 -== Editer des étiquettes de transport ==
199 +[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
242 242  
243 -Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
244 -Elles permettent de :
201 +Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
245 245  
246 -* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
247 -* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
248 -* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
203 +[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
249 249  
250 -Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
251 251  
252 -Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
206 +== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
253 253  
254 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
208 +Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
255 255  
256 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
257 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
258 -1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
210 +[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
259 259  
260 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 +Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
261 261  
214 +[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 262  
263 -[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 -)))
265 -)))|(% style="width:300px" %)(((
266 -(% class="box" %)
267 -(((
268 -**Sommaire**
216 += Planifier les mouvements =
269 269  
270 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
271 -)))
218 +Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
272 272  
273 -(% class="box" %)
274 -(((
275 -**Aller plus loin**
220 +== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
276 276  
277 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
278 -* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
279 -* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
280 -* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
281 -* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
282 -)))
222 +Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
283 283  
284 -(% class="box" %)
285 -(((
286 -**Icônes principales**
287 287  
288 -* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
289 -
290 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
291 -
292 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
293 -
294 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
295 -
296 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
297 -
298 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
299 -)))
300 -)))
225 +[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
301 301  
227 +Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
228 +
229 +[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
230 +
231 +Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
232 +
233 +Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
234 +
235 +[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
236 +
237 +Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
238 +
239 +[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
240 +
241 +
242 +A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
243 +
244 +Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
245 +
246 +[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
247 +
248 +Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
249 +
250 +[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
251 +
252 +== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
253 +
254 +par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
255 +
256 +[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
257 +
258 +(% class="wikigeneratedid" %)
259 +il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
260 +
261 +[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 +
263 +Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
264 +
265 +[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
266 +
267 +
268 +== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
269 +
270 +Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
271 +
272 +Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
273 +
274 +[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
275 +
276 +[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
277 +
278 +Indiquez la date de retour prévue.
279 +
280 +[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
281 +
282 +Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
283 +
284 +[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
285 +
286 +Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
287 +
288 +[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
289 +
290 +Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
291 +
292 +[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
293 +
294 += Edition de la fiche de prêt =
295 +
296 +A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
297 +
298 +[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
299 +
300 +Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
301 +
302 +[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
303 +
304 +Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
305 +
306 +[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
307 +
308 +Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
309 +
310 +[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
311 +
312 += Suivre l'exécution des mouvements =
313 +
314 +Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
315 +
316 +- ce qui est prévu.
317 +
318 +- ce qui s'est passé.
319 +
320 +Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
321 +
322 +Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
323 +
324 +
325 +[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
326 +
327 +Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
328 +
329 +Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
330 +
331 +Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
332 +
333 +[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
334 +
335 +Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
336 +
337 +Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
338 +
339 +
340 +Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
341 +
342 +== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
343 +
344 +Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
345 +
346 +[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347 +
348 +(% style="text-align: center;" %)
349 +Rentrer dans le mouvement à valider.
350 +
351 +[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
352 +
353 +(% style="text-align: center;" %)
354 +Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
355 +
356 +​​​​​​
357 +
358 +[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
359 +
360 +(% style="text-align: center;" %)
361 +Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
362 +
363 +[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
364 +
365 +(% style="text-align: center;" %)
366 +Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
367 +
368 +[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
369 +
370 +(% style="text-align: center;" %)
371 +Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
372 +
373 +[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
374 +
375 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
376 +
377 +Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
378 +
379 +[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
380 +
381 +== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
382 +
383 +On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
384 +
385 +A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
386 +
387 +[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
388 +
389 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
390 +
391 +Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
392 +
393 +Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
394 +
395 +[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
396 +
397 += Terminer l'évènement =
398 +
399 +Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
400 +
401 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
402 +
403 +[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
404 +
405 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
406 +
407 +
408 +[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
409 +
410 +
411 +Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
412 +
413 +Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
414 +
415 +[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
416 +
417 +
418 +ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
419 +
420 +[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
421 +
422 +
423 +
302 302  
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