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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -128,8 +128,6 @@
128 128  
129 129  Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
130 130  
131 -= Transporteur =
132 -
133 133  = Gérer les retours partiels =
134 134  
135 135  Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
... ... @@ -165,103 +165,174 @@
165 165  La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
166 166  )))
167 167  
166 +(% class="wikigeneratedid" %)
167 +Exemple :
168 +
169 +(% class="wikigeneratedid" %)
170 +L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
171 +
172 +== Suivre les retours au fil du prêt ==
173 +
174 +Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
175 +
176 +* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
177 +* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
178 +* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
179 +
180 +Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
181 +
168 168  >(% class="small" %)Exemple :
169 169  
170 170  >(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
171 171  
172 ->(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
173 173  
174 ->(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
175 175  
176 ->(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
177 177  
178 ->(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
189 +[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 179  
180 ->(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
181 181  
182 -[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 +== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
183 183  
184 -== Suivre les retours au fil du prêt ==
194 +(% class="box successmessage" %)
195 +(((
196 +Bonnes pratiques :
185 185  
186 -Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
198 +* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
187 187  
188 -* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
189 -* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
190 -* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
200 +Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
191 191  
192 -Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
202 +* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
203 +* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
204 +)))
193 193  
194 -= Produire les documents contractuels et logistiques =
206 +>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
207 +>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
195 195  
196 -== Éditer la fiche de prêt ==
209 +[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 197  
198 -La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
199 199  
200 -Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
212 +== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
201 201  
202 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
214 +=== Exécuter le mouvement de départ ===
203 203  
204 -1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
205 -1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
206 -1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
216 +(% class="box infomessage" %)
217 +(((
218 +**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
207 207  
208 -Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
220 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
221 +* (((
222 +Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
209 209  
210 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 +* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
225 +* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
226 +)))
227 +)))
211 211  
229 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 212  
213 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214 214  
215 -== Editer un bordereau de transport ==
232 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216 216  
217 -Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
218 -Il sert à :
219 219  
220 -* lister les biens transportés,
221 -* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
222 -* identifier le transporteur,
223 -* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
235 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 224  
225 -Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
226 226  
227 -Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
238 +[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 228  
229 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
230 230  
231 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
232 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
233 -1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
241 +[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 234  
235 -Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
236 236  
237 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 +=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
238 238  
239 -[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 +(% class="box infomessage" %)
247 +(((
248 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
240 240  
241 -== Editer des étiquettes de transport ==
250 +* (((
251 +**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
242 242  
243 -Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
244 -Elles permettent de :
253 +* la **localisation temporaire** disparaît,
254 +* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
255 +* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
245 245  
246 -* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
247 -* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
248 -* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
249 249  
250 -Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
251 251  
252 -Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
259 +**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
260 +)))
261 +)))
253 253  
254 -Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
263 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 255  
256 -1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
257 -1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
258 -1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
259 259  
260 -[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 261  
262 262  
263 -[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
269 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 +
271 +
272 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 +
274 +
275 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 +
277 +
278 +=== Exécuter le mouvement de retour final ===
279 +
280 +(% class="box infomessage" %)
281 +(((
282 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
283 +
284 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
285 +* (((
286 +Le **bien** est automatiquement actualisé :
287 +
288 +* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
289 +* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
264 264  )))
291 +)))
292 +
293 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294 +
295 +
296 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 +
298 +
299 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 +
301 +
302 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303 +
304 +
305 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 +
307 +
308 +== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
309 +
310 +(% class="box successmessage" %)
311 +(((
312 +**Bonnes pratiques : **
313 +
314 +* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
315 +)))
316 +
317 +(% class="box infomessage" %)
318 +(((
319 +La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
320 +)))
321 +
322 +[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
323 +
324 +
325 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326 +
327 +
328 +[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 +
330 +
331 +
332 +
333 +)))
265 265  )))|(% style="width:300px" %)(((
266 266  (% class="box" %)
267 267  (((
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